Письмо Минфина РФ от 07 июля 2011 года № 03-03-06/1/409
- Принято
- Министерством финансов Российской Федерации
- Вопрос:
- В связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) организация планирует перейти на электронный документооборот первичных учетных документов, в частности:
- - товарной накладной (форма N ТОРГ-12);
- - товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т);
- - требования-накладной (форма N М-11);
- - акта выполненных работ/оказанных услуг и других документов.
- В соответствии со ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если хозяйственные операции подтверждаются документами, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, данные документы должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 указанной статьи, в частности личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.
- Статья 6 Закона N 63-ФЗ определяет условия, при которых электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
- В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые в ходе проведения выездных и камеральных налоговых проверок документы могут быть переданы налоговому органу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
- В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
- Признается ли первичный учетный документ, подписанный усиленной электронной подписью (квалифицированной либо неквалифицированной), который должен быть в соответствии с нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота заверен печатью и собственноручной подписью, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль?
- Возможно ли представление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль?
- Ответ:
- Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о применении электронной подписи и по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, сообщает следующее.
- В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
- Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
- Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.
- Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
- Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
- Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
- Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
- В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
- Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).
- Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
- Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики
- С.В.Разгулин
- 07.07.2011