Об утверждении Положения об Отделе по делам архивов администрации Чухломского муниципального района Костромской области
- Принято
- Главой Чухломского муниципального района (Костромская обл.)
- 1. Утвердить Положение об отделе по делам архивов администрации Чухломского муниципального района Костромской области (прилагается).
- 2. Положение об отделе по делам архивов администрации района, утвержденное постановлением главы самоуправления района от 02.02.2001 N 52 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов администрации района", считать утратившим силу.
- Глава Чухломского
- муниципального района
- Костромской области
- H.B. НИКОЛАЕВ
Положение об отделе по делам архивов администрации чухломского муниципального района костромской области
- 1. Общие положения
- 1.1. Отдел по делам архивов администрации Чухломского муниципального района Костромской области (далее по тексту - Отдел) является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального района без права юридического лица, для выполнения функций самоуправления района в сфере архивного дела и обеспечения деятельности районного Собрания депутатов, главы муниципального района, а также других органов самоуправления района.
- Отдел по делам архивов образуется постановлением главы муниципального района.
- 1.2. Положение об отделе по делам архивов утверждается постановлением главы муниципального района.
- 1.3. Отдел по делам архивов содержится за счет районного бюджета и субвенций из областного бюджета. Штатная численность устанавливается главой муниципального района по согласованию с комитетом по делам архивов администрации области.
- 1.4. Отдел по делам архивов размещается по адресу: г. Чухлома, ул. Советская, д. 1, индекс 157130.
- 1.5. Отдел по делам архивов пользуется печатью администрации муниципального района в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.
- 1.6. Обеспечение помещением, отвечающим требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, охрана, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы отдела условий осуществляется администрацией муниципального района.
- 1.7. Отдел по делам архивов руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Законом Костромской области "Об Архивном фонде Костромской области и архивах", Законом Костромской области "О местном самоуправлении в Костромской области", иными правовыми актами Костромской области, Уставом Чухломского муниципального района, постановлениями районного Собрания депутатов и главы муниципального района, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России (Росархива), комитета по делам архивов администрации Костромской области, настоящим Положением.
- 1.8. Отдел по делам архивов в сфере архивного дела взаимодействует с комитетом по делам архивов администрации Костромской области и учреждениями его системы на территории Костромской области.
- 1.9. Отдел по делам архивов администрации муниципального района представляет самоуправление района по вопросам, отнесенным к его компетенции, в органах управления архивным делом и архивных учреждениях системы Федеральной архивной службы России (Росархива) на территории Костромской области и в других субъектах Российской Федерации.
- 1.10. Отдел по делам архивов осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории района, хранит, организует учет и использование документов Архивного фонда Костромской области.
- Отдел по делам архивов хранит документы Архивного фонда Костромской области постоянно.
- В соответствие с Законом Костромской области "Об архивном фонде Костромской области и архивах" отдел по делам архивов может осуществлять временное хранение документов до передачи их на постоянное хранение. При этом порядок передачи определяется Соглашением (Договором) между комитетом по делам архивов администрации Костромской области и администрацией Чухломского муниципального района.
- 1.11. Указания и рекомендации отдела по делам архивов по вопросам архивного дела обязательны для учреждений, организаций и предприятий района независимо от формы собственности.
- 2. Состав документов
- 2.1. Отдел по делам архивов хранит:
- 2.1.1. документы государственной части Архивного фонда Костромской области, образовавшиеся в деятельности районного, городского и сельских органов представительной и исполнительной власти, муниципальных учреждений районного подчинения, а также образующихся в деятельности районного Собрания депутатов, местного самоуправления и его органов, других учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и Костромской области;
- 2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
- 2.1.3. фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района;
- 2.1.4. печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды отдела по делам архивов.
- 2.2. Отдел по делам архивов хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.
- 2.3. Отдел по делам архивов может хранить документы негосударственной части Архивного фонда Костромской области.
- 2.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Костромской области поступают на хранение в отдел по делам архивов на основе договора, заключенного между собственниками документов и отделом по делам архивов.
- 3. Основные задачи
- Основными задачами отдела по делам архивов являются:
- 3.1. Обеспечение деятельности районного Собрания депутатов, главы муниципального образования, а также органов муниципального района;
- 3.2. Обеспечение сохранности, организация учета и использования документов Архивного фонда Костромской области;
- 3.3. Комплектование отдела по делам архивов документами;
- 3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве районного Собрания депутатов, органов самоуправления, других муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
- 3.5. Контроль за соблюдением учреждениями-источниками комплектования, другими собственниками Архивного фонда Костромской области законодательства Российской Федерации, Закона Костромской области "Об Архивном фонде Костромской области и архивах", иных правовых актов Костромской области, районного Собрания депутатов, главы муниципального района в области архивного дела.
- 4. Функции
- Отдел по делам архивов в соответствии с возложенными на него задачами:
- 4.1. осуществляет хранение и учет документов, представляет в комитет по делам архивов администрации Костромской области сведения о хранящихся в отделе по делам архивов фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;
- 4.2. разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов администрации Костромской области представляет на утверждение главе муниципального района списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архив, ведет работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
- 4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
- 4.4. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела по делам архивов с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
- 4.5. информирует районное Собрание депутатов, главу муниципального района, иные учреждения района о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы;
- 4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы отдела по делам архивов районному Собранию депутатов, главе и органам самоуправления, гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;
- 4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также по поручению комитета по делам архивов администрации Костромской области - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности Костромской области; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений;
- 4.8. проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации кадров;
- 4.9. вносит на рассмотрение главы муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;
- 4.10. проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, Закона Костромской области "Об архивном фонде Костромской области и архивах", иных правовых актов Костромской области, постановлений и распоряжений районного Собрания депутатов, главы муниципального района в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
- 4.11. информирует главу муниципального района, комитет по делам архивов администрации Костромской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;
- 4.12. рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;
- 4.13. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов администрации Костромской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив;
- 4.14. изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
- 4.15. организует подготовку и передает на постоянное хранение документы в соответствии с Соглашением (Договором) между комитетом по делам архивов администрации Костромской области и администрацией Чухломского муниципального района;
- 4.16. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела по делам архивов; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки, в том числе социально-правового характера, копии документов, выписки из документов.
- 5. Права
- Отделу по делам архивов предоставляется право:
- 5.1. получать от учреждений необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
- 5.2. проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности;
- 5.3. давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений;
- 5.4. ставить вопросы перед органами государственной власти, главой муниципального района, правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и правовыми актами Костромской области ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Костромской области и архивах; составлять протоколы об административных нарушениях в сфере архивного дела на территории района, предусмотренных Законом Костромской области "Об административной ответственности на территории Костромской области за правонарушения, не урегулированные Кодексом РФ "Об административных правонарушениях".
- 6. Организация работы
- 6.1. В отдел по делам архивов входят: заведующий отделом и ведущий специалист.
- Отдел по делам архивов возглавляет заведующий, ведущий специалист находится в непосредственном его подчинении.
- Работники отдела по делам архивов являются муниципальными служащими, исполняют в порядке, установленном Уставом района, настоящим Положением в соответствии с федеральными Законами и законами Костромской области, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела, назначаются и освобождаются от должности главой муниципального района.
- 6.2. Заведующий отделом по делам архивов:
- 6.2.1. организует деятельность отдела по делам архивов и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел по делам архивов задач;
- 6.2.2. отчитывается о работе отдела по делам архивов и состоянии архивного дела перед администрацией муниципального района и комитетом по делам архивов администрации Костромской области;
- 6.2.3. обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребности в оборудовании и материалах;
- 6.2.4. решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении отдела по делам архивов;
- 6.2.5. составляет и передает материалы в органы, уполномоченные рассматривать дела об административных правонарушениях в сфере архивного дела, совершенных на территории района.
- 6.3. Деятельность отдела по делам архива организуется на основе годового плана работы, согласованного с комитетом по делам архивов администрации Костромской области и утвержденного главой муниципального района.
- 6.4. Отдел по делам архивов осуществляет свою работу в контакте с администрацией муниципального района, учреждениями, представителями общественности.
- 6.5. Отдел по делам архивов по решению главы муниципального района может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги, номенклатура которых согласуется с комитетом по делам архивов администрации Костромской области.
- 6.6. При смене заведующего отделом по делам архивов прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается главой муниципального района и представляется в комитет по делам архивов администрации Костромской области.
- 6.7. Ликвидация или реорганизация отдела по делам архивов, внесение изменений и дополнений в настоящее Положение осуществляется постановлением главы муниципального района в соответствии с действующим гражданским законодательством.
- 7. Ответственность
- Отдел, в лице соответствующих должностных лиц, несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных задач и функций, принятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав.
- Персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел настоящим Положением, несет заведующий Отделом.