Об утверждении Положений о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве Администрации Костромской области
- Принято
- Администрацией Костромской области
- В редакциях
- № 235-а от 08.10.2007,
- № 75-а от 25.03.2008,
- № 495-а от 29.12.2008,
- № 106-а от 16.03.2009.
- В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов архивных фондов Костромской области, обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области, администрация Костромской области постановляет:
- 1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Костромской области (приложение N 1).
- 2. Утвердить положение об архиве администрации Костромской области (приложение N 2).
- 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И.
- Губернатор
- Костромской области
- В.ШЕРШУНОВ
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации костромской области
-
Глава 1. Общие положения
- 1. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов архивных фондов Костромской области, включая управленческую, аудиовизуальную, электронную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности губернатора Костромской области, администрации Костромской области.
- 2. Экспертная комиссия является координационным органом.
- Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения заместителем губернатора области. В необходимых случаях (пункт 10 Положения) решения комиссии утверждаются только после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области.
- 3. Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением администрации области из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений аппарата администрации области под председательством начальника управления делопроизводства администрации области.
- В состав экспертной комиссии включаются:
- лицо, ответственное за ведение архива администрации области (секретарь комиссии);
- представители управления делопроизводства администрации области, отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации области и правового управления администрации области;
- представитель ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а также представитель ГУ "Государственный архив Костромской области".
- В качестве экспертов и консультантов к работе экспертной комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других организаций.
- 4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации и комитета по делам архивов Костромской области, ГУ "Государственный архив Костромской области", типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, правовыми актами губернатора Костромской области и администрации Костромской области, а также Положением об экспертной комиссии администрации Костромской области.
-
Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии
- Основными задачами экспертной комиссии являются:
- 5. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирование дел.
- 6. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
- 7. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
-
Глава 3. Функции экспертной комиссии
- В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
- 8. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов согласно номенклатуре дел администрации области для дальнейшего хранения и уничтожения.
- 9. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов губернатора Костромской области и администрации Костромской области и по подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по названным вопросам.
- 10. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
- 1) на утверждение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а затем на утверждение заместителю губернатора области:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- 2) на согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а затем на утверждение заместителю губернатора области:
- сводную номенклатуру дел администрации области, описи дел по личному составу,
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения с отметкой "ЭПК" в перечнях;
- 3) на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
- 4) на утверждение заместителю губернатора области:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой "ЭПК" в перечнях (кроме перечисленных в подпункте 1),
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
- 11. Совместно с управлением делопроизводства администрации области и управлением государственной службы и организационной работы администрации области проводит для сотрудников аппарата администрации области консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
-
Глава 4. Права экспертной комиссии
- Экспертная комиссия имеет право:
- 12. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям аппарата администрации области по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
- 13. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
- документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
- 14. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений аппарата администрации области о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивных фондов Костромской области, о причинах утраты документов.
- 15. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений аппарата администрации области и других организаций, а также представителей комитета по делам архивов Костромской области и ГУ "Государственный архив Костромской области".
- 16. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
- 17. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
- 18. В установленном порядке представлять свое учреждение в комитете по делам архивов Костромской области.
-
Глава 5. Организация работы экспертной комиссии
- 19. Экспертная комиссия администрации области работает в контакте с ЭПК комитета по делам архивов Костромской области.
- 20. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному начальником управления делопроизводства администрации области.
- 21. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
- 22. Заседания экспертной комиссии считаются правомочными, если в заседании принимают участие более половины членов экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
- Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председательствующий на заседании экспертной комиссии (в необходимых случаях по согласованию с комитетом по делам архивов Костромской области).
- 23. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.
Положение об архиве администрации костромской области
-
Глава 1. Общие положения
- 1. Документы губернатора Костромской области и администрации Костромской области, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью Костромской области, входят в состав архивных фондов Костромской области и подлежат хранению в ГУ "Государственный архив Костромской области".
- До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в администрации Костромской области.
- 2. Аппарат администрации Костромской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности. По истечении сроков ведомственного хранения документов, в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, администрация области передает эти документы на постоянное хранение.
- Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации области.
- За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
- 3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного срока хранения, имеющих практическое назначение, а также документов по личному составу, их учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение администрация области образует архив администрации области (далее - архив).
- Администрация области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
- 4. Архив входит в состав протокольного отдела управления делопроизводства администрации области, организация работы архива возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
- 5. В своей работе архив руководствуется:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", другими федеральными законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- основными правилами работы архивов организации и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации;
- законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, в том числе методическими документами комитета по делам архивов Костромской области и ГУ "Государственный архив Костромской области" и настоящим положением.
- 6. Положение об архиве администрации области разработано на основании основных правил работы архивов организаций и утверждается постановлением администрации Костромской области по согласованию с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.
- 7. Контроль за деятельностью архива администрации области осуществляет начальник управления делопроизводства администрации области.
- 8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации области осуществляет комитет по делам архивов Костромской области и ГУ "Государственный архив Костромской области".
-
Глава 2. Состав документов архива
- 9. В архив поступают законченные делопроизводством архивные документы:
- 1) постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений аппарата администрации области, документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу,
- 2) служебные и ведомственные издания,
- 3) фотодокументы, видеофонограммы, машиночитаемые (электронные документы),
- 4) научно-справочный аппарат к документам архива.
-
Глава 3. Задачи и функции архива
- 10. Основными задачами архива являются:
- 1) комплектование документами, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения;
- 2) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
- 3) подготовка и своевременная передача документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение в ГУ "Государственный архив Костромской области" в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;
- 4) осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации области.
- 11. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
- 1) принимает не позднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного сроков хранения и по личному составу структурных подразделений аппарата администрации области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;
- 2) разрабатывает и согласовывает с ГУ "Государственный архив Костромской области" графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области и передачи документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение;
- 3) составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области;
- 4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- 5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ "Государственный архив Костромской области".
- 6) организует использование документов:
- информирует руководство и работников аппарата администрации области о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
- 12. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области.
- 13. Составляет сводную номенклатуру дел администрации области, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации области.
- 14. Ежегодно представляет в ГУ "Государственный архив Костромской области" сведения о составе и объеме документов, хранящихся в архиве, по установленной форме.
- 15. По истечении сроков ведомственного хранения документов, подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГУ "Государственный архив Костромской области" документы архивных фондов Костромской области.
-
Глава 4. Права архива
- 16. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации области;
- запрашивать от структурных подразделений аппарата администрации области сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
-
Глава 5. Ответственность за работу архива
- Начальник управления делопроизводства администрации области, начальник протокольного отдела управления делопроизводства и специалист, ответственный за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в объеме, предусмотренном их должностными обязанностями.