» » » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области / Костромская область

- Распоряжения, приказы, законы администрации Костромской области -

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области / Костромская область

Обновлено: 1 января 2016 года
Костромская область
Распоряжение от 16 июня 2009 года № 180-РА
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области
Принято
Администрацией Костромской области
  1. В соответствии с Регламентом администрации Костромской области, утвержденным губернатором Костромской области от 9 сентября 2008 года N 315, в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации Костромской области:
  2. 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Костромской области.
  3. 2. Исполнительным органам государственной власти Костромской области, структурным подразделениям аппарата администрации Костромской области руководствоваться в работе с документами Инструкцией, указанной в пункте 1 настоящего распоряжения.
  4. 3. Признать утратившими силу:
  5. 1) распоряжение администрации Костромской области от 7 августа 2006 года N 222-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области";
  6. 2) распоряжение администрации Костромской области от 15 января 2008 года "О внесении изменений в распоряжение администрации Костромской области от 07.08.2006 N 222-р".
  7. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И.
  8. Губернатор
  9. Костромской области
  10. И.СЛЮНЯЕВ
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Инструкция по делопроизводству в администрации костромской области

  1. Глава 1. Общие положения

  2. 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Костромской области (далее - Аппарат).
  3. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
  4. 2. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы "Lotus Notes" (далее - автоматизированная система), предназначенной для учета и сопровождения документов в соответствии с Инструкцией по работе с документами в системе автоматизированного документооборота.
  5. 3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства администрации области (далее - управление делопроизводства).
  6. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации Костромской области (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
  7. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
  8. 1) прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением Аппарата, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации;
  9. 2) передача документов на рассмотрение руководителю подразделения Аппарата, а после получения соответствующих указаний - исполнителю;
  10. 3) учет и регистрация исходящих из подразделения Аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
  11. 4) контроль прохождения документов в подразделении Аппарата;
  12. 5) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения Аппарата сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
  13. 6) ввод в электронную базу данных автоматизированной системы информации о ходе и результатах исполнения документов;
  14. 7) проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения Аппарата;
  15. 8) ежегодная проверка наличия в подразделении Аппарата документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
  16. 9) печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя подразделения Аппарата и других документов;
  17. 10) списание в дело исполненных документов;
  18. 11) составление номенклатуры дел подразделения Аппарата;
  19. 12) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив администрации области;
  20. 13) ознакомление сотрудников подразделения Аппарата с копиями федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, правовых актов области, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение Аппарата;
  21. 14) учет использования номерных бланков губернатора Костромской области и администрации Костромской области;
  22. 15) организация использования в подразделении Аппарата средств факсимильной связи и копировальной техники;
  23. 16) проведение инструктажа вновь принятых в подразделение Аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами;
  24. 17) подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.
  25. 5. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
  26. 6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
  27. 7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений Аппарата обязаны передать через специалиста, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения Аппарата.
  28. 8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за делопроизводство.
  29. 9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения Аппарата. По распоряжению руководителя подразделения Аппарата проводится проверка, о результатах которой информируется заместитель губернатора Костромской области, курирующий вопросы делопроизводства.
  30. 10. Поступившие на рассмотрение в Аппарат документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном настоящей Инструкцией порядке относятся к документам, содержащим служебную информацию.
  31. 11. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
  32. 12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке департаментом по информационной политике Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) заместителя губернатора Костромской области, курирующего вопросы делопроизводства.
  33. 13. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику подразделения Аппарата под расписку специалистом, ответственным за делопроизводство.
  34. 14. Сотрудники подразделений Аппарата несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
  35. 15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
  36. 16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях Аппарата определяется специальным положением.

  1. Глава 2. Подготовка проектов и издание правовых Актов Губернатора Костромской области и администрации Костромской области

  2. 17. Правовыми актами губернатора Костромской области являются постановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее - акты).
  3. 18. Правовыми актами администрации Костромской области являются постановления и распоряжения администрации Костромской области (далее - акты).
  4. Правовые акты принимаются губернатором Костромской области (далее - губернатор области) и администрацией Костромской области (далее - администрация области) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и нормативных правовых актов Костромской области.
  5. 19. Проект акта вносится на рассмотрение с пояснительной запиской, содержащей в себе обоснование необходимости принятия акта, развернутую характеристику его целей, основных положений, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия (за исключением кадровых и наградных вопросов). К проекту акта прилагаются финансово-экономическое обоснование, если его реализация потребует финансовых и материальных затрат, а также иные сведения, необходимые для обоснования вносимых предложений. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата, вносящего проект акта на согласование.
  6. К проекту акта о признании утратившими силу ранее принятых актов прилагается отчет об их исполнении.
  7. Подготовка и оформление проекта акта губернатора области и администрации области производятся в установленном порядке и в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.
  8. 20. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.
  9. При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядке указываются нормативные акты либо их части, которые признаются утратившими силу.
  10. 21. Проект акта по организации исполнения федерального закона, указа Президента Российской Федерации или постановления Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, указ Президента Российской Федерации или постановление Правительства Российской Федерации.
  11. 22. В случае упоминания в проекте акта какой-либо организации на рассмотрение вместе с проектом акта и иными документами представляются также копии учредительных документов этой организации. Данное требование не распространяется на упоминаемые в проекте акта исполнительные органы государственной власти Костромской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, а также их учреждения и предприятия.
  12. 23. Оформленный на бланке установленной формы проект акта губернатора области и администрации области вносится на рассмотрение в согласованном виде в соответствии с требованиями Регламента администрации Костромской области.
  13. Проект акта подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами:
  14. 1) первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области, курирующими соответствующие направления деятельности;
  15. 2) членами администрации Костромской области - по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности;
  16. 3) директором департамента финансов Костромской области и директором департамента экономического развития, промышленности и торговли Костромской области;
  17. 4) руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата - по вопросам, отнесенным к сферам деятельности указанных органов и подразделений;
  18. 5) руководителями заинтересованных органов и организаций, которым даны поручения в представленном проекте акта;
  19. 6) начальником правового управления администрации области;
  20. 7) начальником управления делопроизводства администрации области;
  21. 8) исполнителем, подготовившим проект акта, и специалистом исполнительного органа государственной власти Костромской области, проводившим юридическую экспертизу документа.
  22. При необходимости может быть проведено дополнительное согласование проекта акта. Состав органов и организаций, с которыми требуется дополнительное согласование, определяется исполнителем, губернатором области, начальником управления делопроизводства, а также правовым управлением администрации области (далее - правовое управление).
  23. Согласование проекта оформляется визой руководителя органа или организации (либо лица, исполняющего его обязанности), включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. К каждому проекту правового акта исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне первого листа проекта, и оформляет лист движения проекта правового акта (кроме актов по кадровым и наградным вопросам) в соответствии с листом согласования. Лист согласования может иметь продолжение и оформляется на прилагаемом дополнительно к проекту листе с грифом "Продолжение листа согласования... (указывается наименование проекта правового акта)".
  24. Представление проекта правового акта на согласование осуществляется путем последовательного представления проекта руководителям заинтересованных исполнительных органов государственной власти Костромской области, государственных органов, государственных предприятий, учреждений, подразделений Аппарата.
  25. При наличии большого количества согласующих должностных лиц допускается рассылка копий проекта правового акта одновременно нескольким из них.
  26. На основании полученных письменных ответов исполнитель в листе согласования оригинала проекта правового акта делает отметку "согласовано письмом" (с указанием даты и номера письма) либо оформляет дополнительный лист согласования с приложением писем. В листе движения проекта правового акта исполнитель делает отметки с указанием фактических сроков согласования, проставляя дату и подпись.
  27. При наличии замечаний к проекту акта в листе согласования в графе "Примечание" делается запись "С замечаниями".
  28. Отказ в визировании не допускается.
  29. Одновременно с заполнением листа согласования по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции заполняется лист движения документа. Лист движения документа оформляется исполнителем на отдельном листе по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции, который прикладывается к документу.
  30. 24. Срок рассмотрения проекта акта в согласующих органах и организациях устанавливается не более 3 рабочих дней, в правовом управлении - не более 5 рабочих дней со дня поступления документа.
  31. Для согласования проекта акта, предусматривающего выделение средств из областного бюджета, в департаменте финансов Костромской области устанавливается срок не более 5 рабочих дней.
  32. Для согласования законопроектов Костромской области, проектов областных целевых программ, иных программ устанавливается срок не более 10 дней.
  33. Для повторного согласования акта устанавливается срок не более 3 рабочих дней.
  34. 25. После согласования со всеми заинтересованными органами, организациями и должностными лицами проект акта губернатора области и администрации области с подлинниками замечаний направляется в правовое управление, которое в установленный срок дает оценку проекта акта на предмет его соответствия действующему законодательству, а также соблюдения правил юридической техники. В случаях, если в проекте акта затрагиваются права и интересы неопределенного круга лиц, в целях предупреждения нарушений федерального и областного законодательства и поиска взаимоприемлемого решения проект акта может быть направлен на рассмотрение в межведомственную комиссию по законопроектной деятельности и совершенствованию законодательства Костромской области.
  35. 26. При наличии разногласий по проекту правового акта руководитель (исполнитель проекта акта) должен обеспечить обсуждение его под руководством курирующего заместителя губернатора области с руководителями согласующих исполнительных органов государственной власти Костромской области, правового управления и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. Согласительное совещание проводится после согласования проекта акта со всеми должностными лицами, указанными в пункте 23 настоящей Инструкции. Проект правового акта, имеющий неурегулированные разногласия, может быть внесен на рассмотрение администрации Костромской области только вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями. Замечания к проекту правового акта по неурегулированным разногласиям не могут быть подписаны заместителями соответствующих руководителей.
  36. Протокол согласительного совещания оформляется по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.
  37. 27. Если в процессе согласования в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
  38. Если при доработке в проект акта внесены уточнения, не меняющие его существа, то повторного визирования с заинтересованными органами и должностными лицами не требуется. Окончательный экземпляр проекта акта подлежит визированию исполнителем, начальником отдела правового управления, осуществляющим правовую экспертизу, и начальником правового управления.
  39. 28. После проведения правовой экспертизы проект акта с пояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и отчетом об исполнении правового акта к проектам о признании утратившим силу представляется в управление делопроизводства на бумажном и электронном носителях.
  40. 29. Представленный в протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) проект акта губернатора области, администрации области проходит проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству, оформляется на бланках установленного образца, утверждаемых губернатором области, визируется начальником управления делопроизводства и представляется на подпись губернатору области или готовится для рассмотрения на заседании администрации Костромской области.
  41. 30. В исключительных случаях для оперативности по решению губернатора области правовой акт администрации области принимается путем опроса членов администрации Костромской области с закреплением их мнения в листе согласования. Количество опрошенных членов администрации Костромской области должно быть более половины от установленного числа членов администрации Костромской области. Отрицательное мнение члена администрации Костромской области по проекту постановления администрации области излагается в письменной форме и не учитывается при подсчете общего числа членов администрации Костромской области, согласовавших проект акта.
  42. После процедуры согласования проект акта администрации области с необходимыми документами представляется в управление делопроизводства и направляется для рассмотрения губернатором области.
  43. 31. Проект акта, внесенный на рассмотрение с отступлением от установленных правил, подлежит возврату исполнителю.
  44. 32. По результатам рассмотрения проекта акта губернатором области, администрацией области проект может быть возвращен внесшим его руководителям исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата для доработки или в связи с нецелесообразностью его принятия.
  45. 33. О проекте акта, внесенного с разногласиями, начальником управления делопроизводства докладывается губернатору области.
  46. 34. Неурегулированные разногласия по проекту акта рассматриваются губернатором области, администрацией области с участием руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области и подразделений Аппарата, имеющих разногласия.
  47. Окончательное решение по урегулированию разногласий по вопросам, относящимся к компетенции губернатора области, принимает губернатор области, по вопросам, относящимся к компетенции администрации Костромской области, - администрация области.
  48. 35. При передаче проекта акта в протокольный отдел к нему необходимо прилагать:
  49. 1) листы согласований проекта акта с приложением подлинников имеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний;
  50. 2) документы, содержащие поручения губернатора области, предшествующие подготовке проекта акта;
  51. 3) пояснительную записку;
  52. 4) финансово-экономическое обоснование;
  53. 5) документы, послужившие основанием подготовки проекта акта;
  54. 6) к проекту акта, отменяющего ранее принятые акты или вносящего в них изменения, - копии ранее принятых актов, отчет об их исполнении;
  55. 7) список адресатов рассылки акта;
  56. 8) лист движения проекта акта.
  57. 36. Передача проекта акта, пояснительной записки, финансово-экономического обоснования и, при необходимости, отчета об исполнении ранее принятых актов в протокольный отдел производится только с представлением их электронной версии. Ответственность за идентичность текста электронной версии тексту на бумажном носителе несет исполнитель, разработавший проект акта и представивший электронную версию.
  58. Электронная версия должна быть подготовлена средствами Microsoft Office в формате *.rtf, *.doc, *.xls, (шрифт Times New Roman Cyr, N 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее N 12) и передана на электронном носителе или по локальной сети.
  59. Текст проекта акта хранится в электронной базе данных до выпуска акта, но не более одного года.
  60. 37. После проверки правильности оформления проекта акта, окончательного редактирования текста акта подготовленные протокольным отделом документы передаются начальнику управления делопроизводства для окончательной проверки текста акта, прохождения всех согласований с должностными лицами и организациями и передачи на подпись губернатору области.
  61. 38. В случае неподписания губернатором области представленного проекта акта последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция губернатора области, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).
  62. Ответ на резолюцию губернатора области вместе с проектом акта в трехдневный срок или в указанный на резолюции губернатором области срок представляется начальнику управления делопроизводства в виде служебной записки на имя губернатора области за подписью первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области, курирующих соответствующее направление деятельности, либо руководителя подразделения Аппарата для повторного направления проекта акта на подпись губернатору области.
  63. 39. Подписанный губернатором области акт передается в протокольный отдел для регистрации и выпуска.
  64. 40. Постановления и распоряжения губернатора области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
  65. 41. Постановления и распоряжения администрации области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру постановлений через дефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются буквы "ра". Регистрация принятых на заседании администрации актов осуществляется днем проведения заседания, а актов, направленных на доработку, - днем подписания актов губернатором области.
  66. 42. Акт губернатора области, администрации области направляется адресатам (в виде копии) в соответствии со списком рассылки, представленным и подписанным исполнителем.
  67. Копия акта заверяется круглой печатью протокольного отдела. Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего акт.
  68. Независимо от списка рассылки копия постановлений губернатора области, администрации области направляется:
  69. в государственно-правовое управление Президента Российской Федерации;
  70. в Костромскую областную Думу;
  71. губернатору области;
  72. главному федеральному инспектору в Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе;
  73. первым заместителям, заместителям губернатора Костромской области, статс-секретарю - заместителю губернатора области;
  74. управляющему делами губернатора области;
  75. исполнительным органам государственной власти Костромской области и территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по направлениям деятельности;
  76. в прокуратуру Костромской области;
  77. в Костромскую межрайонную природоохранную прокуратуру (по вопросам, относящимся к сфере охраны окружающей среды и природопользования);
  78. в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Костромской области;
  79. главам муниципальных образований Костромской области (по вопросам, относящимся к их полномочиям);
  80. в департамент по информационной политике Костромской области;
  81. в правовое управление администрации области;
  82. в управление государственной службы и организационной работы администрации области (по вопросам, относящимся к сфере его ведения);
  83. в контрольное управление администрации области;
  84. в секретариат губернатора области;
  85. в управление информатизации и связи администрации области.
  86. Акт губернатора области, администрации области, изменяющий ранее изданные акты, направляется тем органам и организациям (их правопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты.
  87. При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки, кроме наименования организаций, их почтовые адреса.
  88. Дополнительная рассылка акта по истечении 10 дней со дня их выпуска производится по письменной заявке руководителя органа или подразделения - исполнителя документа либо по указанию заместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства, о чем делается пометка в списке рассылки.
  89. Замена разосланного акта производится по указанию начальника управления делопроизводства.
  90. 43. Оформление и рассылка актов обеспечиваются протокольным отделом, как правило, в 3-дневный срок после их подписания и, как правило, на бумажном носителе.
  91. 44. Копии нормативных правовых актов губернатора области и администрации области, подлежащие опубликованию, в трехдневный срок после подписания направляются в департамент по информационной политике Костромской области и газету "Северная правда" или специализированный информационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы".
  92. Электронная копия правовых актов губернатора области и администрации области направляется в Конституционный Суд Российской Федерации, ООО "ИнформСервис", ООО "Гарант-Ареал", ООО "Кодекс", в областную газету "Северная правда" и специализированный информационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы".
  93. Департамент по информационной политике Костромской области ведет учет опубликования нормативных правовых актов в средствах массовой информации и ежемесячно представляет информацию об этом в управление делопроизводства администрации области.
  94. 45. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам, протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся в протокольном отделе, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.

  1. Глава 3. Работа с проектами законов Костромской области, постановлений Костромской областной Думы, а также принятыми Костромской областной Думой законами Костромской области

  2. 46. Законопроектная деятельность осуществляется в соответствии с Регламентом администрации Костромской области.
  3. Работа с проектами законов Костромской области (далее - законопроект), проектами постановлений Костромской областной Думы, а также законами Костромской области, принятыми Костромской областной Думой и поступившими для подписания губернатором области, ведется в соответствии с настоящей Инструкцией.
  4. 47. Контроль выполнения плана законопроектной деятельности администрации Костромской области, программ деятельности администрации Костромской области и иных актов, предусматривающих разработку законопроектов, проектов постановлений Костромской областной Думы, осуществляют исполнительные органы государственной власти Костромской области и подразделения Аппарата в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.
  5. Мониторинг выполнения плана законопроектной деятельности администрации Костромской области осуществляет правовое управление.
  6. 48. Законопроект предварительно рассматривается на заседании администрации Костромской области.
  7. Для рассмотрения представляется текст законопроекта и прилагаемые к нему документы:
  8. сопроводительное письмо с указанием фамилии, имени, отчества (указываются полностью без сокращения), места работы и должности представителя губернатора области, которому поручено представлять законопроект в Костромской областной Думе;
  9. пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и изложение концепции законопроекта. Пояснительная записка подписывается губернатором области;
  10. финансово-экономическое обоснование к законопроектам о налогах и сборах (установление, изменение, отмена, предоставление льгот), об изменении финансовых обязательств Костромской области, другим проектам, затрагивающим вопросы формирования и исполнения областного бюджета;
  11. перечень законодательных актов Костромской области, постановлений Костромской областной Думы, постановлений губернатора области, администрации области, иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению либо принятию.
  12. лист(ы) согласования законопроекта с имеющимися заключениями (замечаниями).
  13. 49. Законопроект и документы к нему представляются на бумажном (два экземпляра) и электронном носителях.
  14. 50. Оформление законопроекта осуществляется в соответствии с правилами оформления проектов законов Костромской области, утвержденными постановлением Костромской областной Думы от 16 декабря 2008 года N 3512.
  15. 51. Законопроект и сопроводительные документы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются исполнителям.
  16. 52. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению в Костромскую областную Думу, и документы к нему визируются в листе согласования исполнителем и специалистом, проводившим правовую экспертизу, руководителями исполнительных органов государственной власти области и подразделений, участвовавших в их подготовке, первыми заместителями, заместителями губернатора области (в соответствии с распределением обязанностей), статс-секретарем - заместителем губернатора области, начальником правового управления, а также лицом, назначенным представителем губернатора области при рассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой.
  17. На оборотной стороне последнего листа законопроекта ставится виза лица, назначенного представителем губернатора области при рассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату.
  18. 53. После всех согласований законопроект и документы к нему направляются в протокольный отдел для внесения в повестку заседания администрации Костромской области.
  19. 54. После рассмотрения законопроекта Администрацией, подписания губернатором области сопроводительного письма и пояснительной записки к законопроекту два экземпляра законопроекта и документы к нему сдаются в отдел корреспонденции и документооборота управления делопроизводства администрации области (далее - отдел корреспонденции и документооборота) для регистрации, после чего один экземпляр направляется в Костромскую областную Думу, другой остается в отделе корреспонденции и документооборота.
  20. В случае направления на доработку - законопроект направляется исполнителю для устранения замечаний, затем представляется губернатору области.
  21. В Костромскую областную Думу не направляются листы согласования, замечания, заключения к законопроекту.
  22. В Костромскую областную Думу одновременно с внесением законопроекта на бумажном носителе направляется его электронная копия.
  23. 55. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившие губернатору области для подписания на бумажном и электронном носителях, в день поступления отделом корреспонденции и документооборота передаются в протокольный отдел. Протокольным отделом законы, принятые Костромской областной Думой, передаются в правовое управление, которое в трехдневный срок проводит юридическую экспертизу закона Костромской области и визирует его (либо готовит заключение) и передает завизированный закон Костромской области либо закон Костромской области и заключение в протокольный отдел для подготовки к подписанию губернатором области.
  24. 56. Подписанный губернатором области закон Костромской области регистрируется протокольным отделом.
  25. 57. Нумерация законов Костромской области начинается с номера 1 после избрания Костромской областной Думы очередного созыва, при этом после номера закона Костромской области через дефис арабскими цифрами указывается номер созыва Костромской областной Думы и через дефис добавляется аббревиатура "ЗКО" (закон Костромской области).
  26. 58. На следующей строке после слова "Кострома" - место подписания закона области указывается год подписания закона губернатором Костромской области. Дата подписания закона области губернатором Костромской области оформляется словесно-цифровым способом.
  27. 59. Тиражирование копий закона Костромской области осуществляется протокольным отделом. Копии законов Костромской области в течение трех дней после подписания направляются в департамент по информационной политике Костромской области, а также в областную газету "Северная правда" или специализированный информационно-правовой бюллетень "СП - нормативные документы" для опубликования. Подлинник закона Костромской области подшивается в соответствующее дело, копии передаются в отдел корреспонденции и документооборота для отправки.
  28. 60. Отклоненный губернатором области закон Костромской области через управление делопроизводства возвращается в Костромскую областную Думу с мотивированным обоснованием его отклонения либо с предложением о внесении в него изменений и дополнений.
  29. 61. Для направления проекта постановления Костромской областной Думы губернатору Костромской области представляются:
  30. сопроводительное письмо с указанием фамилии, имени, отчества (указываются полностью без сокращения), места работы и должности представителя губернатора области, которому поручено представлять проект постановления в Костромской областной Думе;
  31. текст проекта постановления Костромской областной Думы;
  32. пояснительная записка. Пояснительная записка подписывается губернатором Костромской области;
  33. лист согласования к проекту постановления с заинтересованными исполнительными органами государственной власти области и местного самоуправления, организациями и имеющимися заключениями (замечаниями).
  34. Все документы представляются на бумажном (два экземпляра) и электронном носителях.
  35. Требования к проекту постановления Костромской областной Думы установлены статьей 78 Регламента Костромской областной Думы и правилами оформления проектов постановлений Костромской областной Думы, утвержденными постановлением Костромской областной Думы.
  36. 62. После всех согласований проект постановления Костромской областной Думы и документы к нему направляются в протокольный отдел для подготовки к подписанию губернатором области.
  37. 63. После подписания губернатором Костромской области сопроводительного письма и пояснительной записки два экземпляра проекта постановления Костромской областной Думы и документов к нему сдаются в отдел корреспонденции и документооборота для регистрации, после чего один экземпляр направляется в Костромскую областную Думу, другой остается в отделе корреспонденции и документооборота.
  38. В Костромскую областную Думу не направляются листы согласования, замечания, заключения к проекту постановления Костромской областной Думы.

  1. Глава 4. Подготовка и оформление документов заседаний администрации Костромской области

  2. 64. Подготовка и проведение заседаний администрации области и оформление принятых на заседаниях документов осуществляются в соответствии с Регламентом администрации Костромской области, Положением об администрации Костромской области.
  3. 65. Документы по вопросам, включенным в план заседаний администрации области, представляются в протокольный отдел руководителями исполнительных органов государственной власти области и подразделений Аппарата, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 3 дня до даты заседания.
  4. 66. Исполнительный орган государственной власти области или подразделение Аппарата, ответственные за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании администрации области:
  5. 1) осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке документов на заседание администрации области;
  6. 2) готовит проекты актов администрации области по соответствующим вопросам в виде постановлений и распоряжений администрации Костромской области;
  7. 3) обеспечивает согласование проектов актов с заинтересованными органами и организациями, подготовку необходимых дополнительных документов.
  8. 67. Проекты актов администрации области по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседаниях администрации области, согласовываются в соответствии с требованиями раздела IV Регламента администрации Костромской области и настоящей Инструкции. Нарушение указанных требований является основанием для возврата документов.
  9. 68. Проект повестки заседания администрации области формируется в протокольном отделе.
  10. Проект повестки заседания администрации области и проекты актов, выносимые на заседание, направляются членам администрации области электронной почтой не позднее чем за 3 дня до даты заседания администрации области.
  11. 69. Заседания администрации оформляются протоколом по форме согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции.
  12. В случае если при обсуждении вопроса на заседании администрации области председательствующим даны поручения и (или) поддержаны предложения о внесении изменений в представленный проект акта, они должны быть зафиксированы в протоколе протокольным поручением.
  13. Акты, принятые на заседании администрации с учетом внесения конкретных дополнений и (или) изменений, дорабатываются исполнителем в течение 10 рабочих дней или в срок, установленный в протокольном поручении.
  14. Проект правового акта, направленного на доработку по вопросу, требующему дополнительного изучения и согласования, дорабатывается исполнителем в срок до одного месяца.
  15. Доработанный проект акта администрации визируется в обязательном порядке членом администрации, внесшим замечания и предложения на заседании администрации, заместителем губернатора области, курирующим данное направление деятельности, начальником правового управления и направляется в управление делопроизводства для представления на подписание губернатору области.
  16. 70. Протокол в течение 5 дней после заседания визируется на оборотной стороне последнего листа исполнителем, начальником правового управления. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании.
  17. 71. Протоколам заседаний администрации области присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
  18. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
  19. Копии протоколов, заверенные печатью протокольного отдела, рассылаются членам администрации области, другим должностным лицам в соответствии со списком рассылки, контрольному управлению.
  20. Принятые на заседаниях администрации области решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.
  21. Выписки из протоколов заверяются печатью протокольного отдела.
  22. 72. Подлинники протоколов заседаний администрации Костромской области, документы по рассмотренным вопросам, списки рассылки хранятся в протокольном отделе, затем сдаются на архивное хранение.
  23. Копии протоколов заседаний администрации области, имеющиеся в подразделениях, а также копии повесток заседаний и документов к заседаниям администрации Костромской области хранятся до минования надобности в них.

  1. Глава 5. Подготовка и проведение совещаний (мероприятий) в аппарате администрации области, порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области

  2. 73. Организация совещаний (мероприятий), проводимых первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, возлагается на соответствующие подразделения.
  3. 74. Подготовку совещаний при губернаторе области (мероприятий с его участием) в соответствии с повесткой дня осуществляют помощники соответствующих первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области.
  4. К совещанию (мероприятию) готовятся следующие документы:
  5. порядок проведения (повестка дня);
  6. полный список участников с указанием Ф.И.О. (полностью), места работы и должности (звания);
  7. информационно-справочные и иные документы по рассматриваемому вопросу;
  8. проект протокольного решения;
  9. тезисы выступления.
  10. Список лиц, приглашенных для участия в совещании (мероприятии) с участием губернатора области, согласовывается с губернатором области, соответствующими первым заместителем, заместителем губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области за сутки до проведения совещания (мероприятия).
  11. Документы к совещанию (мероприятию) с участием губернатора области представляются в секретариат губернатора области на бумажном и электронном носителе не позднее чем до 15 часов дня, предшествующего проведению совещания (мероприятия). Если день представления документов приходится на нерабочий день, то документы представляются в предшествующий ему рабочий день.
  12. Документы к совещанию (мероприятию) с участием губернатора области, проводимому за пределами области, представляются в секретариат губернатора области на бумажном носителе и электронном USB Flash-носителе.
  13. Время представления документов по экстренным совещаниям (мероприятиям) с участием губернатора области согласовывается с руководителем секретариата губернатора области.
  14. Ответственность за подготовку совещания (мероприятия), документов к нему, регистрацию лиц, присутствующих на совещании, и ведение протокола несет соответствующий первый заместитель, заместитель губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области и (или) его помощник.
  15. При участии в подготовке совещаний (мероприятий) с участием губернатора области двух или нескольких заинтересованных первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области пакет документов формирует первый заместитель, заместитель губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области, указанный в списке ответственных первым.
  16. Участники каждого совещания (мероприятия) при их оповещении должны быть ознакомлены организаторами с проектом повестки дня.
  17. 75. Участие представителей Аппарата в заседаниях Костромской областной Думы, депутатских слушаниях и заседаниях комитетов определяется губернатором области на основании письменного приглашения со стороны Костромской областной Думы за подписью председателя Думы или его заместителя.
  18. 76. Заседания совещаний оформляются протоколом по форме согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции в течение 5 дней после совещания.
  19. 77. Проект протокола совещания подготавливается управлением делопроизводства, соответствующими исполнительными органами государственной власти области или подразделениями Аппарата, ответственными за проведение совещания.
  20. 78. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании.
  21. 79. Протоколы совещаний, созванных губернатором области, ведутся управлением делопроизводства или помощниками первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области.
  22. 80. Протоколы совещаний, проводимых губернатором области, регистрируются протокольным отделом. Протоколы совещаний, проводимых первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, регистрируются подразделением Аппарата, обеспечивающим деятельность первого заместителя, заместителя губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области.
  23. 81. Протоколу присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствующего на совещании, индекса подразделения и порядкового номера в пределах календарного года с добавлением букв "пр".
  24. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
  25. 82. К протоколу совещания прилагается список рассылки, подписанный руководителем исполнительного органа государственной власти области или подразделения Аппарата, ответственного за проведение совещания.
  26. В список рассылки в обязательном порядке включаются первые заместители, заместители губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области (в соответствии с распределением обязанностей), подразделения Аппарата, ответственные за выполнение соответствующих пунктов протокола, контрольное управление. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.
  27. Копии протоколов совещаний, проводимых губернатором области, выпускаются протокольным отделом; совещаний, проводимых первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, - соответствующими подразделениями Аппарата.
  28. На первом листе каждой копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и, при необходимости, почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри Аппарата, указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются.
  29. 83. Копии протоколов совещаний рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток после оформления протокола, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.
  30. 84. Организация подготовки и проведения заседаний комиссий (советов), созданных губернатором области, организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на Аппарат, а также оформление протоколов заседаний осуществляются ответственным секретарем комиссии (совета) или соответствующим подразделением Аппарата в порядке, изложенном в настоящем разделе.

  1. Глава 6. Подготовка проектов и издание распоряжений первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего Делами Губернатора области

  2. 85. Распоряжениями первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области оформляются решения в пределах их полномочий в соответствии с распределением обязанностей.
  3. Проекты распоряжений готовят и вносят подразделения Аппарата на основании указаний первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области.
  4. 86. Разработка и согласование распоряжений первых заместителей, заместителей, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области осуществляются ими лично или по их поручению их помощниками или специалистами координируемых ими исполнительных органов государственной власти Костромской области.
  5. Проекты распоряжений, издаваемых первыми заместителями, заместителями, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области, подлежат согласованию с правовым управлением.
  6. Подлинники замечаний к проекту распоряжения прилагаются к проекту акта.
  7. Контроль за выполнением распоряжений первых заместителей, заместителей, статс-секретаря - заместителя губернатора области осуществляется их помощниками, управляющего делами губернатора области - должностным лицом, на которое возложен контроль.
  8. Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
  9. 87. Проекты распоряжений печатаются по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.
  10. 88. Подписанные распоряжения регистрируются ответственными за делопроизводство специалистами соответствующих подразделений.
  11. Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года согласно индексу по номенклатуре дел в следующем порядке:
  12. первого заместителя губернатора области, исполняющего в отсутствие губернатора его обязанности, - 1/порядковый номер;
  13. первого заместителя губернатора области в курируемой сфере деятельности - 2/порядковый номер;
  14. заместителя губернатора области, курирующего вопросы труда, занятости, государственной службы, делопроизводства и другие, - 3/порядковый номер;
  15. заместителя губернатора области, курирующего вопросы экономического и финансового развития области, - 4/порядковый номер;
  16. заместителя губернатора области - 5/порядковый номер;
  17. заместителя губернатора области, курирующего вопросы социального развития области, - 6/порядковый номер;
  18. заместителя губернатора области, курирующего вопросы архитектуры, строительства, жилищно-коммунального хозяйства, - 7/порядковый номер;
  19. заместителя губернатора области, курирующего вопросы местного самоуправления, - 8/порядковый номер;
  20. заместителя губернатора области, курирующего вопросы лесного хозяйства, - 9/порядковый номер;
  21. статс-секретаря - заместителя губернатора области, курирующего правовые вопросы и вопросы взаимодействия с федеральными органами государственной власти, - 10/порядковый номер;
  22. заместителя губернатора области, руководителя Представительства администрации области при Правительстве РФ - 11/порядковый номер;
  23. управляющего делами губернатора области - 14/порядковый номер.
  24. Копии распоряжений направляются адресатам соответствующими помощниками согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.
  25. Замена разосланного распоряжения производится по указанию должностного лица, подписавшего распоряжение.
  26. 89. Подлинники распоряжений хранятся в течение одного календарного года в приемных первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области, затем передаются на архивное хранение.

  1. Глава 7. Организация работы с договорами, соглашениями

  2. 90. Договоры, соглашения (далее именуются - договоры), заключаемые от имени Костромской области и администрации Костромской области, в том числе: международные и внешнеэкономические договоры, договоры с органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации, с органами муниципальных образований области, с юридическими лицами и другие, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами. Порядок подготовки, заключения и контроля за исполнением договоров осуществляется в соответствии с Регламентом администрации Костромской области.
  3. 91. Проект договора, предназначенный для подписания от имени Костромской области, подписывается губернатором области, копия договора направляется в Костромскую областную Думу.
  4. 92. Проект договора, предназначенный для подписания от имени администрации области, подписывается губернатором области либо его подписание правовым актом губернатора области может быть поручено одному из первых заместителей губернатора области, заместителей губернатора области, управляющему делами губернатора области.
  5. 93. Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий или с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.
  6. 94. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор, получение необходимых согласований производится соответствующим исполнительным органом государственной власти Костромской области, ответственным за подготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемым губернатором области.
  7. 95. Проект договора, подготовленный исполнителем к подписанию, должен быть согласован с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Костромской области и подразделениями Аппарата. Порядок согласования проектов договоров, соглашений аналогичен порядку согласования проектов правовых актов.
  8. Согласование проекта договора производится на последнем листе экземпляра под предполагаемыми подписями лиц, заключающих договор, либо на оборотной стороне данного листа.
  9. 96. Согласованный в установленном порядке проект договора непосредственно перед подписанием его губернатором области или иным уполномоченным лицом направляется на правовую экспертизу в правовое управление.
  10. По результатам правовой экспертизы правовое управление визирует проект договора (полистно) и передает исполнителю для подписания либо возвращает их исполнителю для доработки в соответствии с заключением. В случае доработки проекта договора (за исключением редакционных поправок) согласование может быть произведено вновь.
  11. По окончании процедуры согласования проект договора поступает на подпись губернатору области либо уполномоченному лицу.
  12. Изменения и дополнения к договору готовятся, оформляются в вышеуказанном порядке отдельным документом.
  13. 97. Обеспечение протокольного мероприятия по подписанию договаривающимися сторонами проекта договора осуществляется департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей Костромской области и подразделениями аппарата администрации области.
  14. 98. Все договоры, заключенные от имени Костромской области и администрации Костромской области, в обязательном порядке регистрируются в протокольном отделе.
  15. Исполнитель обязан представить заключенные договоры на регистрацию в 2-дневный срок после их подписания в количестве экземпляров по числу сторон.
  16. Регистрационные номера для всех видов договоров и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке в пределах календарного года. К регистрационному номеру через дефис добавляется буква "д".
  17. 99. Подлинники проекта договора, подписанные губернатором области и направляемые на подписание другой стороне, регистрируются в протокольном отделе и передаются исполнителю для направления на подпись другой стороне, при этом в протокольном отделе остается копия подписанного (одной стороной) проекта договора. В случае подписания проекта договора другой стороной копия заменяется подлинником договора (при отсутствии изменений в тексте договора), регистрационный номер договора сохраняется.
  18. 100. Договоры, а также документы по ним хранятся в протокольном отделе в течение 2 лет, затем передаются на архивное хранение в установленном порядке. (Договоры, связанные с исполнением сметы администрации области и материалы к ним хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации области).
  19. 101. Копии договоров направляются:
  20. первому заместителю, заместителю губернатора области, курирующему направление деятельности, соответствующее предмету договора;
  21. в правовое управление администрации области;
  22. исполнительному органу государственной власти области, подготовившему договор;
  23. в департамент финансов Костромской области (при необходимости).
  24. 102. Проекты договоров об осуществлении международных и внешнеэкономических связей администрации Костромской области с субъектами иностранных государств, международными организациями готовятся департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей Костромской области и согласовываются с заинтересованными исполнительными органами государственной власти области и (или) подразделениями.
  25. Договоры об осуществлении международных и внешнеэкономических связей подлежат обязательной регистрации в установленном Правительством Российской Федерации порядке.
  26. Подписанные и зарегистрированные договоры передаются в протокольный отдел для регистрации и рассылки.

  1. Глава 8. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в аппарат корреспонденции

  2. 103. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Аппарат корреспонденции осуществляется в централизованном порядке отделом корреспонденции и документооборота.
  3. Документы на имя губернатора Костромской области, поступившие после 15 часов, передаются Отделом в секретариат губернатора Костромской области в 8.00 часов следующего дня.
  4. Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан контрольного управления администрации области.
  5. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется:
  6. фельдъегерской службой;
  7. почтовым отделением связи;
  8. факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
  9. нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных организаций, учреждений, предприятий.
  10. Прием (передача) корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, телеграфной связью, нарочно, осуществляется отделом корреспонденции и документооборота управления делопроизводства.
  11. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации Костромской области.
  12. Прием корреспонденции, поступающей в адрес губернатора Костромской области электронной почтой, осуществляется секретариатом губернатора области и отделом информационного обеспечения управления информатизации и связи администрации области.
  13. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
  14. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
  15. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
  16. дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
  17. поступают письма граждан;
  18. только по конверту можно определить адрес отправителя.
  19. 104. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время или общевыходные дни, принимается специалистом департамента региональной безопасности Костромской области без вскрытия пакета с последующей передачей в отдел корреспонденции и документооборота.
  20. О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграммах докладывается адресатам или заместителю губернатора области, курирующему вопросы делопроизводства, немедленно по телефону, о чем делается пометка на пакете или на оборотной стороне последнего листа, если документ поступил в открытом виде.
  21. Специалист департамента региональной безопасности Костромской области в 8.00 часов утра в рабочие дни сдает всю полученную корреспонденцию и телеграммы в отдел корреспонденции и документооборота, о чем делается соответствующая отметка.
  22. 105. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности доставки, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия указанных вложений, наличия приложений к документам.
  23. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе корреспонденции и документооборота, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа.
  24. В случае если такой документ решено не возвращать, акт составляется в трех экземплярах, один из которых остается в отделе корреспонденции и документооборота, второй с копией документа направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
  25. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
  26. 106. Поступившие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в системе автоматизированного документооборота, и нерегистрируемые.
  27. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
  28. Перечень нерегистрируемой корреспонденции представлен в приложении N 8 к настоящей Инструкции.
  29. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
  30. Распределение служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
  31. полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
  32. адресата;
  33. срочности исполнения.
  34. 107. Регистрация поступивших документов осуществляется в отделе корреспонденции и документооборота. После регистрации поступающая корреспонденция направляется в установленном порядке в секретариат губернатора области, для подготовки и утверждения губернатором области проектов резолюций (подлинник документа с электронно-регистрационной карточкой на бумажном носителе), первым заместителям, заместителям губернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатора области с учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения согласно распределению обязанностей (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа).
  35. Регистрация поступивших документов осуществляется с помощью электронно-регистрационной карточки входящих документов по форме согласно приложениям N 9, 10 к настоящей Инструкции.
  36. 108. Регистрационный номер входящих документов включает:
  37. порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
  38. индекс документа согласно номенклатуре дел;
  39. индекс подразделения согласно номенклатуре дел.
  40. Например, 1152-11-0, где:
  41. 1152 - порядковый регистрационный номер;
  42. 11 - индекс документа согласно номенклатуре дел;
  43. 0 - документ, поступивший на имя губернатора области.
  44. Регистрационный номер и дата поступления проставляются в штампе в нижнем правом углу документа.
  45. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате документа, корреспонденту и т.д.) на наличие:
  46. повторной регистрации одного и того же документа;
  47. зарегистрированных ранее документов по данной теме;
  48. инициативных писем губернатора Костромской области и заместителей губернатора Костромской области по данному вопросу.
  49. При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит процедуре регистрации, ему присваивается очередной регистрационный номер, но с припиской в штампе о регистрации предыдущего номера в круглых скобках, например,
  50. 2731-11-1 (1152-11-1).
  51. 109. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных документов (информации) в подразделениях Аппарата осуществляют специально назначенные регистраторы.

  1. Глава 9. Порядок оформления резолюций по рассматриваемым документам

  2. 110. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются непосредственно губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области, на электронно-регистрационных карточках, бланках поручений или непосредственно на документе.
  3. 111. Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, контроль, подпись руководителя и дату поручения.
  4. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции, при этом ответственный исполнитель указывается в списке первым или помечается словом "свод". Ему передаются подлинники поручения и документа, соисполнителям - копии. Ответственный исполнитель контролирует выполнение поручения. Все исполнители в равной мере несут ответственность за качественное в установленные сроки исполнение документов.
  5. Проект ответа по исполненному документу должен быть завизирован всеми исполнителями, указанными в резолюции.
  6. 112. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.
  7. 113. На документах, исполнение которых касается территориальных федеральных органов исполнительной власти, резолюции должны носить рекомендательный характер.

  8. Глава 10. Сроки рассмотрения и исполнения документов

  9. 114. Документы, зарегистрированные в отделе корреспонденции и документооборота, направляются на рассмотрение должностным лицам администрации в соответствии с вопросами, отнесенными к курируемому направлению деятельности, или резолюцией губернатора области.
  10. 115. Рассмотренные должностными лицами документы возвращаются в отдел корреспонденции и документооборота для дальнейшей их обработки и передачи исполнителям.
  11. 116. Занесение резолюций губернатора по рассмотренным документам осуществляется работниками отдела корреспонденции и документооборота в системе автоматизированного документооборота, а занесение резолюций должностных лиц по рассмотренным документам осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
  12. Резолюция заносится в электронно-регистрационную карточку документа, затем выпускается регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе, из которых для контроля формируется общая картотека входящих документов.
  13. 117. Передача документов из отдела корреспонденции и документооборота на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции, осуществляется через ответственных за делопроизводство специалистов подразделений под расписку. Они же осуществляют контроль за своевременным рассмотрением и возвратом документов в отдел корреспонденции и документооборота.
  14. 118. Сроки исполнения документов могут быть установлены:
  15. в тексте документа;
  16. в резолюции руководства;
  17. в установленном порядке в течение 30 дней.
  18. В соответствии с резолюциями:
  19. "Срочно" - срок исполнения документа 5 дней,
    "Весьма срочно" - 3 дня,
    "Оперативно" - 10 дней.
    При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции руководителя - в течение 30 календарных дней.
    Ответ на запрос Костромской областной Думы (постановление областной Думы) дается не позднее 10 дней со дня его регистрации в администрации области.
    Протест прокуратуры подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления в администрацию области.
    Представление прокурора об устранении нарушений закона подлежит безотлагательному рассмотрению в течение месяца, по результатам решения должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, о результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
    Ответ на запрос депутата Костромской областной Думы (депутатский запрос) направляется в письменном виде не позднее 15 дней с момента регистрации в отделе корреспонденции и документооборота или иной согласованный с инициатором запроса срок.
    Ответы на указанные запросы подписываются тем должностным лицом, которому они направлены, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
    Если последний день исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
    В структурных подразделениях Аппарата сроки исполнения документов устанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного в резолюции или тексте документа (поручения).
    119. Передача документов по этапам исполнения осуществляется только через отдел корреспонденции и документооборота, где делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке общей картотеки входящих документов.
    На визе документ не может быть более 3 дней.
    120. Документы, имеющие конкретный срок исполнения (в тексте или в резолюции руководства), подлежат срочному контролю. На контрольном документе и на регистрационно-контрольной карточке проставляется штамп "Взято на контроль", карточка помещается в отдельную контрольную картотеку.
    121. В случае если поручение губернатора области не представляется возможным выполнить в отведенные сроки, должностное лицо, которому дано поручение по контролируемым документам, не позднее чем за 5 дней до установленного срока через отдел корреспонденции и документооборота представляет служебную записку с просьбой о продлении срока исполнения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Служебная записка на имя губернатора области визируется первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области.
    Общий срок переноса поручений губернатора области устанавливается не более двух недель. По каждому поручению губернатора области возможен только один перенос срока.
    122. Если по представленному материалу дано новое поручение с продленным сроком исполнения документа, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
    123. В случае нарушения сроков исполнения документов ответственным исполнителем представляется служебная записка на имя губернатора области с указанием объективной причины неисполнения документа в срок.
    124. Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей с целью организации работы и требовать от них исполнения поручения в срок. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
    125. Срок исполнения документа, поступившего в адрес губернатора области, исчисляется со дня регистрации резолюции губернатора области на данный документ.
    Срок исполнения документа, поступившего в адрес первых заместителей губернатора области, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области исчисляется со дня регистрации его в отделе корреспонденции и документооборота.
    Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
    126. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется отделом корреспонденции и документооборота.
    127. Документы, направленные с резолюциями "Для сведения", "Для использования в работе", "Для руководства в работе", передаются исполнителям без возврата и в отдел корреспонденции и документооборота не сдаются, а затем формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего подразделения.
    128. Предложения о снятии документа с контроля готовит исполнитель с представлением полной информации о выполнении всех вопросов, поставленных в нем.
    129. Служебные, докладные записки, информации об исполнении документов должны быть конкретными, конструктивными, краткими. Если они не соответствуют установленным требованиям, то возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.
    Информация или справка визируется ответственным исполнителем, определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговая информация визируется всеми соисполнителями с указанием даты визирования. Данная информация вместе с подлинником документа и резолюцией по нему вносится на рассмотрение губернатора области и с его визой о снятии документа с контроля передается в отдел корреспонденции и документооборота.
    Глава 11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ЗАКОНАМИ, ПРОЕКТАМИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ, ПРАВОВЫМИ АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    130. Поступающие в администрацию Костромской области федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов принимаются и регистрируются отделом корреспонденции и документооборота.
    Регистрация этих документов осуществляется в системе автоматизированного документооборота по картотеке, отдельной от регистрации общей входящей корреспонденции, по форме согласно приложениям N 11, 12 к настоящей Инструкции.
    131. После регистрации документы передаются на рассмотрение губернатору области, а затем в соответствии с его резолюцией направляются на ознакомление и исполнение должностным лицам согласно списку или конкретным исполнителям.
    132. После ознакомления и исполнения резолюций по ним федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации сдаются в отдел корреспонденции и документооборота для передачи их в правовое управление администрации области для дальнейшей работы.
    133. Проект федерального закона, поступивший в администрацию Костромской области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, направляется заместителю губернатора области - постоянному представителю губернатора области в Костромской областной Думе.
    Заместитель губернатора области - постоянный представитель губернатора области в Костромской областной Думе, а в период временного его отсутствия - заместитель губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области, организует работу по подготовке отзыва администрации области на проект федерального закона в соответствии с Регламентом администрации области.
    Окончательное решение по отзыву администрации области на проект федерального закона принимает губернатор области.
    Отзыв администрации области на проект федерального закона, подписанный губернатором области, направляется в соответствующий комитет Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по форме согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции.
    Глава 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
    134. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан контрольного управления администрации области (далее - Отдел).
    135. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Администрации отдельно от других видов документов и возлагается на начальника Отдела и руководителей подразделений (при обращениях непосредственно к ним).
    136. Все обращения граждан, поступающие в администрацию области, принимаются, учитываются, централизованно регистрируются в Отделе в течение трех дней.
    137. Конверты к письменным обращениям граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату, или в других необходимых случаях.
    138. Регистрационный индекс письменного обращения указывается в правом углу и состоит из двух начальных букв фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения.
    139. На каждое обращение заполняется алфавитная карточка. Срок хранения карточек - 1 год.
    140. Поступившие и зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение губернатору области или - согласно распределению обязанностей - его первым заместителям, заместителям губернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатора области.
    Запрещается направлять жалобы для рассмотрения должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.
    Не разрешается передавать письма граждан из одного структурного подразделения в другое, минуя Отдел.
    141. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
    142. Повторными письмами считаются те, в которых один и тот же автор, не удовлетворившись ответом на предыдущее заявление, просит еще раз рассмотреть жалобу.
    143. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
    144. Если обращение подписано двумя или более авторами, то оно считается коллективным, о чем делается отметка в учетной карточке.
    145. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, или конкретная и важная информация, обращение подлежит направлению в государственный орган или должностному лицу в соответствии с его компетенцией.
    146. Обращения граждан, поступившие в Администрацию по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ. Отдел не ведет переписку с гражданами по электронной почте.
    147. Губернатор области или согласно распределению обязанностей его первые заместители, заместители губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области по каждому письменному обращению граждан дают в течение 3 дней соответствующие поручения исполнителям. Если исполнителей несколько, то обобщающие материалы готовит лицо, указанное в поручении первым.
    Лица, ответственные за делопроизводство у первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, в исполнительных органах государственной власти Костромской области и подразделениях Аппарата, вносят поручения губернатора области, его первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области в регистрационно-контрольную карточку в раздел "Обращения" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства. Контроль за прохождением писем, выполнением поручений осуществляют лица, ответственные за работу с обращениями граждан в исполнительных органах государственной власти, помощники заместителей губернатора области.
    148. Обращения граждан рассматриваются в срок до 30-ти дней со дня их регистрации. В тех случаях, когда по обращению необходимо проведение дополнительной проверки либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены не более чем на 30 дней, о чем уведомляется автор обращения.
    Срок исполнения документа может быть продлен на основании служебной записки исполнителя должностным лицом, давшим поручение. Служебная записка представляется не позднее чем за 5 дней до срока исполнения документа. Служебная записка на имя губернатора области визируется первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области.
    149. Ответы на обращения граждан дают (подписывают) губернатор области, его первые заместители, заместители губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области или по их поручению руководители исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата. Проект ответа направляется на согласование с губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, поручившими дать ответ на обращение исполнителем самостоятельно, и после согласования ответ направляется Отделом заявителю.
    Ответы на письма, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Российской Федерации и Костромской областной Думы, подписывают губернатор области или его первые заместители, заместители губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области.
    150. При личном приеме граждан заполняется карточка личного приема, присваивается регистрационный номер "ЛП" и первые буквы фамилии должностного лица, ведущего прием. Карточка через отдел корреспонденции и документооборота управления делопроизводства администрации области направляется исполнителю.
    151. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан исчерпывающий ответ.
    152. Снять обращение с контроля могут: должностное лицо, давшее поручение, первые заместители, заместители губернатора области, статс-секретарь - заместитель губернатора области, ответственный за работу с обращениями граждан в администрации области, начальник Отдела.
    153. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в Отдел со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования "Дела".
    154. Обращения граждан хранятся в отделе по работе с обращениями граждан администрации области в течение 5 лет и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
    Глава 13. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
    155. Контроль за исполнением документов и поручений представляет собой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, управленческих решений и поручений, зафиксированных в документах, предупреждения возможных срывов сроков исполнения и представления губернатору области регулярной оперативной и аналитической информации о ходе их выполнения.
    Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя постановку на контроль, формирование банка данных контрольных документов, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения документов, снятие с контроля.
    156. Контролю подлежит исполнение:
    1) актов губернатора области, администрации области;
    2) поручений, содержащихся в протоколах совещаний при губернаторе области, заседаний администрации Костромской области, заседаний иных совещательных и коллегиальных органов при губернаторе области;
    3) поручений губернатора области, данных во исполнение федеральных законов;
    4) поручений губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений, иных актов Президента Российской Федерации;
    5) поручений губернатора области, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
    6) поручений губернатора области, данных во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
    7) поручений, данных во исполнение актов иных федеральных органов власти;
    8) поручений губернатора области, данных во исполнение постановлений Костромской областной Думы;
    9) поручений губернатора области, данных по запросам Костромской областной Думы, депутатским запросам;
    10) поручений, содержащихся в оформленных резолюциях губернатора области по рассматриваемым документам;
    11) отдельных поручений губернатора области;
    12) поручений губернатора области, данных по итогам рабочих поездок в муниципальные образования Костромской области;
    13) поручений, данных по обращениям граждан.
    По указанию губернатора области на контроль могут быть поставлены поручения, не включенные в указанный перечень.
    157. Основанием для постановки документа на контроль является:
    1) резолюция губернатора или наличие срока исполнения, указанного в тексте документа;
    2) указание в акте срока исполнения или должностного лица, ответственного за контроль.
    158. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата. Контроль по срокам исполнения документов и поручений осуществляют отдел корреспонденции и документооборота с использованием базы данных "Система автоматизированного документооборота и делопроизводства" (САДД) и контрольное управление администрации области.
    Отдел корреспонденции и документооборота каждые две недели представляет губернатору области информацию о соблюдении сроков исполнения служебной корреспонденции.
    159. Срок исполнения документов определяется:
    1) входящего документа - в соответствии с главой 10.
    2) поручения - с момента регистрации его в контрольном управлении администрации области;
    3) актов губернатора, администрации области - со дня вступления в силу акта;
    4) протокольного решения - со дня проведения мероприятия.
    Контроль за исполнением поручений губернатора области, изложенных в резолюциях на входящую в администрацию области корреспонденцию, осуществляет отдел корреспонденции и документооборота, за исключением поручений, осуществление контроля за которыми поручено контрольному управлению.
    Организация контроля за исполнением
    поручений губернатора области
    160. Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, отдельными поручениями губернатора области, поручениями, изложенными в резолюциях к служебным запискам по исполнению вышеуказанных поручений губернатора области, осуществляет контрольное управление администрации области (далее - контрольное управление).
    161. Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных в рамках работы других совещательных и координационных органов при губернаторе области (комиссий, советов и т.д.), осуществляется ответственным секретарем или исполнительным органом государственной власти Костромской области, подразделением Аппарата, на которое в соответствии с регламентом (положением) о совещательном или координационном органе возложено организационно-техническое обеспечение деятельности такого органа. В этом случае ответственный за контроль исполнения поручений направляет в контрольное управление сводную информацию о выполнении поручений по установленной форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.
    Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных по итогам рабочих поездок, осуществляет управление по работе с муниципальными образованиями администрации области (далее - управление по работе с муниципальными образованиями). Управление по работе с муниципальными образованиями представляет сводную информацию о выполнении поручений губернатора области в контрольное управление по установленной форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.
    Периодичность направления сводной информации ответственным исполнителем определяется контрольным управлением администрации области.
    Контроль за исполнением поручений первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области осуществляют помощники указанных руководителей.
    Контроль осуществляется путем напоминания ответственным исполнителям о сроках исполнения поручений, получения и анализа информации об исполнении поручений, проведения мер упреждающего контроля, при необходимости - изучения состояния дел на месте.
    162. Ответственный исполнитель за 2 дня до окончания установленного срока представляет в контрольное управление информацию о выполнении поручения на бумажном и электронном носителе по утвержденной форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции. В случае если срок выполнения поручения менее 7 календарных дней, то указанная информация представляется до истечения срока исполнения поручения.
    На каждое поручение ответственным исполнителем готовится отдельная служебная записка. Служебная записка визируется первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, курирующими соответствующий исполнительный орган государственной власти Костромской области, подразделение Аппарата.
    На поручения с длительным сроком исполнения контрольным управлением формируются контрольные дела с материалами о ходе исполнения поручения.
    При осуществлении своих функций контрольное управление вправе запрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения данного поручения.
    Решение губернатора области о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений доводится контрольным управлением до ответственных исполнителей.
    Контрольное управление ежедневно представляет оперативную информацию губернатору области о ходе выполнения поручений, еженедельно осуществляет анализ исполнительской дисциплины.
    Организация контроля за исполнением актов
    губернатора области, администрации области
    163. Организация контроля за исполнением актов губернатора области, администрации области осуществляется контрольным управлением.
    Контроль за исполнением актов первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области осуществляют указанные руководители и их помощники.
    Основанием для постановки актов на контроль является наличие в тексте документа пункта о возложении контроля исполнения постановления (распоряжения) на ответственных исполнителей: первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области.
    При наличии в актах формулировки "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль за выполнением акта осуществляется ответственным исполнителем (руководителем исполнительного органа государственной власти области, подразделения), осуществлявшим подготовку акта, и курирующим первым заместителем, заместителем губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области.
    В этом случае ответственный исполнитель готовит сводную информацию о состоянии выполнения акта и представляет ее в контрольное управление.
    Управление делопроизводства направляет в контрольное управление для постановки на контроль копию правового акта, содержащего пункт о возложении контроля на ответственного исполнителя.
    Контрольное управление ежеквартально информирует ответственных исполнителей о постановке на контроль акта, сроках предоставления информации о его выполнении.
    Ответственность за своевременное и качественное исполнение актов несет ответственный исполнитель.
    Контроль осуществляется путем постоянного контакта с исполнителем, изучения состояния дел на месте, получения промежуточной информации, проведения мер упреждающего контроля, анализа итоговой информации.
    164. В случае срока действия акта год и более ответственный исполнитель обязан информировать губернатора области о ходе выполнения акта 2 раза в год (по состоянию на 01.07 и на 01.01) не позднее чем через 10 календарных дней после истечения контрольного срока и в течение 15 календарных дней после истечения срока действия акта.
    Информация о ходе выполнения акта предоставляется в контрольное управление ответственными исполнителями по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.
    В контрольном управлении формируется контрольное дело, в котором концентрируются все материалы о ходе исполнения документа.
    За 3 дня до истечения контролируемого срока предоставления информации ответственный исполнитель должен подготовить служебную записку о продлении срока выполнения постановления (распоряжения) по форме согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции или снятии с контроля актов губернатора, администрации области по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции, которую согласовывает с контрольным управлением.
    В заключительной части информации о снятии с контроля акта должно содержаться одно из следующих обоснованных предложений:
    об оставлении акта на внутреннем контроле ответственного исполнителя;
    о признании акта утратившим силу;
    о разработке правового акта взамен снимаемого с контроля.
    При необходимости продления срока исполнения акта готовится проект акта о внесении соответствующих изменений в первоначальный акт в установленном порядке.
    При наличии конкретной календарной даты исполнения акта информация о снятии с контроля акта должна быть представлена не позднее чем через 10 дней после указанной даты.
    Информации о ходе выполнения, о снятии с контроля и о продлении срока выполнения акта (с приложением проекта соответствующего постановления (распоряжения) подписываются ответственным исполнителем и предоставляются в контрольное управление. При отсутствии нарушений документы визируются специалистом контрольного управления на оборотной стороне документа.
    В случае наличия в акте разных сроков по выполнению поручений соисполнитель направляет информацию о выполнении поручения ответственному исполнителю (в случае исполнения поручения соисполнителем), который представляет ее в контрольное управление не позднее 10 дней после наступления срока исполнения поручения:
    информацию о выполнении поручения в виде служебной записки на имя губернатора области - по выполнению каждого конкретного поручения;
    информацию о снятии с контроля акта, содержащую отчет о выполнении акта в целом, - по выполнению последнего по срокам поручения, содержащегося в акте по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции.
    После согласования служебная записка вместе с контрольным делом направляется губернатору области для принятия решения.
    165. Решение о продлении срока выполнения постановлений (распоряжений) губернатора области и администрации области или снятии их с контроля принимает губернатор области.
    Основанием для снятия с контроля или продления срока выполнения актов является соответствующая резолюция губернатора области, в случае его отсутствия - первого заместителя губернатора области.
    После снятия с контроля акта контрольное управление передает информацию о снятии акта с контроля в правовое управление для принятия соответствующего решения (признания утратившим силу, внесения изменений и т.д.)
    В случае нарушения сроков представления информации ответственным исполнителем готовится служебная записка, направляемая в контрольное управление, с указанием объективной причины несоблюдения требований настоящей Инструкции.
    Контролируемые акты с резолюцией губернатора области остаются в контрольном управлении и оформляются в дело.
    Контрольное управление доводит решение о снятии с контроля или продлении сроков до ответственных исполнителей.
    На 25 число каждого месяца контрольным управлением представляется обобщенная информация ответственным исполнителям о состоянии исполнения актов губернатора области, администрации области.
    Контрольное управление ежеквартально представляет губернатору области информацию о состоянии исполнения актов в исполнительных органах государственной власти области, подразделениях.
    Глава 14. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ, ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
    166. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области и структурными подразделениями Аппарата. Документы, не связанные с деятельностью губернатора области, его первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области и подразделений Аппарата, к отправке не принимаются.
    Документы отправляются:
    почтовым отделением связи;
    фельдъегерской службой;
    факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
    нарочно.
    Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе корреспонденции и документооборота и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.
    Прием (передача) исходящей корреспонденции на отправку в рабочие дни почтовым отделением связи, фельдсвязью, нарочно осуществляется отделом корреспонденции и документооборота управления делопроизводства в день регистрации до 14 часов 30 минут. Документы, поступившие на отправку в отдел корреспонденции и документооборота позже установленного времени, подлежат отправке на следующий рабочий день.
    Передача факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации Костромской области.
    Отправка корреспонденции за подписью губернатора Костромской области электронной почтой осуществляется отделом информационного обеспечения управления информатизации и связи администрации области.
    При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
    Документы на отправку передаются при наличии:
    точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
    необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
    необходимого количества экземпляров приложений к документу;
    визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;
    двух экземпляров списков на рассылку документа.
    Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
    Обработка отправляемых документов включает:
    сортировку и вложение в конверты;
    указание адресата на конверте;
    определение стоимости отправления;
    проставление оттиска отправителя;
    передачу в отделение связи.
    Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
    Исходящие документы, требующие срочной отправки, передаются для отправки фельдъегерской связью. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
    Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
    167. Проекты писем оформляются на номерных типографских бланках установленного образца по форме согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.
    В аппарате администрации области используются:
    бланк губернатора Костромской области (цветной),
    бланк Администрации Костромской области (цветной),
    бланк Администрации Костромской области (черно-белый).
    Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
    Номерные бланки подлежат учету. Бланки, используемые при подготовке документов, должны использоваться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
    Получение бланков писем производится в журналах учета выдачи бланков писем. Получатели бланков писем должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).
    Уничтожение испорченных бланков осуществляется на основании актов на списание номерных бланков, представляемых в отдел корреспонденции и документооборота.
    Служебные письма на номерных бланках высшего должностного лица Костромской области "Губернатор Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются губернатором области без указания должности.
    Служебные письма на номерных бланках "Администрация Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, управляющим делами губернатора области, руководителем секретариата губернатора области, советниками и помощниками губернатора области по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.
    Телеграммы категории "Правительственная" оформляются и подписываются губернатором области по форме согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции.
    Телеграммы обычной категории подписываются первыми заместителями губернатора области, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области.
    168. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом шрифтом N 14 Times New Roman, а также документы, на основании которых они подготовлены.
    169. Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
    наименование организации - получателя документа;
    наименование вида документа;
    дата и регистрационный номер;
    заголовок документа (краткое содержание);
    фамилия руководителя, подписавшего документ;
    фамилия лица, являющегося составителем документа.
    В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
    Исходящий регистрационный номер включает в себя:
    буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, отделяемый дефисом;
    порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
    индекс приемной руководителя, подписавшего документ.
    Например, АК-543/9, где:
    АК - инициалы руководителя, подписавшего документ, - "Александр Коновалов";
  20. 543 - порядковый регистрационный номер в пределах календарного года;
  21. 9 - индекс, который еще раз подтверждает, что документ подписан заместителем губернатора области А.Н.Коноваловым.
  22. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
  23. 170. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.
  24. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых и телеграфных адресов.
  25. 171. В качестве адресатов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование адресата выравнивается по левому краю. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например: 
  26.                                                 Министру здравоохранения и
                                                социального развития
                                                Российской Федерации
                                                Т.А.Голиковой
  27. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например: 
  28.                                               Министерство юстиции
                                              Российской Федерации
                                              Департамент информатизации и
                                              научно-технического
                                              обеспечения
  29. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, после написания адресата, например: 
  30.                                           Заместителю министра транспорта
                                          Российской Федерации
                                          Е.С.Москвичеву
                                          Рождественская ул., д. 1 стр. 1,
                                          г. Москва, 109012
  31. При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: 
  32.                                               Образцову О.П.
                                              Советская ул., д. 35, кв. 12
                                              г. Кострома, 156000
  33. 172. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, оформляются на цветных номерных бланках высшего должностного лица и администрации области.
  34. 173. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок располагается под угловым штампом организации-отправителя.
  35. 174. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.
  36. 175. Объем исходящих писем, как правило, не должен превышать 1,5 страницы печатного текста.
  37. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
  38. В телеграммах указываются все реквизиты, предусмотренные для этого вида документов.
  39. 176. Исходящие письма, адресованные руководителям территориальных органов федеральных министерств и ведомств, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, оформляются аналогичным порядком на бланках "Администрация Костромской области" или телеграммах обычной категории и подписываются первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, курирующими соответствующие направления деятельности.
  40. 177. Исходящие письма и телеграммы, адресованные Президенту Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, его заместителям и другим должностным лицам Администрации Президента Российской Федерации, Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, председателям Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, их заместителям, руководителям комитетов и депутатских фракций в Государственной Думе, депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, его заместителям, федеральным министрам и их заместителям, руководителям федеральных служб и агентств, а также руководителям органов исполнительной и представительной власти субъектов Российской Федерации, подписанные губернатором области и требующие оперативной доставки адресату (кроме объемных более 10 листов формата А4 писем информационного характера), могут быть переданы через отдел специальной документальной связи администрации области с резолюцией на первом экземпляре документа "Передать через ОСДС. Подпись. Дата.", наложенной губернатором области или первыми заместителями, заместителями губернатора, статс-секретарем - заместителем губернатора области, руководителем секретариата губернатора области, а в период их длительного отсутствия - должностными лицами, исполняющими их обязанности. Данные документы должны быть аргументированы и содержать конкретные просьбы и предложения.
  41. Они оформляются на бланках "Губернатор Костромской области" или в форме телеграммы с пометкой "Правительственная" и подписываются исключительно губернатором области. В случае временного отсутствия губернатора (длительная командировка, отпуск, болезнь) данные документы оформляются на бланках "Администрация Костромской области" или в форме телеграммы обычной категории и подписываются первым заместителем губернатора области, временно исполняющим обязанности губернатора области.
  42. 178. Документы, указанные в пункте 176 настоящей Инструкции, предназначенные для отправки по почте или через телеграф, в целях сокращения почтово-телеграфных расходов и ускорения их доставки адресату также могут быть отправлены через отдел специальной документальной связи администрации области (далее - отдел специальной документальной связи).
  43. Решение о направлении этих писем и телеграмм адресатам через отдел специальной документальной связи принимают должностные лица, подписавшие документы, или руководитель секретариата губернатора области путем наложения на подписанном документе визы "Передать через ОСДС. Подпись. Дата".
  44. На поздравительных телеграммах, подлежащих передаче через отдел специальной документальной связи, данная виза не ставится, а пишется на служебном бланке.
  45. 179. Исполнители документов, указанных в п. 176 и п. 177, могут получить дополнительную консультацию у работников отдела специальной документальной связи о порядке оформления данных документов.
  46. 180. Копия исходящего документа (письма, телеграммы), завизированная исполнителем (при необходимости - со списком рассылки), помещается в дела согласно номенклатуре дел.
  47. 181. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, за исключением документов, доставляемых нарочно, отправляемых факсимильной связью, электронной почтой.
  48. 182. Служебные телеграммы отправляются по реестру отправки телеграмм с отметкой на ОАО "ЦентрТелеком" количества слов и стоимости телеграммы.

  1. Глава 15. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

  2. 183. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
  3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
  4. 184. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения заместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства.
  5. 185. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
  6. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
  7. 186. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом по мобилизационной работе или отделом корреспонденции и документооборота.
  8. Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.
  9. 187. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом по мобилизационной работе или отделом корреспонденции и документооборота. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
  10. 188. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
  11. 189. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в архив администрации области. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
  12. 190. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве администрации области, осуществляется с согласия начальника управления делопроизводства либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
  13. 191. Дополнительная рассылка актов губернатора области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства, либо по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.
  14. 192. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется заместителю губернатора области, курирующему вопросы делопроизводства.
  15. Проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.
  16. 193. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю губернатора области, курирующему вопросы делопроизводства.
  17. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем губернатора области, курирующим вопросы делопроизводства, и передаются на архивное хранение.
  18. 194. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
  19. 195. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

  20. Глава 16. Порядок подготовки и требования к оформлению планов

  21. 196. Предложения для включения в годовой план работы Аппарата и исполнительных органов государственной власти Костромской области включают в себя вопросы для рассмотрения на заседаниях администрации области и принятия постановлений губернатора области;
  22. Вопросы должны быть сформулированы предельно кратко (начинаются с предлога "О" или "Об").
  23. Предложения оформляются по форме согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.
  24. Данный документ представляется в организационный отдел управления государственной службы и организационной работы администрации области (далее - организационный отдел) за подписью первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области не позднее чем за 30 календарных дней до начала планируемого периода. При необходимости прилагаются обоснования вопросов, включаемых в план. Документы должны быть представлены на бумажном (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителях.
  25. Перспективный план заседаний администрации утверждается постановлением администрации Костромской области.
  26. 197. Календарные планы основных мероприятий, организуемых руководителями исполнительных органов государственной власти Костромской области или проводимых при их участии (планы на месяц), включают в себя следующие разделы:
  27. 1) мероприятия, проводимые губернатором Костромской области;
  28. 2) мероприятия, проводимые первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области;
  29. 3) мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Костромской области, подразделениями аппарата;
  30. 4) международные и межрегиональные мероприятия (для сведения);
  31. 5) мероприятия, проводимые Костромской областной Думой.
  32. Календарный план основных мероприятий оформляется по форме согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции.
  33. В документе указываются точные (без сокращений) наименования федеральных органов, организаций, исполнительных органов государственной власти Костромской области, подразделений Аппарата, внебюджетных фондов и организаций; должности, фамилии и инициалы лиц, ответственных за проведение мероприятий. Данный документ представляется в организационный отдел за подписью помощника, утвержденный первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области не позднее чем за 8 дней до начала планируемого периода (23-24 числа текущего месяца). Документы должны быть представлены на бумажном (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителях. Общий план на месяц на бумажном носителе направляется помощникам, советникам губернатора области, первым заместителям, заместителям губернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатора области, управляющему делами губернатора области, руководителю секретариата губернатора области, руководителям подразделений Аппарата.
  34. Электронная версия размещается управлением информатизации и связи администрации области на официальном сайте администрации области.
  35. Проект плана на месяц подписывается первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, курирующими соответствующее направление деятельности, и не позднее чем за 3 дня до начала планируемого периода представляется на утверждение губернатору области.
  36. 198. Мероприятия, проводимые губернатором области, первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, исполнительными органами государственной власти Костромской области или при их участии (планы на неделю).
  37. Мероприятия на очередную неделю включают в себя только основные, имеющие значимый социально-экономический и политический характер. Рабочие командировки, рассмотрение текущих ведомственных вопросов, направленные на выполнение должностных функциональных обязанностей, не включаются в перечень основных мероприятий.
  38. Основные мероприятия оформляются по форме согласно приложению N 24 к настоящей Инструкции.
  39. Во всех разделах плана не допускается сокращений, указываются точные наименования, должности, фамилии и инициалы исполнителей.
  40. Данный документ после согласования с курирующими первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области представляется в организационный отдел за подписью помощника первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области.
  41. Специалисты исполнительных органов государственной власти Костромской области, курируемых губернатором области, представляют предложения в план работы в организационный отдел за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области.
  42. Документы должны быть представлены на бумажном (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителях во второй половине дня среды недели, предшествующей планируемому периоду.
  43. Общий план на неделю направляется помощникам губернатора области, советникам губернатора области, первым заместителям, заместителям губернатора области, статс-секретарю - заместителю губернатора области, управляющему делами губернатора области, руководителю секретариата губернатора области, руководителям подразделений Аппарата.
  44. 199. План мероприятий с участием губернатора области включает в себя основные и наиболее значимые мероприятия, проводимые как на территории области, так и за ее пределами, в которых планируется участие губернатора области.
  45. Предложения для включения в план мероприятий с участием губернатора области оформляются по форме согласно приложению N 25 к настоящей Инструкции и представляются в секретариат губернатора области за подписью помощника, утвержденные соответствующими первыми заместителями, заместителями губернатора области, статс-секретарем - заместителем губернатора области, не позднее чем за 10 дней до начала планируемого периода (20-21 число текущего месяца).
  46. Проект плана согласовывается руководителем секретариата губернатора области с губернатором области.
  47. В течение планируемого периода в план мероприятий с участием губернатора области могут вноситься изменения, согласованные с губернатором области.

  1. Глава 17. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

  2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
  3. 200. Номенклатура дел администрации области представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Аппарате, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
  4. 201. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
  5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Костромской области, Регламентом администрации области, положениями о подразделениях Аппарата, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации области, их виды, состав и содержание.
  6. 202. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения Аппарата и цифрового обозначения вопроса.
  7. 203. Номенклатура дел подразделения Аппарата на следующий год составляется до 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство специалистом подразделения Аппарата и после согласования с протокольным отделом подписывается руководителем подразделения Аппарата по форме согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.
  8. 204. Сводная номенклатура дел администрации области составляется протокольным отделом на основании номенклатуры дел подразделений Аппарата и после ее одобрения экспертной комиссией администрации области и экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области утверждается губернатором области по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.
  9. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
  10. 205. В течение календарного года, при возникновении необходимости, в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения.
  11. В случае изменения структуры Аппарата в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
  12. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства.
  13. 206. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого календарного года уточняется, согласовывается экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области, утверждается губернатором области и вводится в действие с 1 января следующего года.
  14. Экспертная комиссия
  15. 207. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел Администрации, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная комиссия, состав которой утверждается Администрацией области.
  16. 208. Председателем экспертной комиссии является по должности начальник управления делопроизводства.
  17. 209. Функции экспертной комиссии, организация ее работы определяются в положении о Комиссии, утверждаемом постановлением администрации области.
  18. Формирование дел в подразделениях, оформление
  19. документов, законченных делопроизводством
  20. 210. Законченные делопроизводством документы формируются в отдельные дела и дела переписки.
  21. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
  22. 211. Отдельные дела заводятся на акты губернатора области, администрации области, протоколы заседаний Администрации, протоколы оперативных совещаний при губернаторе области, проекты законов Костромской области, внесенные Администрацией в Костромскую областную Думу.
  23. 212. В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов.
  24. 213. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
  25. 1) в дело помещать документы в строгом соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
  26. 2) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  27. 3) приложения присоединяются к основным документам независимо от даты их составления или утверждения. Приложения объемом свыше 150 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
  28. 4) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы с необходимым набором реквизитов и отметкой об исполнении. На документе исполнителем проставляются отметка "В дело", дата, подпись исполнителя и подпись руководителя структурного подразделения. Недооформленные и неисполненные документы возвращаются исполнителям на доработку;
  29. 5) документы располагать в хронологическом порядке;
  30. 6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, за исключением черновиков особо ценных документов;
  31. 7) документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;
  32. 8) дело не должно превышать 250 листов;
  33. 9) если дело состоит из нескольких томов, то каждый том оформляется и нумеруется как самостоятельное дело.
  34. Систематизация документов внутри дела
  35. 214. В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются прокладки одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.
  36. При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на прокладке делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".
  37. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
  38. 215. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении дела переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
  39. 216. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом губернатора области, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
  40. 217. В случае издания актов губернатора области во исполнение или изменение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года, при этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
  41. 218. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов губернатора, администрации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
  42. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
  43. 219. Не допускается включение в дело документов по актам губернатора области, администрации области, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий документов, а также документов, подлежащих возврату.
  44. 220. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по форме согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции.
  45. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.
  46. Для дел переписки временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.
  47. На лицевой стороне последнего листа дела, подготовленного для передачи на архивное хранение, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения.
  48. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.
  49. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
  50. Оформление обложки дела
  51. 221. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименования фондообразователя и подразделения, номер (индекс по номенклатуре) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов, срок хранения дела.
  52. 222. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.
  53. 223. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти и учреждений.
  54. Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
  55. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
  56. По окончании года в заголовок на обложке дел вносятся уточнения. В том числе уточнению подлежат и заголовки дел, включающие переписку. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
  57. 224. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты внутренних документов, зарегистрированных в подразделении, дата акта.
  58. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
  59. При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
  60. При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
  61. 225. Обложка дела оформляется черными чернилами. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела указываются на обложке.
  62. Нумерация листов
  63. 226. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.
  64. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
  65. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
  66. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
  2. 227. После завершения нумерации листов в конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело, и дата. Если количество листов в деле изменяется, делается новая заверительная надпись. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.
  3. 228. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, не требующему пересистематизации документов внутри дела, их нумерации и составления заверительной записи. Они могут храниться в скоросшивателях.
  4. Составление описей дел
  5. 229. По окончании календарного года специалистом, ответственным за делопроизводство в подразделении, в соответствии с записями в журнале регистрации дел формируется опись дел, которая распечатывается в двух экземплярах.
  6. 230. В опись дел постоянного срока хранения согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров
  7. 231. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
  8. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  9. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
  10. систематизация дел в описи структурного подразделения должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту;
  11. графа описи "примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел и т.п.
  12. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
  13. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
  14. Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе "Примечание" делается пометка "н/к" (на контроле).
  15. Составление актов о выделении к уничтожению
  16. документов, не подлежащих хранению
  17. 232. Испорченные номерные бланки, дела и документы временного срока хранения, отобранные для уничтожения в процессе экспертизы, включаются в акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции. Дела включаются в акт на уничтожение, если срок их хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Так, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года. Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении к уничтожению производится после подготовки сводных описей дел постоянного срока хранения за этот же период.
  18. 233. Акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел, оставленных на хранение. Акты о выделении к уничтожению документов утверждаются заместителем губернатора области после утверждения сводных описей дел постоянного срока хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области.
  19. 234. После утверждения актов дела, бланки, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенном для них месте. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Утвержденные к уничтожению документы в упакованном виде сдаются на переработку или сжигаются. Уничтожение секретных документов осуществляется особым порядком.
  20. К акту о выделении дел на уничтожение прикладывается накладная о сдаче документов на переработку или делается отметка о том, что документы сожжены.
  21. Передача дел в архив
  22. 235. Описи дел подписываются специалистом, ответственным за делопроизводство в подразделении (с указанием даты их составления), и сотрудником архива, осуществлявшим прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, а второй хранится в подразделении 10 лет.
  23. 236. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым начальником управления делопроизводства.
  24. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, сотрудником архива оформляется выдача этих дел во временное пользование.
  25. 237. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппарата ответственный за делопроизводство сотрудник в течение двух месяцев должен сформировать все документы в дела и передать их в архив, независимо от сроков хранения.
  26. 238. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.
  27. 239. Прием каждого дела ведется работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, даты приема-передачи, и ставятся подписи сотрудника, передающего дела и принимающего.
  28. 240. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.
  29. 241. По указанию руководителя подразделения Аппарата к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы.
  30. 242. Дела временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении Аппарата, а затем уничтожаются по акту по форме согласно приложению N 31 к настоящей Инструкции, который согласовывается с протокольным отделом и утверждается руководителем подразделения Аппарата. К акту прилагаются перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения.
  31. Оперативное использование архивных документов
  32. 243. Государственные гражданские служащие подразделений Аппарата в целях исполнения своих служебных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами.
  33. Архивные дела и документы предоставляются государственным гражданским служащим подразделений Аппарата для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачи документов.
  34. Архивные дела подразделений Аппарата предоставляются государственным гражданским служащим подразделений Аппарата, из которых переданы документы на архивное хранение.
  35. Государственным гражданским служащим других подразделений Аппарата архивные дела предоставляются по письменному запросу руководителя подразделения Аппарата, согласованному с руководителем подразделения Аппарата, из которого переданы дела и документы в архив. В случае ликвидации этого подразделения Аппарата или отсутствия его правопреемника - с разрешения начальника управления делопроизводства.
  36. Государственные гражданские служащие подразделений Аппарата несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
  37. Изъятие документов из дел, передача государственными гражданскими служащими подразделений Аппарата архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
  38. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения заместителя губернатора области, курирующего вопросы делопроизводства с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
  39. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
  40. Подлинники актов губернатора области, администрации области, протоколов заседаний коллегии при губернаторе, протоколов заседаний администрации Костромской области, договоров, соглашений и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
  41. Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 16 настоящей Инструкции.
  42. 244. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.

  43. Глава 18. Машинописные и копировально-множительные работы

  44. 245. В Аппарате печатаются только документы служебного характера.
  45. 246. В подразделениях, как правило, с использованием компьютерной техники печатаются проекты резолюций по рассмотренным документам, служебные письма за подписью первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, руководителей подразделений Аппарата, заявки и документы внутреннего характера, проекты актов губернатора области, администрации области и приложения к ним, проекты договоров и соглашений, документы к заседаниям администрации области, документы к заседаниям у первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области.
  46. 247. В протокольном отделе печатаются:
  47. 1) проекты актов губернатора области, администрации области и приложения к ним;
  48. 2) документы к заседаниям администрации области;
  49. 3) проекты договоров и соглашений;
  50. 4) проекты писем и других документов (кроме проектов резолюций) за подписью губернатора области;
  51. 5) доклады и выступления губернатора области;
  52. 6) документы Аппарата объемом не более одной страницы.
  53. Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется начальником управления делопроизводства.
  54. 248. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания документы, написанные неразборчиво или карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии документов.
  55. При подготовке документов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
  56. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем.
  57. В случае если документ первоначально готовился в подразделении, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора Win Word на дискете 3,5 дюйма.
  58. При передаче исполнителем документов, записанных на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с документами возвращается исполнителю.
  59. Печатание документов под диктовку не производится.
  60. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.
  61. 249. Печатание документов производится на бланках установленной формы на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
  62. 250. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются под расписку исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю осуществляется по разрешению руководителя подразделения-заказчика.
  63. 251. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно в протокольном отделе, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях. Необходимость копирования служебных документов определяют руководители подразделений Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции, подписанный начальником управления делопроизводства.
  64. 252. Служебные документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
  65. 253. Копирование служебных документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются акты губернатора области, администрации области.
  66. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа.
  67. 254. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
  68. 255. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных документов небольшого объема и тиража в соответствии с техническими характеристиками копировальных аппаратов. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет специалист, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Аппарата, в котором установлена копировальная техника.

  69. Глава 19. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

  70. 256. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в приемных руководителей подразделений.
  71. 257. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
  72. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
  73. 258. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
  74. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
  75. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
  76. Передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе корреспонденции и документооборота.
  77. Подлинники документов после их передачи направляются в отдел корреспонденции и документооборота либо возвращаются исполнителям.
  78. 259. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.
  79. 260. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
  80. На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи скрепляются подписью ответственного лица.
  81. Подлинник принятой факсограммы доводится до руководителя подразделения (его заместителя) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
  82. 261. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
  83. 262. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
  84. 263. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

  85. Глава 20. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение гербовых и простых печатей, штампов и бланков с изображением герба Костромской области

  86. 264. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности губернатора области и подразделений Аппарата, производится по разрешению управляющего делами губернатора области.
  87. 265. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полного герба Костромской области, круглых печатей и штампов, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Костромской области, бланков с изображением герба Костромской области, необходимых для обеспечения деятельности губернатора и администрации Костромской области, производится по заказу администрации Костромской области и осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
  88. 266. Администрация области имеет две гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и две печати с гербом Костромской области.
  89. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная со второй.
  90. 267. Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
  91. 268. Гербовые и круглые печати и штампы, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Костромской области, бланки с изображением герба Костромской области хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
  92. 269. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей, штампов и бланков в подразделениях Аппарата возлагаются на их руководителей.
  93. 270. Печати с изображением герба Костромской области используются для заверения подписей должностных лиц органов государственной власти Костромской области, иных государственных организаций и учреждений Костромской области.
  94. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, представлен в приложении N 33 к настоящей Инструкции.
  95. 271. Гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации хранятся у управляющего делами губернатора области и в отделе корреспонденции и документооборота.
  96. 272. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации области, подписываются губернатором Костромской области. Печати с изображением герба Костромской области ставятся на документы, требующие особого удостоверения их подлинности.
  97. 273. Подразделения Аппарата могут иметь круглые печати и штампы.
  98. 274. Право иметь круглые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о подразделении Аппарата.
  99. 275. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
  100. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
  101. 276. Перечень документов, на которые ставится оттиск простой печати, указан в приложении N 35 (не приводится) к настоящей Инструкции.
  102. 277. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Костромской области определяется губернатором области.
  103. 278. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области хранятся у управляющего делами губернатора области и у руководителя секретариата губернатора области.
  104. 279. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах администрации области, Почетной грамоте администрации области, Благодарственном письме администрации области и других документах аналогичного характера.
  105. 280. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
  106. 281. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области подписывается управляющим делами губернатора области.
  107. 282. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель губернатора области, курирующий вопросы делопроизводства, и управляющий делами губернатора области.
  108. 283. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области, где они уничтожаются по акту.
  109. 284. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений Аппарата.
  110. 285. Государственный гражданский служащий, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в отдел эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области.
  111. 286. В администрации области применяются следующие бланки с воспроизведением изображения герба Костромской области (далее - гербовые бланки):
  112. 1) бланк письма губернатора области (приложение N 38 - не приводится);
  113. 2) бланк письма администрации области (приложение N 39 - не приводится);
  114. 3) бланк письма подразделения Аппарата (приложение N 40 - не приводится);
  115. 4) бланк правового акта губернатора области и администрации области (приложения N 41 и 42 - не приводятся).
  116. 287. Для подготовки писем губернатора области и администрации области используются номерные бланки с угловым расположением реквизитов с цветным или черно-белым воспроизведением изображения полного герба Костромской области.
  117. 288. Полный герб Костромской области в многоцветном варианте помещается на бланках постановлений губернатора Костромской области и постановлений администрации Костромской области.
  118. 289. Средний герб Костромской области в одноцветном варианте помещается на бланках распоряжений губернатора Костромской области и администрации Костромской области, распоряжениях первых заместителей губернатора области, распоряжениях заместителей губернатора области, распоряжениях статс-секретаря - заместителя губернатора области, распоряжениях управляющего делами губернатора области.
  119. 290. Малый герб Костромской области в одноцветном варианте помещается на бланках структурных подразделений аппарата администрации Костромской области.
  120. 291. Бланк письма губернатора области и администрации области с цветным воспроизведением изображения полного герба Костромской области применяется при подготовке документов, направляемых за подписью губернатора.
  121. Бланк письма администрации области с черно-белым воспроизведением изображения полного герба Костромской области применяется при подготовке документов, направляемых за подписью первых заместителей, заместителей губернатора области, статс-секретаря - заместителя губернатора области, управляющего делами губернатора области.
  122. 292. Номерные гербовые бланки писем губернатора области и администрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление выше перечисленных бланков осуществляется через отдел эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области на основании заявки, подписанной управляющим делами губернатора Костромской области.
  123. Не допускается изготовление гербовых бланков с использованием компьютерной и копировально-множительной техники.
  124. 293. Номерные гербовые бланки писем подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению.
  125. 294. Ответственность за учет, хранение и выдачу подразделениям Аппарата возлагается на отдел корреспонденции и документооборота. Учет номерных бланков ведется в специальном журнале раздельно по каждому виду.
  126. 295. Номерные гербовые бланки писем выдаются специалистам подразделений Аппарата, ответственным за делопроизводство и осуществляющим контроль за правильным их использованием, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
  127. 296. Уничтожение испорченных номерных гербовых бланков писем производится по акту (приложение N 2).
  128. 297. В случае обнаружения утраты номерных гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование.
  129. 298. Гербовые бланки правовых актов губернатора области и администрации области изготавливаются на компьютерной технике в протокольном отделе непосредственно перед подписанием акта губернатором области.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. 1. Проект постановления или распоряжения губернатора области, администрации области печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14.
  2. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
  3. 2. Постановление и распоряжение имеют следующие реквизиты:
  4. 1) герб Костромской области.
  5. На проектах актов, выносимых на согласование, вместо герба в правом верхнем углу пишется слово ПРОЕКТ;
  6. 2) наименование органа, издавшего документ, - губернатор Костромской области, администрация Костромской области;
  7. 3) наименование вида акта - постановление, распоряжение;
  8. 4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, одним интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом;
  9. 5) номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.
  10. К порядковому номеру постановления администрации через дефис добавляется буква "а", например: N 156-а.
  11. К порядковому номеру распоряжения администрации через дефис добавляются буквы "ра", например: N 167-ра.
  12. К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефис добавляется буква "р", например: N 156-р.
  13. 6) место издания отделяется от реквизита "дата, номер" одним интервалом и оформляется центрованным способом - г. Кострома.
  14. 7) заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом "место издания". Печатается 14 жирным шрифтом с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал центрованным способом. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.
  15. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
  16. 8) текст отделяется от заголовка двумя интервалами и печатается через 1 интервал.
  17. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
  18. 3. Структуру нормативного правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения.
  19. 1) Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными актами по данному вопросу. В тексте актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок.
  20. Например, "В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08 июля 1997 года N 835 "О первичных учетных документах..."
  21. В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка на соответствующие нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный правовой акт, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
  22. Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", администрации области - словами "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ", после которого ставится двоеточие. Слова "постановляю", "администрация Костромской области постановляет" располагаются на отдельной строке с красной строки от левого поля. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.
  23. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. При этом постановление губернатора начинается со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", постановление администрации области - со слов "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ".
  24. 2) Основная (содержательная) часть проектов постановлений (распоряжений) губернатора области, администрации Костромской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
  25. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
  26. В отдельных случаях пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
  27. В основной (содержательной) части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения.
  28. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны исполнительные органы государственной власти Костромской области, подразделения Аппарата или должностные лица.
  29. Например, "Директору департамента образования и науки Костромской области Анохину А.А.", "Департаменту финансов Костромской области (Камкин А.А.)".
  30. Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.
  31. Контроль исполнения постановления (распоряжения) губернатора области, администрации области должен возлагаться на первых заместителей, заместителей губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между ними. "Контроль за исполнением постановления (распоряжения) возложить на первого заместителя губернатора Костромской области Топыричева В.П.".
  32. 3) В заключительных положениях нормативных правовых актов указываются: акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядок вступления акта в силу.
  33. Порядок и сроки вступления в силу нормативного правового акта определяются в соответствии с Уставом Костромской области, Законом Костромской области "О нормативных правовых актах Костромской области". В проектах постановления рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления в силу данного постановления (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты). Например, "Настоящее постановление вступает в силу с...".
  34. Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.
  35. Например,
  36. "1. Признать утратившими силу:
  37. 1) постановление губернатора Костромской области от 11 февраля 2003 года N 45 "О проведении конкурсов";
  38. 2) постановление губернатора Костромской области от 11 декабря 2003 года N 480 "О внесении изменений в постановление губернатора области от 11.02.2003 N 45.".
  39. Если при изменении правового акта его структурные единицы (глава, пункт, подпункт, абзац) или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы исключаются или признаются утратившими силу, а слова и предложения - исключаются.
  40. Например,
  41. "пункт 1 признать утратившим силу";
  42. "абзац второй подпункта 4 пункта 3 исключить";
  43. "в пункте 2 слово "положение" исключить".
  44. 4) Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит из слов "Губернатор области", инициала имени и фамилии губернатора области и печатается в одну строку. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия - у правой границы текстового поля.
  45. Например:
  46. Губернатор области И.Слюняев
  47. Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа - в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
  48. Правовые акты, подписываемые в отсутствие губернатора области первым заместителем губернатора области, исполняющим в отсутствие губернатора области его обязанности, оформляются на бланке "Первый заместитель губернатора Костромской области". Подпись состоит из наименования должности "Первый заместитель губернатора области", инициала имени и фамилии лица, подписавшего акт. При этом слова "Первый заместитель" и "губернатора области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия первого заместителя губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.
  49. 4. При подготовке нормативных правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных нормативных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично либо об их частичном изменении.
  50. Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение нормативного правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый акт.
  51. Все изменения, вносимые в ранее принятые акты, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, при этом указываются все предыдущие редакции актов.
  52. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
  53. 5. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование акта всегда содержит слово "изменение" в соответствующем числе.
  54. Например,
  55. "О внесении изменения(ий) в постановление...".
  56. 6. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.
  57. Если в пункте акта необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
  58. "В подпункте 1 пункта 2 слова "(...слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)..." заменить словами "...(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)..." в соответствующем падеже.".
  59. 7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.
  60. Например,
  61. "Подпункт 1 пункта 2 дополнить предложением следующего содержания: "....."
  62. или
  63. "В подпункте 1 пункта 2 слова "....." заменить словами "...".
  64. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
  65. Например,
  66. "... пункт 1 после слов "....." дополнить словами "....".
  67. В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
  68. "Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "....". При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
    8. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:
    "1. Внести в постановление губернатора Костромской области от 11 февраля 2005 года N 45 "О проведении конкурсов" следующие изменения:
    1) в подпункте 2 пункта 1 слова "....." заменить словами ".....";
  69. 2) абзац второй подпункта 3 после слов "....." дополнить словами "....";
  70. 3) подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: "...";
  71. 4) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;
  72. 5) пункт 3 изложить в следующей редакции:
  73. "3......";
    6) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:
    ".....".
    Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).
    9. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа". Например, "цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".
  74. При замене слова и цифр употребляется термин "слова". Например, "слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".
  75. 10. В целях сохранения структуры пункта:
  76. 1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
  77. 2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;
  78. 3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
  79. Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера (буквенные обозначения) предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам (буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная с первого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера (буквенные обозначения), следующие за номером (буквенным обозначением) последнего.
  80. При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерация оставшихся пунктов сохраняется.
  81. 11. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение жирным шрифтом или курсивом в тексте не допускается, не допускается написание аббревиатуры РФ вместо Российская Федерация.
  82. Допускается использовать только общепринятые сокращения.
  83. 12. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.
  84. 13. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
  85. Дата в заголовке пишется цифровым способом (например, "12.01.2005"), в тексте акта - словесно-цифровым (например, "12 января 2005 года").
  86. В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
  87. Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В многозначных числах точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
  88. 14. Приложения к проектам постановлений и распоряжений губернатора области, администрации области печатаются на отдельных листах бумаги. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка ("приложение N 1", "согласно приложению", "прилагаемый").
  89. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
  90. 1) В приложениях помещаются положения, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы документов и др.
  91. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через один межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
  92. Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 интервалов. Длина черты - 2-3 см.
  2. 2) При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.
  3. Например: 
  4.                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                    постановлением
                                                 губернатора области
                                          от "___" _________ 200_ г. N ___
  5. Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
  6. 3) Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол-интервала.
  7. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта пятью дополнительными интервалами, от текста приложения - двумя дополнительными интервалами.
  8. 4) Основная часть приложения может иметь следующие основные структурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты.
  9. Разделы, главы и пункты должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них.
  10. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
  11. Заголовки глав нумеруются арабской цифрой со словом "глава", печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав полужирным шрифтом.
  12. Пункты в пределах всего акта должны иметь сквозную нумерацию. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
  13. 5) Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки, как правило, должны быть пронумерованы. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.
  14. Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице или проставляются порядковые номера граф.
  15. 6) Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля. Каждое приложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовым актом документов, имеющих приложения, используется сквозная нумерация страниц приложения.
  16. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом N 6. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
  17. На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.
  18. 7) Все страницы приложения, включая таблицы, оформляются в едином формате (горизонтальное или вертикальное расположение текста).
  19. Оформление таблиц допускается на листах формата А3.
  20. 8) Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде приложения. При этом:
  21. первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
  22. далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
  23. затем указывается секретарь рабочей группы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
  24. остальные члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности) с указанием фамилии, имени, отчества, наименованием должности, звания.
  25. Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде трех колонок: в первой из них располагают фамилии, имена и отчества, во второй - тире, в третьей - наименование должности. После фамилии, имени и отчества перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.
  26. 15. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа подлинника проекта постановления (распоряжения).
  27. 16. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом надо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки).
  28. На приложениях к проектам актов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
  29. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает имя файла и дату создания документа.
  30. 17. Регистрация актов осуществляется протокольным отделом.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Лист согласования
  1. Проекта __________________________________________________________________
(постановление губернатора области, администрации области и его заголовок)
  2. Должность, Ф.И.О. Дата Подпись Примечание
    Первый заместитель губернатора Костромской области Топыричев В.П.
    Заместитель губернатора Костромской области Виноградов В.И.
    Директор департамента финансов Костромской области Камкин А.А.
    Директор департамента экономического развития, промышленности и торговли Костромской области Алексеев П.В.
    Начальник правового управления администрации области Барабанов М.В.
    Директор департамента социальной защиты населения, опеки и попечительства Костромской области Иванова А.И. 
  3. Электронная копия сдана
Соответствие текста файла и оригинала документа подтверждаю
________________________
 (подпись исполнителя)
Название файла:
Список рассылки документа:
Исполнитель:
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Лист движения
  1. проекта __________________________________________________________________
(постановление губернатора области, администрации области и его заголовок)
  2. N п/п Приемная первого заместителя губернатора Костромской области, приемная заместителя губернатора Костромской области, исполнительный орган государственной власти Костромской области или структурное подразделение аппарата администрации области Дата приема проекта на визирование и подписи ответственных исполнителей Дата визирования проекта документа Дата возврата проекта и подписи ответственных исполнителей
    1. Пример: Приемная заместителя губернатора Костромской области 16.02.2009 подписи ответственного исполнителя и ответственного за ведение делопроизводства, через которого документ сдается на визирование 16.02.2009 (заполняется ответственным за ведение делопроизводства) 16.02.2009 подписи ответственного за ведение делопроизводства и ответственного исполнителя при возврате документа
    2. Департамент экономического развития, промышленности и торговли
    3. Департамент финансов
    4. Правовое управление
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Протокол согласительного совещания по проекту закона костромской области "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы"
  1. г. Кострома 6 марта 2009 года
  2. ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
  3. ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
  4. В.И.ВИНОГРАДОВ
  5. Присутствовали: 
  6. Заместитель директора департамента занятости     С.А.Скрипелева
населения Костромской области
Заместитель директора департамента образования   Т.Е.Быстрякова
и науки Костромской области
Начальник управления социальной сферы            М.Е.Клюткина
департамента финансов Костромской области
Начальник отдела правового управления            В.Н.Шмелев
администрации области
Заместитель директора департамента социальной    Г.Н.Христофорова
защиты населения, опеки и попечительства
Костромской области
Заместитель председателя комиссии по делам       Ю.И.Селянкин
несовершеннолетних граждан и защите их прав
в Костромской области
  7. Выступили:
  8. Виноградов В.И.
  9. Департаментом государственной службы занятости населения Костромской области разработан проект закона Костромской области "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы". Принцип действия данного Закона такой же, как и у Закона, предусматривающего стимулирование создания работодателями дополнительных специальных рабочих мест для инвалидов в части полной или частичной компенсации затрат работодателей из средств областного бюджета. Вопрос только в финансировании.
  10. Шмелев В.Н.
  11. Разработку законопроекта считаю нецелесообразным. Достаточно разработать постановление администрации Костромской области о порядке предоставления субсидий из областного бюджета организациям на возмещение затрат, связанных с трудоустройством отдельных категорий несовершеннолетних граждан. Для предоставления субсидий из областного бюджета в 2009 году необходимо внесение изменений в статью 14 Закона Костромской области от 23.12.2008 г. N 417-4-ЗКО "Об областном бюджете на 2009 год".
  12. Виноградов В.И.
  13. Согласен с предложением правового управления. Предлагаю разработать проект постановления администрации Костромской области "О реализации в Костромской области в 2010 году пилотного проекта "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы". Таким образом, внесение изменений в Закон "Об областном бюджете на 2009 год" не потребуется. Выделение финансовых средств на реализацию данного постановления будет предусмотрено при разработке Закона Костромской области "Об областном бюджете на 2010 год".
  14. Скрипелева С.А.
  15. Считаю целесообразным разработать проект постановления администрации Костромской области "О реализации в Костромской области в 2010 году пилотного проекта "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы". В 2009 году организовать трудоустройство подростков в рамках программы "Содействие занятости населения на 2009-2010 годы", что не потребует дополнительных средств из областного бюджета. При организации трудоустройства несовершеннолетних граждан предпочтение отдавать подросткам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации.
  16. Решение согласительной комиссии:
  17. 1. Департаменту государственной службы занятости населения Костромской области (Брезгин В.М.):
  18. 1) разработать проект постановления администрации Костромской области "О реализации в Костромской области в 2010 году пилотного проекта "О предоставлении организациям компенсаций на частичное возмещение расходов по оплате труда отдельных категорий несовершеннолетних граждан, испытывающих трудности в поиске работы", финансово-экономическое обоснование и пояснительную записку к нему;
  19. 2) согласовать проект постановления с членами администрации Костромской области для его рассмотрения и принятия на заседании администрации 25 марта 2009 года;
  20. 3) организовать в 2009 году временную занятость в свободное от учебы время для 6900 несовершеннолетних граждан (в рамках программы "Содействие занятости населения на 2009-2010 годы"), обеспечив трудоустройство подростков, находящихся в трудной жизненной ситуации, не менее 50% от общего числа трудоустроенных несовершеннолетних граждан.
  21. 2. Направить проект постановления на правовую экспертизу в правовое управление администрации Костромской области. 
  22. Председательствующий:                      В.И.Виноградов
Присутствующие:                            С.А.Скрипелева
                                           Т.Е.Быстрякова
                                           М.Е.Клюткина
                                           В.Н.Шмелев
                                           Ю.И.Селянкин
                                           Г.Н.Христофорова
Секретарь:                                 Т.И.Константинова
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. 1. Протоколы заседаний, совещаний оформляются на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman размером N 14.
  2. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении протокола на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
  3. 2. При оформлении протоколов используются следующие реквизиты:
  4. 1) Наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.
  5. Печатается центрованным способом прописными буквами. Выделяется шрифтом более яркой насыщенности.
  6. 2) Вид заседания, совещания.
  7. Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименование вида документа" через пробел прописными буквами центрованным способом и согласуется с ним в родительном падеже.
  8. 3) Место проведения, дата и номер.
  9. Через пробел от предыдущего реквизита проставляется двойная горизонтальная черта. Через пробел от горизонтальной черты от границы левого поля на одной строке печатается место проведения заседания, совещания, дата и номер.
  10. Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола - арабскими цифрами.
  11. Например:
  12. г. Кострома 22 сентября 2008 года N....
  13. 4) Слово "Председательствовал".
  14. Печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованным способом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании, совещании.
  15. 5) Слово "Присутствовали".
  16. Печатается от границы левого поля, слово подчеркивается. Далее (через двоеточие и пробел) в столбик шириной не более 8 см печатаются наименования должностей, далее через дефис инициалы и фамилии присутствовавших в алфавитном порядке в 2 столбика, каждый из которых шириной не более 4,5 см.
  17. 6) Далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещания печатается вопрос повестки заседания, совещания.
  18. Вопрос повестки заседания, совещания печатается центрованным способом с нумерацией вопросов римскими цифрами с точкой и с фамилиями выступающих по данному вопросу (фамилии печатаются под чертой, которая через пробел отделяет вопрос повестки).
  19. Например:

  20. V. О работе автомобильного транспорта общего пользования в зимний период 2008-2009 годов (о переходе общественного транспорта на зимний график работы)

  21. ___________________________________________________________
  22. (Мосейкин, Бычков, Шляпкина, Топыричев)
  23. Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границы левого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой.
  24. 7) Подпись.
  25. Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии).
  26. Протокол согласительных совещаний подписывают все члены согласительной комиссии.
  27. ПРОТОКОЛ
  28. ЗАСЕДАНИЯ
  29. АДМИНИСТРАЦИИ
  30. КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
  31. (СОВЕЩАНИЙ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ, СОВЕЩАНИЙ
  32. И КОМИССИЙ ПРИ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЯХ, ЗАМЕСТИТЕЛЯХ
  33. ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, СТАТС-СЕКРЕТАРЕ - ЗАМЕСТИТЕЛЕ
  34. ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ)
  35. ___________________________________________________________
  36. г. Кострома "___" _______ 2009 г. N
  37. ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
  38. ДОЛЖНОСТЬ
  39. И.О.ФАМИЛИЯ 
  40. Присутствовали:
Главный федеральный инспектор в Костромской    - инициалы и фамилия
области аппарата полномочного представителя
Президента Российской Федерации
в Центральном федеральном округе
Председатель Костромской областной Думы        - инициалы и фамилия
Первые заместители, заместители губернатора    - инициалы и фамилии в
области                                          алфавитном порядке
Руководители департаментов                     - инициалы и фамилии в
                                                 алфавитном порядке
Руководители (заместители руководителей)       - инициалы и фамилии в
исполнительных органов государственной           алфавитном порядке
власти области
Руководители (заместители) структурных         - инициалы и фамилии в
подразделений аппарата администрации             алфавитном порядке
области
Главы (заместители) муниципальных              - инициалы и фамилии в
образований области                              алфавитном порядке
Руководители (заместители руководителей)       - инициалы и фамилии в
территориальных органов федеральных              алфавитном порядке
исполнительных органов власти
  41. ответственные работники администрации области, представители средств массовой информации.

  42. I. О мероприятиях по реализации в Костромской области положений Градостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлению государственного строительного надзора при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства в 2007 году и задачах на 2008 год

  43. ___________________________________________________________
  44. (Фамилия, Фамилия, Фамилия)
  45. 1. Информацию заместителя губернатора области Левдикова В.И. о мероприятиях по реализации в Костромской области положений Градостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлению государственного строительного надзора при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства в 2007 году и задачах на 2008 год принять к сведению.
  46. 2. Контрольному управлению администрации области (Колесникова О.В.):
  47. 1) проверить качество проверок, проведенных специалистами инспекции Государственного строительного надзора Костромской области в 2007 году, а также правоприменительную практику с точки зрения Градостроительного кодекса Российской Федерации и Административного кодекса Российской Федерации;
  48. 2) об итогах проверки доложить на оперативном совещании при губернаторе области.
  49. (Далее текст не приводится)
  50. Председательствующий И.Фамилия
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Протокол заседания администрации костромской области (совещаний при губернаторе костромской области, совещаний и комиссий при первых заместителях, заместителях губернатора области, статс-секретаре — заместителе губернатора области) ___________________________________________________________
  1. г. Кострома "___" _______ 2009 г. N
  2. ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
  3. ДОЛЖНОСТЬ
  4. И.О.ФАМИЛИЯ 
  5. Присутствовали:
Главный федеральный инспектор в Костромской    - инициалы и фамилия
области аппарата полномочного представителя
Президента Российской Федерации
в Центральном федеральном округе
Председатель Костромской областной Думы        - инициалы и фамилия
Первые заместители, заместители губернатора    - инициалы и фамилии в
области                                          алфавитном порядке
Руководители департаментов                     - инициалы и фамилии в
                                                 алфавитном порядке
Руководители (заместители руководителей)       - инициалы и фамилии в
исполнительных органов государственной           алфавитном порядке
власти области
Руководители (заместители) структурных         - инициалы и фамилии в
подразделений аппарата администрации             алфавитном порядке
области
Главы (заместители) муниципальных              - инициалы и фамилии в
образований области                              алфавитном порядке
Руководители (заместители руководителей)       - инициалы и фамилии в
территориальных органов федеральных              алфавитном порядке
исполнительных органов власти
  6. ответственные работники администрации области, представители средств массовой информации.

  7. VII. Разное

  8. ___________________________________________________________
  9. (Фамилия, Фамилия, Фамилия)
  10. 9. Заместителю губернатора Костромской области Брычееву В.Г. совместно с заместителем губернатора Костромской области Левдиковым В.И.:
  11. 1) в недельный срок представить губернатору области отчет о работе органов государственной власти области совместно с федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации в части формирования доходов области и расходных полномочий администрации Костромской области по итогам 1 квартала 2008 года;
  12. 2) представить губернатору области отчет о ходе формирования пообъектного перечня в составе ФАИП, ФЦП в разрезе органов государственной власти области по сравнению с 2007 годом.
  13. (Далее текст не приводится)
  14. Председательствующий И.Фамилия
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Распоряжение заместителя губернатора костромской области от "___" ___________ 2009 г. №_______ Г. Кострома заголовок (центрованным способом, полужирным шрифтом)
  1. Заместитель губернатора
Костромской области                                              В.Сахаров
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции и документооборота
  1. 1. Письма, поступившие для сведения.
  2. 2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
  3. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний, конференций.
  4. 4. Приглашения на различные мероприятия, поздравительные письма и телеграммы.
  5. 5. Учебные планы, программы.
  6. 6. Рекламные извещения, плакаты, брошюры, буклеты.
  7. 7. Прейскуранты цен.
  8. 8. Технические условия.
  9. 9. Документы на заключение коллективных договоров.
  10. 10. Бухгалтерские документы.
  11. 11. Периодические издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени).
  12. 12. Формы статотчетности.
  13. 13. Корреспонденция, адресованная с пометкой "Лично".
  14. 14. Объяснительные записки.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1.                     АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
                       Костромской областной суд
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
18.01.2009 г. N 167-27-0
Письмо
                                                                  N К-2
                                                             15.01.2008
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
Для  согласования  материала  в  отношении  Гаевого Д.Д. - кандидата на
должность  мирового  судьи  судебного  участка  N 16  г.  Волгореченска
Костромской области.
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
                            >> ориг Слюняеву И.Н.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1.                     АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
    Федеральное агентство по строительству и жилищно-коммунальному
                               хозяйству
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
23.01.2009 г. N 282-17-1
Письмо
                                                               ОС-31/01
                                                             11.01.2008
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
Ответ  на  исх. N 1711/1  от 13.12.2008 г.  о  передаче  полномочий  по
проведению  лицензионного  контроля  Костромскому  отделению филиала по
ЦФО ФГУ "Федеральный лицензионный центр при Росстрое"
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
                          >> ориг Топыричев В.П.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Администрация костромской области
  1. Входящий N и дата регистрации Вид документа Исходящий N и дата поступившего документа
    пр-63 Указ Президента РФ N 51
    21.01.2009 16.01.2009
    Содержание О внесении изменений в статью 34 Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. N 1237
    >> ориг Цысь И.Р. Резолюции 22.01.2009-21.02.2009 Поручение (К) Слюняев И.Н. -> Цысь И.Р. "Ознакомить согласно списку"
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Администрация костромской области
  1. Входящий N и дата регистрации Вид документа Исходящий N и дата поступившего документа
    пр-36 Распоряжение Президента РФ N 10-рп
    14.01.2009 11.01.2009
    Содержание О статье 12 Федерального закона от 8 января 1998 года N 10-ФЗ "О государственном регулировании развития авиации"
    >> ориг Цысь И.Р. Резолюции 15.01.2009-14.02.2009 Поручение (К) Слюняев И.Н. -> Цысь И.Р. "Ознакомить согласно списку"
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1.                  ГУБЕРНАТОР                          Государственная Дума
             КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ                     Федерального Собрания
                                                     Российской Федерации
Дзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006
тел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95
     E-mail: gubernator@kos-obl.kmtn.ru              Председателю Комитета
      ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070              по безопасности
        ИНН/КПП 4401013212/440101001
                                                     В.А.Васильеву
 от "____" ___________ 200__ г. N _________
 на N _______ от "____" ___________ 200__ г.
  2. О проекте федерального
  3. закона N 308297-4
  4. Уважаемый Владимир Абдуалиевич!
  5. В администрации Костромской области рассмотрен проект федерального закона N 308297-4 "О внесении изменения в статью 13 Федерального закона "Об оружии" (о дополнении перечня лиц, имеющих право на приобретение охотничьего огнестрельного оружия с нарезным стволом) - вносят депутаты Государственной Думы В.И.Богомолов, Ф.А.Клинцевич.
  6. Администрация Костромской области данный законопроект поддерживает.
  7. С уважением,
  8. И.Н. Слюняев
  9. С.В. Дмитриев<1>
  10. (4942) 39 83 10

  11. --------------------------------
    <1> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.

Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Форма предоставления сведений о выполнении поручений губернатора костромской области, данных на заседаниях совещательных органов
  1. N Дата проведения заседания, номер протокола Содержание поручения Ответственное (ые) лицо(а) за исполнение поручения (Ф.И.О., должность) Контрольный срок и дата исполнения Содержательная информация об исполнении поручения Причины неисполнения поручения или нарушения срока
    1 2 3 4 5 6 7
  2. ___________________________
  3. (подпись, дата)
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Образец
  1. СЛУЖЕБНЫЙ БЛАНК                            Губернатору Костромской области
                                                    И.Н.Слюняеву
  2. О выполнении поручения
  3. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
  4. В соответствии с Вашим поручением от "___" _________ 200__ г. пункт, раздел, протокол (совещания, заседания) N, "текст поручения"
  5. докладываю:
  6. 1.
  7. 2.
  8. Руководитель И.О.Фамилия
  9. И.О.Фамилия
  10. (код города) 11 11 11<2>

  11. --------------------------------
    <2> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.

Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Ознакомлен
Губернатор
Костромской области                                            И.Н.Слюняев
"__" ________ 200_ г.
  2. ИНФОРМАЦИЯ
  3. о ходе выполнения постановления (распоряжения)
  4. губернатора (администрации) Костромской области
  5. от ________ N ____ "_________"
  6. Срок исполнения: ___________________
  7. Содержание пункта, находящегося на контроле Сведения о выполнении постановления (распоряжения) Примечания 
  8. Первый заместитель, заместитель          Начальник контрольного управления
губернатора области,                                 администрации области
статс-секретарь - заместитель
губернатора области                       ____________ Расшифровка подписи
____________ Расшифровка подписи
Подпись                                        Подпись
Дата                                           Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Срок продлен
Губернатор
Костромской области                                            И.Н.Слюняев
"__" ________ 200_ г.
  2. ИНФОРМАЦИЯ
  3. о продлении сроков выполнения постановления
  4. (распоряжения) губернатора (администрации)
  5. Костромской области
  6. от ________ N ____ "_________"
  7. Срок исполнения: ___________________
  8. Содержание пункта, находящегося на контроле Сведения о выполнении постановления (распоряжения) Примечания
  9. В связи с тем, что __________________________________________, прошу продлить срок представления информации о выполнении контролируемого постановления (распоряжения) до _______. 
  10. Первый заместитель, заместитель          Начальник контрольного управления
губернатора области,                                 администрации области
статс-секретарь - заместитель
губернатора области                       ____________ Расшифровка подписи
____________ Расшифровка подписи
Подпись                                        Подпись
Дата                                           Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Снять с контроля
Губернатор
Костромской области                                            И.Н.Слюняев
"__" ________ 200_ г.
  2. ИНФОРМАЦИЯ
  3. о выполнении постановления (распоряжения)
  4. губернатора (администрации) Костромской области
  5. от ________ N ____ "_________"
  6. Срок исполнения: ___________________
  7. Содержание пункта, находящегося на контроле Сведения о выполнении постановления (распоряжения) Примечания
  8. В связи с тем, что поручения, данные в постановлении (распоряжении) губернатора (администрации) области от _______ N _____ "________" выполнены, прошу снять его с контроля. 
  9. Первый заместитель, заместитель          Начальник контрольного управления
губернатора области,                                 администрации области
статс-секретарь - заместитель
губернатора области                       ____________ Расшифровка подписи
____________ Расшифровка подписи
Подпись                                        Подпись
Дата                                           Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. 1. Служебная корреспонденция, подготовленная в администрации области, печатается на бланках установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка "Губернатор Костромской области" или "Администрация Костромской области". Левое поле - 2,5 см, правое - 1 см и нижнее - не менее 2 см.
  2. 2. Набор реквизитов, которые могут использоваться при составлении, оформлении и обработке служебных документов, следующий:
  3. изображение Герба Костромской области;
  4. наименование органа: Администрация Костромской области;
  5. (или должности лица - на должностных бланках);
  6. почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номер телефакса;
  7. наименование вида документа;
  8. дата документа;
  9. индекс (регистрационный номер) документа;
  10. ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ;
  11. гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
  12. адресат;
  13. гриф утверждения документа;
  14. резолюция;
  15. заголовок к тексту (краткое содержание) документа;
  16. отметка о контроле;
  17. текст документа;
  18. отметка о наличии приложения;
  19. подпись;
  20. гриф согласования документа;
  21. виза согласования документа;
  22. печать;
  23. отметка о заверении копии;
  24. отметка об исполнителе;
  25. отметка об исполнении документа и о направлении его в дело;
  26. отметка о поступлении (регистрационный штамп);
  27. идентификатор электронной копии документа.
  28. 3. Документы, подготавливаемые в администрации Костромской области, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr.
  29. Служебные письма печатаются шрифтом размера N 14 через 1 межстрочный интервала (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал), таблицы - шрифтом размеров N 12 и 13 через 1-1,5 интервала.
  30. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.
  31. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
  32. Выделение части текста, использование шрифта более яркой насыщенности, курсив, подчеркивание не допускаются.
  33. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, должен иметь поля не менее:
  34. левое - 25 мм;
  35. правое - 10 мм;
  36. верхнее - 20 мм;
  37. нижнее - 20 мм.
  38. При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 15 мм.
  39. 4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
  40. 5. Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты:
  41. 1) Наименование органа: Администрация Костромской области
  42. 2) Наименование должности.
  43. Приводится на бланках должностных лиц, имеющих право пользования должностным бланком.
  44. 3) Наименование структурного подразделения.
  45. 4) Почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номер телефакса отправителя.
  46. 5) Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
  47. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
  48. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется 1,5 межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.
  49. 6) Дата.
  50. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
  51. Оформляется словесно-цифровым или цифровым способом.
  52. Например: 14 января 2002 г. или 14.01.2002.
  53. 7) Индекс (номер) документа.
  54. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
  55. В письмах-ответах проставляется номер, за которым зарегистрирован документ.
  56. 8) Ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ.
  57. При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма, на которое дается ответ. Например:
  58. На N 15-602 от 15.02.2002.
  59. 9) Адресат.
  60. Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".
  61. 10) Заголовок к тексту документа.
  62. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм и извещений.
  63. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).
  64. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Если после заголовка идет ссылка на номер, то последняя строка заголовка подчеркивается.
  65. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
  66. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
  67. 11) Текст документа.
  68. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
  69. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
  70. Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
  71. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
  72. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
  73. В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
  74. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
  75. При делении текста на абзацы абзацный отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
  76. В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
  77. Текст письма рекомендуется начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например:
  78. Уважаемый Александр Николаевич!
  79. При наличии пунктов и подпунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
  80. 12) Отметка о наличии приложения.
  81. При оформлении писем слово "Приложение" в реквизите "Отметка о наличии приложения" печатается с красной строки с прописной буквы, после двоеточия приводится название прилагаемого материала, указываются его объем и количество экземпляров.
  82. В случаях, когда письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме.
  83. Приложение: на 10 л. в 2 экз.
  84. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.
  85. Например: 
  86. Приложения:
             1. Заключение  на  проект  закона  области  номер и название
             законопроекта на 2 л. в 1 экз.
             2. Пояснительная записка к проекту закона на 4 л. в 1 экз.
  87. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: 
  88. Приложение: письмо прокуратуры Костромского района от 21 февраля 2008 года
            N 517 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.
  89. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
  90. Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
  91. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
  92. 13) Подпись.
  93. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.
  94. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то они выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 90 мм.
  95. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
  96. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются на расстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для подписи.
  97. Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается.
  98. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются на расстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для подписи.
  99. Инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо, печатаются на расстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для подписи.
  100. 14) Отметка о переносе данных на машинный носитель.
  101. Располагается в пределах нижнего поля справа и проставляется в момент изготовления документа.
  102. 15) Фамилия исполнителя и номер его телефона.
  103. Печатаются в левом нижнем углу на оборотной стороне либо лицевой (в случае отправки с использованием факсимильной связи) последнего листа письма. Наряду с фамилией указываются также его инициалы или имя и отчество полностью.
  104. Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
  105. Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.
  106. В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:
  107. Его Превосходительству
  108. господину <И.Фамилия>,
  109. Чрезвычайному и Полномочному Послу
  110. В состав реквизита "Адресат" могут быть включены также наименование организации (фирмы), название города и страны.
  111. При печатании реквизиты письма отделяются один от другого 2-3-мя интервалами. 
  112.                  ГУБЕРНАТОР                          Председателю
             КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ                     Костромской областной
                                                     Думы
Дзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006         А.И.Бычкову
тел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95
     E-mail: gubernator@kos-obl.kmtn.ru
      ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070
        ИНН/КПП 4401013212/440101001
 от "____" ___________ 200__ г. N _________
 на N _______ от "____" ___________ 200__ г.
  113. О проекте закона Костромской области
  114. "О распоряжении земельными
  115. участками, государственная
  116. собственность на которые не
  117. разграничена, на территории города
  118. Костромы"
  119. Уважаемый Андрей Иванович!
  120. Направляю в порядке законодательной инициативы проект закона Костромской области "О распоряжении земельными участками, государственная собственность на которые не разграничена, на территории города Костромы".
  121. По данному вопросу поручаю докладывать директору департамента имущественных и земельных отношений Костромской области Андрею Владимировичу Яковлеву.
  122. С уважением,
  123. И.Н.Слюняев
  124. А. Гусева<3>
  125. (4942) 31 44 42

  126. --------------------------------
    <3> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.

Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1.                 АДМИНИСТРАЦИЯ                        Председателю
             КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ                     Костромской областной
                                                     Думы
Дзержинского ул., д. 15, г. Кострома, 156006         А.И.Бычкову
тел. (4942) 31-34-72, тел./факс (4942) 31-33-95
     E-mail: info@kos-obl.kmtn.ru
      ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070
        ИНН/КПП 4401013212/440101001
 от "____" ___________ 200__ г. N _________
 на N _______ от "____" ___________ 200__ г.
  2. О представлении к награждению
  3. Почетной грамотой Костромской
  4. областной Думы Смирнова Н.В.
  5. Уважаемый Андрей Иванович!
  6. Администрация Костромской области ходатайствует о награждении Почетной грамотой Костромской областной Думы Смирнова Николая Валентиновича - водителя УПТК ОАО "Костромастрой" за многолетний добросовестный труд и в связи с профессиональным праздником - Днем строителя. 
  7. Первый заместитель
губернатора области                                         В.П.Топыричев
  8. А.П.Зиновьева
  9. (4942) 37 20 63<4>

  10. --------------------------------
    <4> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.

Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Телеграммы оформляются на стандартных листах формата А4 в двух экземплярах.
  2. Правом подписи телеграмм категории "Правительственная" пользуется: губернатор Костромской области, в период его отсутствия - первый заместитель губернатора, временно исполняющий обязанности губернатора области.
  3. При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:
  4. 1) Подробный адрес.
  5. Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения оперативной доставки телеграммы адресату (без дополнительного розыска и наведения справок), в том числе наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу. Индекс при указании адреса не пишется.
  6. При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом не более чем в три адреса отправитель должен представить столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
  7. При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов, составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.
  8. Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города: 
  9.      Вологда          Законодательное Собрание области
     Вологда          Администрация области
  10. Если в направляемой в один город нескольким адресатам телеграмме один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом: 
  11.      Ярославль        Администрация области
     Копия:           Государственная Дума области
  12. Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо указывать следующим образом: 
  13.      Владимир         Законодательное Собрание области
     Копия:           Администрация области
     Волгоград        Начальнику дороги
     Копия почтой:    Москва МПС
  14. Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например: 
  15.      Коломна          Московской
     Уссурийск        Приморского
  16. При отсутствии телеграфного адреса может быть указан почтовый адрес.
  17. 2) Текст.
  18. Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.
  19. Текст телеграммы излагается кратко, как правило, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полными словами либо соответствующими символами.
  20. Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная черта", знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.
  21. Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".
  22. Другие знаки могут указываться только полными словами.
  23. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово "нет".
  24. Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то дефис надо ставить.
  25. Текст телеграммы печатается с использованием текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr N 12-14 прописными буквами через 1 интервал. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.
  26. Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.
  27. 3) Подпись.
  28. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества.
  29. 4) Номер и дата.
  30. Печатаются ниже реквизита "Подпись" от левой границы поля под чертой на одной строке с адресом администрации области. 
  31. ул. Дзержинского, д. 15,                                25 марта 2009 года
г. Кострома, 156000                                    НР _____________
  32. ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ 
  33.                                            Москва,
                                           Краснопресненская набережная, 2
                                           Помощнику Председателя
                                           Правительства РФ
                                           Б.А.Френкелю
  34. Уважаемый Борис Абрамович!
  35. В день Вашего рождения примите сердечные поздравления и добрые пожелания.
  36. Искренне желаю Вам плодотворной и стабильной деятельности, претворения в жизнь всего задуманного, профессиональных успехов во благо процветания России и всех ее жителей.
  37. Крепкого Вам здоровья, оптимизма и благополучия.
  38. С наилучшими пожеланиями, 
  39. Губернатор
Костромской области                                            И.Н.Слюняев
__________________________________________________________________________
Дзержинского ул., д. 15,                                25 марта 2009 года
г. Кострома, 156006                                       НР _____________
Администрация Костромской области
  40. Елохина Г.Ю.
  41. (4942) 31 79 96<5>

  42. --------------------------------
    <5> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.

  43. РЕЕСТР
  44. на отправку телеграмм
  45. N п/п Адрес Кому Примечание
  46. Отправитель И.О.Фамилия
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. N п/п Содержание Срок подготовки Кто вносит вопросы
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Дата и время проведения Место проведения Наименование мероприятия Проводит мероприятие Готовит мероприятие
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Дата, время проведения Место проведения Наименование мероприятия Проводит мероприятие
    17.02.09 г. 9.00 Кабинет первого заместителя губернатора Костромской области Топыричева В.П. Совещание с руководителями структурных подразделений аппарата администрации области Первый заместитель губернатора Костромской области Топыричев В.П.
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Предложения по участию губернатора костромской области в мероприятиях, проводимых в (наименование месяца) 200___ года
  1. Дата, время проведения Место проведения Наименование мероприятия Сопровождает Проводит мероприятие (ответственный) Продолжительность мероприятия
    1 2 3 4 5 6
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Администрация                              Утверждена
Костромской области                          распоряжением
губернатора области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                  от "___" ________ 2009 года N __
________________ N ________
г. Кострома
на 2009 год
    Индекс
дела

    Заголовок дела

    Кол-во
дел

    Срок хранения и
номер статей
по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    0 Приемная губернатора области
0-01    Законы Костромской                   До минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
0-02    Постановления губернатора            до минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
0-03    Распоряжения губернатора             до минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
Наименование должности           Подпись             Расшифровка
руководителя                                         подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО                                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК                              Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ___________              от _____________ N _____________
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Структурное
подразделение Аппарата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________ N ________
г. Кострома
на 2009 год
    Индекс
дела

    Заголовок дела

    Кол-во
дел

    Срок хранения и
номер статей
по перечню

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    0 Приемная губернатора области
0-01    Законы Костромской                   До минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
0-02    Постановления губернатора            до минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
0-03    Распоряжения губернатора             до минования
области (копии)                      надобности ст.
1б
Наименование должности           Подпись             Расшифровка
руководителя структурного                            подписи
подразделения
Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
  2. документов дела N __________________
  3. N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание
  4. Итого _______________________________________________ документов
  5. Количество листов внутренней описи _____________________________ 
  6. Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                          Подпись             Расшифровка
                                                             подписи
Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________________________________ 
  2. В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________
                                               (цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы _____________________________________________;
пропущенные номера _______________________________________________________
листов внутренней описи __________________________________________________
__________________________________________________________________________
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
  Особенности физического состояния и  ?          Номера листов
           формирования дела           ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
                   1                   ?                2
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
                                       ?
                                       ?
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись          Подпись         Расшифровка
                                                            подписи
Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
___________________________________________________________ (наименование организации) ___________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или общественной организации)
  1.                                                          УТВЕРЖДАЮ
                                                  Наименование должности
                                                руководителя структурного
                                               подразделения (общественной
                                                       организации)
                                                  Подпись      Расшифровка
                                                               подписи
                                                  Дата
  2. ОПИСЬ N 
  3. ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
                             Название раздела
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
 N ?  Индекс  ? Заголовок ?Дата дела ?   Кол-во   ?   Срок   ? Примечание
п/п?   дела   ?   дела    ?  (тома,  ?  листов в  ? хранения ?
   ?  (тома,  ?  (тома,   ?  части)  ?    деле    ?   дела   ?
   ?  части)  ?  части)   ?          ?   (томе,   ?  (тома,  ?
   ?          ?           ?          ?   части)   ?  части)  ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
 1 ?    2     ?     3     ?    4     ?     5      ?    6     ?     7
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
   ?          ?           ?          ?            ?          ?
   ?          ?           ?          ?            ?          ?
В данную опись внесено ______________________ дел с N _________________ по
                        (цифрами и прописью)
по N ___________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись         Подпись        Расшифровка
                                                          подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО                                   ОДОБРЕНО**
Наименование должности                                  Протокол ЭК службы
руководителя структурного                     делопроизводства организации
подразделения
Подпись              Расшифровка подписи              от _________ N _____
Дата
Передал ______________________________________________________________ дел
                            (цифрами и прописью)
и __________________________________ регистрационно-контрольных карточек к
         (цифрами и прописью)
документам
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации)                                Подпись    Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________________ дел и ______________________________
            (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива                       Подпись    Расшифровка подписи
Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
  1. Администрация
  2. Костромской области 
  3.                                                     УТВЕРЖДАЮ
              АКТ
                                             Заместитель губернатора
                                             Костромской области
                                             _________________ В.И.Сахаров
________________ N ____________
_______________________________                         Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________________
                    (название и выходные данные перечня документов
                           с указанием сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N _____________
                                                 (название фонда)
  4. N п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Дата дела или крайние даты дел Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи Кол-во дел Сроки хранения дела и номера статей по перечню Примечание
    1 2 3 4 5 6 7 8 
  5. Итого                                           дел за                годы
                 (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________________
                                (наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________ N ____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документа
                                     Подпись           Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
от ______________ N ____________
Документы в количестве ________________________________________ дел, весом
                                 (цифрами и прописью)
______________________________ кг сданы в ________________________________
                                             (наименование организации)
на переработку на приемо-сдаточной накладной от __________________________
N _______________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы      Подпись           Расшифровка
                                                       подписи
Наименование должности работника
ведомственного архива                Подпись           Расшифровка
                                                       подписи
Дата
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Заказ на копировально-множительные работы
  1. Наименование документа ___________________________________________________
__________________________________________________________________________
Заказчик Ф.И.О. __________________________________________________________
Количество экземпляров ___________________________________________________
Количество листов ________________________________________________________
Срок исполнения __________________________________________________________
                                             _____________________________
                                                 Ф.И.О. лица, дающего
                                               разрешение на копирование
Приложение
к Распоряжению от 16 июня 2009 года № 180-РА
Инструкция
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать
  1. 1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, описания, экспертизы).
  2. 2. Архивная справка.
  3. 3. Архивная копия.
  4. 4. Бюджетные поручения.
  5. 5. Банковские поручения.
  6. 6. Гарантийные письма.
  7. 7. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, на ведение дел в суде).
  8. 8. Договоры, соглашения (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ).
  9. 9. Задания (на проектирование объектов, на капитальное строительство сооружений).
  10. 10. Исполнительные листы.
  11. 11. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений банков.
  12. 12. Командировочные удостоверения.
  13. 13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
  14. 14. Платежные поручения.
  15. 15. Платежные требования.
  16. 16. Расчетные чеки.
  17. 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
  18. 18. Сметы расходов на содержание аппарата управления.
  19. 19. Титульные списки на объекты строек.
  20. 20. Трудовые книжки.
  21. 21. Характеристики.
  22. 22. Чековые книжки.
  23. 23. Штатные расписания.

Предыдущая новость - О внесении изменений и дополнений в Закон Костромской области «Об областном бюджете на 2003 год» / Костромская область

Следующая новость - О внесении изменений в Избирательный кодекс Костромской области / Костромская область