О Порядке управления музейными предметами и музейными коллекциями Музейного фонда Костромской области / Костромская область » Адвокат Бакин А.В. (г. Кострома)

Обновлено: 1 января 2016 года

Костромская область

Приказ от 23 апреля 2010 года № 46

О Порядке управления музейными предметами и музейными коллекциями Музейного фонда Костромской области

Принят: Департаментом культуры Костромской области

В целях совершенствования работы по обеспечению учета, контроля, хранения и перемещения культурных ценностей в музеях Костромской области, обеспечения их сохранности и безопасности, в соответствии с Федеральным законом 26 мая 1996 года N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации", Законом Костромской области от 2 декабря 1997 года N 17 "О Музейном фонде Костромской области и музеях в Костромской области", постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1998 года N 179 "Об утверждении положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации", постановлением администрации Костромской области от 20 апреля 2010 года N 127-а "Об уполномоченном органе государственной власти Костромской области", приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок управления музейными предметами и музейными коллекциями Музейного фонда Костромской области.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его опубликования.
Директор департамента культуры
Костромской области
Г.А.БАБЕНКО

Приложение
к Приказу от 23 апреля 2010 года № 46

1. Настоящий Порядок управления музейными предметами и музейными коллекциями Музейного фонда Костромской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 26 мая 1996 года N 54-ФЗ "О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1998 года N 179 "Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации", Законом Костромской области от 2 декабря 1997 года N 17 "О Музейном фонде Костромской области и музеях в Костромской области" и определяет порядок управления музейными предметами и музейными коллекциями постоянно находящимися на территории Костромской области и являющимися государственной частью Музейного фонда Российской Федерации.
2. Руководитель музея несет ответственность за обеспечение физической сохранности и безопасности музейных предметов и музейных коллекций, ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и музейными коллекциями переданными музею в оперативное управление, использование музейных предметов и музейных коллекций в научных, культурных образовательных, творческо-производственных целях.
3. Заместитель руководителя музея по учету и хранению фондов (главный хранитель), наряду с руководителем, несет ответственность за обеспечение физической сохранности и безопасности музейных предметов и музейных коллекций, ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и музейными коллекциями переданными музею в оперативное управление, своевременную консервацию и реставрацию музейных предметов и музейных коллекций.
4. Руководитель службы безопасности музея несет ответственность за обеспечение физической сохранности и безопасности музейных предметов и музейных коллекций, обеспечивает координацию действий с вневедомственной охраной.
5. Руководители специализированных служб музея (заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе, начальник технического отдела) несут ответственность за обеспечение нормального температурно-влажностного, биологического, светового режимов в помещениях музея, состояние санитарно-технического и электротехнического оборудования, своевременный ремонт помещений, снабжение учетно-хранительской и реставрационной служб необходимыми материалами и оборудованием.
6. Руководители вышеуказанных служб все работы по обеспечению охраны и улучшению условий хранения музейных предметов и музейных коллекций обязаны координировать и согласовывать с заместителем руководителя по учету и хранению фондов (главным хранителем), а в отсутствии последнего - с замещающим его лицом.
7. Непосредственная работа с музейными фондами в музеях Костромской области осуществляется структурными подразделениями музея, которые подчиняются заместителю руководителя по учету и хранению (главному хранителю) и выполняют функции учета, хранения и реставрации музейных предметов и музейных коллекций. Внутри музея они организационно оформляются в виде отдела или группы отделов (направления). Сотрудники данных отделов осуществляют работу с фондами согласно своим должностным обязанностям.
8. Обо всех случаях хищения, повреждения или "заболевания" музейных предметов и музейных коллекций, руководитель и заместитель руководителя по учету и хранению фондов (главный хранитель), информируют в 3-дневный срок с момента обнаружения Министерство культуры Российской Федерации и своего учредителя.
В случаях хищения руководитель музея, заместитель руководителя по учету и хранению фондов (главный хранитель) обращаются в правоохранительные органы, проводят собственное служебное расследование и представляют в Министерство культуры Российской Федерации и своему учредителю всю необходимую документацию в зависимости от причин происшествия:
1) акт происшествия (кража, авария, пожар и т.д.), составленный в момент обнаружения и фиксирующий обстоятельства повреждения или утраты музейных предметов;
2) документы о мерах, принятых по факту происшествия;
3) заключение специалистов о художественной и историко-культурной ценности предметов;
4) фотографии предметов;
5) акты соответствующих служб (пожарной инспекции, технических служб и др.).
9. Собрание музеев Костромской области содержит предметы и коллекции составляющие:
1) основной фонд (далее - ОФ),
2) научно-вспомогательный фонд (далее - НВФ),
3) фонд временного хранения (далее - ВХ).
10. Отнесение предметов к определенному фонду хранения производится Экспертной фондово-закупочной комиссией музея (далее - ЭФЗК), которая осуществляет свою работу в соответствии с положением об ЭФЗК, утвержденным руководителем музея. Состав ЭФЗК утверждается руководителем музея. Председателем ЭФЗК является заместитель руководителя учету и хранению фондов (главный хранитель).
11. Предметы, принятые для экспонирования из других музеев, учреждений и от частных лиц, получают шифр временного хранения (ВХ).
12. Для проведения массовой культурно-просветительной и образовательной работы, разрешается изготовление, использование и хранение предметов, не представляющих музейного значения (копий музейных предметов, муляжей, "новоделов" и др.) в ответственных за данную деятельность структурных подразделениях музея. Указанные предметы не ставятся на музейный учет.
13. В музее могут быть организованы научный архив и научная библиотека, которые не являются частью музейных фондов. Работа этих подразделений (комплектование, хранение, использование) должна быть взаимосвязана со спецификой музейного собрания, контролироваться администрацией музея и курироваться заместителем руководителя музея по учету и хранению (главным хранителем).
14. Музеи Костромской области должны составлять ежегодный сводный отчет по составу и движению музейных коллекций и представлять его учредителю в установленные сроки.
15. При ликвидации государственных музеев областного подчинения музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в собственности Костромской области и закрепленные за этими музеями, закрепляются на праве оперативного управления за иными государственными музеями (музеем) Костромской области. Соответствующее решение принимается департаментом культуры Костромской области.
16. При реорганизации музеев областного подчинения путем выделения из их состава структурных подразделений (отделов, филиалов и др.) и создании на их основе новых юридических лиц (музеев), закрепление за вновь созданными юридическими лицами музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в собственности Костромской области и входивших ранее в собрание реорганизуемого учреждения, осуществляется департаментом культуры Костромской области на следующих основаниях:
1) решения ЭФЗК реорганизуемого учреждения;
2) результатов сверки собрания реорганизуемого учреждения;
3) наличие у структурного подразделения, выделяемого в качестве самостоятельного юридического лица помещений, отвечающих требованиям по условиям хранения и экспонирования музейных предметов и музейных коллекций.
17. Фонды музеев Костромской области подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.
18. Музейные предметы бухгалтерскому учету по стоимости не подлежат. Не допускается отражение музейных предметов и музейных коллекций на балансе музея.
19. Государственный учет музейных фондов музеев Костромской области предусматривает определение и регистрацию (инвентаризацию) музейных предметов и музейных коллекций в 2 этапа (ступени):
1) юридическое закрепление предметов за музеем (актирование и запись в книгу поступлений основного фонда (далее - КП ОФ) и книгу поступлений научно-вспомогательного фонда (далее - КП НВФ);
2) юридическое закрепление предметов за определенной коллекцией (регистрация музейных предметов в инвентарных книгах (инвентаризация) по видам материалов).
20. Музейные предметы и музейные коллекции из драгоценных металлов и драгоценных камней учитываются и хранятся с учетом требований Федерального закона от 26 марта 1998 года N 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях".
21. Все поступившие в музей предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней проходят первичную регистрацию и атрибуцию (составление актов приема, краткая запись в КП ОФ), научную инвентаризацию (классификация, развернутое описание в инвентарных книгах), регистрацию в специальных инвентарных книгах по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней (далее - книги спецучета).
22. Книги спецучета должны вестись по следующим разделам:
для предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и драгоценных камней;
для предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части;
для предметов нумизматики, изготовленных из драгоценных металлов.
23. Вся документация по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней должна храниться в специально оборудованном шкафу-сейфе. Ее хранение находится в ведении сотрудников музея, отвечающих за учет музейных предметов.
24. Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней, поступающие в музей, подлежат апробированию драгоценных металлов и экспертизе драгоценных камней, которые производятся уполномоченным федеральным государственным учреждением Министерства финансов Российской Федерации (далее - УФГУ), по заявке музея, в соответствии с графиком, утвержденным руководителем музея и согласованным с начальником УФГУ. Результаты оформляются соответствующим актом, который является основанием для постановки предмета на спецучет. Акт результатов апробирования драгоценных металлов и экспертизы драгоценных камней составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем музея, ответственным хранителем, экспертом по драгоценным камням, пробирером по драгоценным металлам и утверждается начальником УФГУ.
25. Документы научного архива являются частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, устанавливаемом Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации, нормативно-методическими документами комитета по делам архивов Костромской области, приказами, распоряжениями и указаниями учредителя и согласно положению об архиве.
26. Музейные предметы и коллекции фонда "Оружие" учитываются и хранятся с учетом требований Федерального закона от 13 декабря 1996 года N 150-ФЗ "Об оружии", Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 года N 814 "О мерах по регулированию оборота гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации".
Документы музейного учета фонда "Оружие" ведутся по формам и порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
27. Прием государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в фонды музеев производится в соответствии с Положением о государственных наградах Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 и инструктивным письмом Министерства культуры Российской Федерации от 06 июля 2001 года N 01-131/16-5 "О порядке приема государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в государственные музеи Российской Федерации".
Государственные награды и документы к ним умершего награжденного или награжденного посмертно могут быть переданы на постоянное хранение в музей только с согласия наследников по решению Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.
28. Основными учетными документами музея являются:
1) КПОФ и КПНВФ;
2) инвентарные книги по видам материалов;
3) книги спецучета;
4) списки предметов на ответственное хранение;
5) архивные описи (на правах инвентарных книг);
6) акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование.
29. Основные документы государственного учета должны заполняться четко, разборчиво, без помарок, подчисток и не оговоренных исправлений.
30. КП ОФ и КП НВФ, инвентарные книги до их заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны печатью и заверены подписью ответственного работника учредителя.
31. Записи в КП ОФ и КП НВФ, инвентарных книгах делаются от руки. Допускается создание инвентарных книг на основе записей в электронной системе музейного учета КАМИС-2000. Инвентарные книги, выведенные таким образом, оформляются в соответствии с пунктом 30 настоящего Порядка.
32. После окончания книги учета составляется заверительный акт, в котором указывается с какого и по какой номер предметы занесены в данную книгу, общее количество номеров и количество предметов записанных за ними, указываются пропущенные и дважды повторенные номера, исключенные номера, незаполненные страницы и другие сведения, характеризующие состояние данной книги.
33. Заверительный акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых хранится в структурном подразделении музея, ответственном за учет музейных предметов, другой вкладывается в соответствующую книгу учета.
34. Исправления записей в учетных документах допускаются в крайних случаях. Изменения в записях, не связанные с атрибуцией предмета, производятся: в КП ОФ и КП НВФ, книгах спецучета - сотрудником музея, ответственным за учет музейных предметов, в инвентарных книгах - ответственным хранителем на основании решения ЭФЗК по Акту на внесение изменений в учетную документацию, заверяются подписью заместителя руководителя по учету и хранению (главного хранителя) или сотрудника, ответственного за учет музейных предметов и скрепляются печатью музея.
35. Исправления в учетных документах (КП ОФ и КП НВФ, инвентарных книгах), связанные с изменением атрибуции предмета выполняются: в КП ОФ и КП НВФ, книгах спецучета - сотрудником музея, ответственным за учет музейных предметов, в инвентарных книгах - ответственным хранителем на основании решения Атрибуционного совета по Акту на внесение изменений в учетную документацию, заверяются подписью заместителя руководителя по хранению (главного хранителя) или сотрудника, ответственного за учет музейных предметов и скрепляются печатью музея.
Рассмотрение вопросов о внесении изменений в учетные документы производится по представлению служебной записки ответственного хранителя или других сотрудников музея.
36. Акт на внесение изменений в учетную документацию составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в структуре или у сотрудника музея, ответственного за учет музейных предметов, другой передается ответственному хранителю коллекции. Акты нумеруются последовательными порядковыми номерами вне зависимости от года и записываются в журнал регистрации данных актов.
37. Исправления в книгах учета производятся красными чернилами. Зачеркнутые записи должны четко читаться.
38. Вспомогательные формы учета носят справочный характер и используются для оперативной и научной работы с музейными предметами и музейными коллекциями.
39. Вспомогательные формы учета не заменяют основных учетных документов.
40. К вспомогательным формам учета относятся: генеральная (учетная), инвентарная, топографическая, систематическая картотеки.
41. В обязательном порядке в музее ведется и хранится генеральная (учетная) картотека, включающая все музейные предметы и музейные коллекции в порядке записи в книгах поступлений основного и вспомогательного фондов.
42. Ответственные хранители музейных коллекций ведут и хранят контрольно-справочную и систематические картотеки в соответствие со спецификой своих коллекций (авторские, хронологические, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам и т.п.).
43. Оборудование фондохранилищ, предназначенное для хранения музейных предметов и коллекций (шкафы, витрины, стеллажи, полки и т.д.) маркируется и снабжается топографическими описями с указанием в них наименования и учетных обозначений предмета, отметки о движении предметов. Топографические описи подписываются ответственным хранителем коллекции.
44. Предметы, предлагаемые музею в дар и на закупку, подлежат обязательному рассмотрению на ЭФЗК музея.
45. На основании заявления владельца составляется Акт приема предметов на ВХ до рассмотрения на ЭФЗК (Акт ВХ ЭФЗК). Предметы, принятые по этому акту, получают шифр ВХ ЭФЗК и регистрируются в Книге поступлений во временное пользование до рассмотрения до ЭФЗК.
46. Акты ВХ ЭФЗК составляются в 3-х экземплярах: первый остается у хранителя предметов и коллекций, поступивших на рассмотрение ЭФЗК, второй вручается владельцу предметов и коллекций, третий поступает на хранение в подразделение музея или сотруднику, ответственному за учет музейных предметов.
47. На материалы, поступившие в музей в результате археологических раскопок, историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций составляется акт ВХ ЭФЗК на основании коллекционной или полевой описи и подписывается руководителем экспедиции.
48. Полевая опись должна быть: пронумерована постранично, иметь итоговую запись, подписана составителями, утверждена руководителем экспедиции, пронумерована и опечатана печатью музея. Уникальные предметы, входящие в состав Полевой описи, оформляются отдельным списком или особыми отметками в описи.
49. Хранение предметов, поступивших на рассмотрение ЭФЗК, производится в специально отведенном помещении в фондохранилище музея. За их хранение отвечает хранитель временных поступлений, назначаемый из состава ответственных сотрудников музея.
50. Хранитель временных поступлений ведет книгу регистрации актов ВХ ЭФЗК.
51. Книга регистрации актов ВХ ЭФЗК до заполнения должна быть: прошнурована, пронумерована, подписана заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и скреплена печатью музея.
52. На заседание ЭФЗК представляются следующие документы:
1) представление на включение предметов или коллекций в состав музейных фондов, составленное ответственным хранителем или научным сотрудником музея;
2) заявление владельца о передаче предметов или коллекций в дар, на закупку;
3) акт ВХ ЭФЗК;
4) фотографии уникальных предметов (общий вид и отдельные детали - при необходимости);
5) акт экспертизы (при необходимости).
53. При приеме предметов или коллекций в дар (пожертвование) предметы оформляются договором дарения, который подписывается частным лицом или представителем организации, сдавшими предметы, руководителем музея и скрепляется печатью музея.
54. При приеме предметов на закупку, предметы, закупленные музеем, оформляются договором купли-продажи, который подписывается частным лицом или представителем организации, сдавшими предметы, руководителем музея и скрепляется печатью музея.
55. При приеме предметов и коллекций от автора или наследников автора, имеющих документ, подтверждающий факт наследования ими авторских прав, составляется авторский договор, который подписывается частным лицом, сдавшим предметы, руководителем музея и скрепляется печатью музея.
К договорам прилагаются списки предметов или коллекций, принятых музеем в дар (пожертвование) или закупленных.
56. Решение по приему предметов на постоянное хранение оформляется в протоколе ЭФЗК. Протоколы ЭФЗК регистрируются в Журнале регистрации документации ЭФЗК.
57. На основании протокола ЭФЗК ответственный сотрудник музея формирует Акты приема в постоянное пользование с записью в Журнале регистрации актов приема в постоянное пользование и присвоением предметам порядковых номеров по КП ОФ и КП НВФ. Журналы до их заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью заместителя руководителя по учету и хранению (главного хранителя). Акты приема в постоянное пользование подписываются в графе "принял" заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем), утверждаются руководителем музея и скрепляются печатью музея.
58. Акты приема в постоянное пользование при закупке предметов составляются в трех экземплярах: первый остается в подразделении музея или у сотрудника, ответственных за учет музейных предметов; второй передается владельцу предмета; третий передается в бухгалтерию музея.
59. Акты приема в постоянное пользование при дарении предметов составляются в двух экземплярах: первый остается в отделе учета; второй передается дарителю.
60. В конце текущего года Акты приема в постоянное пользование нумеруются постранично, брошюруются в порядке восходящих номеров, составляется опись, папка заверяется подписью заместителя руководителя по учету и хранению (главного хранителя) и скрепляется печатью музея. Нумерация актов приема ежегодно начинается с первого номера.
61. На основании Актов приема в течение 1 месяца производится регистрация музейных предметов и музейных коллекций, внесенных в данный акт в Книгах поступлений основного или научно-вспомогательного фондов. В связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, естественно-исторических коллекций, сроки их регистрации в Книгах поступлений определяются решением ЭФЗК музея с учетом сложности и объема работ.
62. В КП ОФ и КП НВФ принятые в музей предметы и коллекции регистрируются под определенным порядковым номером, который является учетным номером предмета или коллекции. По установленному порядку присвоения номеров основного фонда и научно-вспомогательного фонда один номер музейного учета присваивается:
1) отдельному предмету;
2) единому художественному, мемориальному, историческому комплексу, где предметы объединены единой тематикой, событием или персоналией (альбомы фотографий, рисунков, археологические или этнографические коллекции);
3) комплекту предметов (обувь, перчатки, кухонные и мебельные гарнитуры и т.п.);
4) в случае присвоения номера единому комплексу или комплекту, каждый предмет в нем получает дробный номер.
63. В КП ОФ и КП НВФ указывается: дата записи, время, источник и способ поступления, сопроводительные документы, дается наименование и краткое описание предмета с характерными отличительными особенностями, достаточными для его идентификации в целях исключения подмены, а в случае утраты, хищения облегчающие розыск пропавшего предмета (автор, место производства, дата, надписи и подписи), указываются также количество предметов, материал, техника, размеры; проба и масса драгоценных металлов и драгоценных камней, количество драгоценных камней, сохранность предмета, стоимость (при закупке), название и шифр коллекции, в состав которой включается данный предмет, номер научного инвентаря и номер спецучета для изделий из драгметаллов.
64. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, документы, фотоматериалы и др.) в КП ОФ и КП НВФ допускается суммарная запись с присвоением поступившему массиву или коллекции единого номера с соответствующими количеству дробными номерами входящих предметов (пример: КП-250/1-26 И.Н.Павлов, коллекция линогравюр на тему "Москва сегодня").
65. Суммарная запись в КП ОФ и КП НВФ должна быть расшифрована в попредметной коллекционной описи, на которую в КП ОФ и КП НВФ делается соответствующая ссылка.
Коллекционные описи регистрируются в специальной книге регистрации и хранятся в виде сброшюрованных томов.
Один экземпляр коллекционной описи прилагается к соответствующему Акту приема в постоянное пользование.
66. Запрещается групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
67. Поступающие в музей клады сохраняются вместе с сопровождающими их находками (сосуд, упаковка и др.) и не могут смешиваться с другими предметами и другими кладами. Клад получает единый номер по КП Оф и подробно расписывается в коллекционной описи.
68. Передача предметов и коллекций на ответственное хранение ответственным хранителям производится по приказу руководителя музея, при заключении договора об индивидуальном ответственном хранении.
69. Комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя музея после сверки наличия передает коллекцию ответственному хранителю по Акту передачи на ответственное хранение. Акт утверждается руководителем музея и скрепляется печатью музея, оформляется в 3-х экземплярах (один хранится в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй передается ответственному хранителю, третий - подшивается в Дело хранителя). Акты нумеруются подряд, без разделения по годам, и подлежат регистрации в Книге регистрации Актов передачи на ответственное хранение фондовых коллекций.
Акт передачи на ответственное хранение сопровождается списком предметов и коллекций, принятых на ответственное хранение. Списки оформляются в 3-х экземплярах и подписываются ответственным хранителем полистно.
70. При передаче музейной коллекции на ответственное хранение оформляется Акт передачи учетной документации соответствующего фонда, который утверждается руководителем музея и скрепляется печатью музея, оформляется в 3-х экземплярах (один хранится в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй передается ответственному хранителю, третий подшивается в Дело хранителя).
71. После оформления Акта приема в постоянное пользование музейные предметы и музейные коллекции передаются на ответственное хранение ответственным хранителям коллекций.
72. Основанием для оформления Акта передачи на ответственное хранение новых поступлений является протокол ЭФЗК и Акт приема в постоянное пользование предметов в музей.
73. Акт передачи на ответственное хранение новых поступлений оформляется следующим образом:
1) принимаемые предметы (коллекции) перечисляются один за другим с указанием кратких каталожных данных предмета (коллекции): номер по КП ОФ или КП НВ, название, автор (по возможности), место производства (по возможности), материал, техника, размеры, состояние сохранности (обязательно), проба и масса драгоценных металлов и драгоценных камней, количество драгоценных камней (для фондов, имеющих в составе драгосодержащие материалы);
2) акт передачи на ответственное хранение оформляется в трех экземплярах (первый остается в структуре музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй - передается ответственному хранителю, третий подшивается в Дело хранителя).
74. Акт передачи на ответственное хранение новых поступлений подписывается заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и ответственным хранителем, утверждается руководителем музея и скрепляется печатью музея. Все акты подлежат регистрации в Книге регистрации Актов передачи на ответственное хранение.
75. Внутренние передачи музейных предметов из одного фонда в другой, от одного ответственного хранителя другому ответственному хранителю производятся по решению ЭФЗК и оформляются соответствующим актом. Акт внутрифондовой передачи на ответственное хранение подписывается заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и ответственным хранителем, утверждается руководителем музея и скрепляется печатью музея. Все акты подлежат регистрации в Книге регистрации Актов внутрифондовой передачи на ответственное хранение.
76. Акт внутрифондовой передачи на ответственное хранение оформляется в пяти экземплярах (первый остается в структуре музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй и третий - передаются ответственным хранителям, четвертый и пятый подшиваются Дело хранителя).
77. На основании протокола ЭФЗК и Акта внутрифондовой передачи производится перевод музейных предметов из одной инвентарной книги в другую и, соответственно, изменение их инвентарных номеров и шифров.
78. Музейные предметы и музейные коллекции, входящие в состав основного фонда и принятые на ответственное хранение, подлежат регистрации в инвентарных книгах. При регистрации музейных предметов в инвентарной книге в дополнение к описанию данного предмета в КП ОФ или КП НВФ необходимо включать максимально полное, детальное визуальное описание предмета с фиксацией всех его отличительных особенностей и признаков, состояния сохранности.
Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней вносятся в инвентарь только при наличии акта ювелирной экспертизы по определению их подлинности и точного веса.
79. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах производится ответственным хранителем коллекции в течение 1-2 месяцев с момента принятия их на ответственное хранение, шифр и инвентарный номер предмета проставляется в соответствующей графе КП. В случае единовременного большого поступления сроки инвентаризации могут быть определены ЭФЗК.
80. Регистрации в инвентарной книге предшествует составление хранителем коллекции инвентарной карточки, основные поля которой должны соответствовать графам КП и инвентарной книги.
Инвентарная карточка подписывается лицом, составившим описание, и визируется заместителем руководителя по учету и хранению
(главным хранителем).
81. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются по основным видам источников - изобразительные, вещевые, письменные, кино, фото, фоно, видеоматериалы, естественнонаучные материалы. Внутри каждого из этих видов предметы группируются по коллекциям в зависимости от состава собрания.
82. Собрание подразделяются на группы хранения (фонды), каждая из которых имеет собственный шифр. Маркировка предметов производится хранителями коллекций шифром, соответствующим названию группы хранения.
83. В инвентарные книги вносятся следующие сведения:
1) порядковый номер, который одновременно является инвентарным номером предмета;
2) в комплектах предметов (сервизы, гарнитуры мебели, комплекты одежды и церковных облачений, гарнитуры оружия, несессеры, туалетные и чернильные приборы и др.) каждый отдельный предмет инвентаризируется под отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание" и подтверждается дробным номером по КП;
3) предметы, состоящие из нескольких съемных частей (сабля в ножнах, табакерка со съемной крышкой, доспехи, часы и очки в футляре, крест с цепью, панагия с цепью, парные предметы - туфли, створки царских врат, наручи, поручи, перчатки, венчальные венцы и свечи, серьги и др. заносятся в инвентарную книгу под одним номером, а каждая составная часть нумеруется соответствующей цифровой дробью;
4) отдельным деталям, смонтированным на предметах (пуговицы, орденские знаки, монеты и обереги на этнографических костюмах, орденские знаки, вмонтированные в наградное оружие, предметы с крышками на шарнирах и пр.), дробный номер не присваивается, но в описании предмета указывается их наличие и отличительные признаки.
84. В сброшюрованных альбомах рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей и др. альбом записывается под самостоятельным инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер. При этом указывается количество листов с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или "гнезд" для фотографий.
Если на листе несколько рисунков, фотографий, образцов тканей и т.д., каждый из них получает подробное описание.
Дата регистрации и Ф.И.О. лица, производившего запись: (например: 19.04.2002, Иванова А.И.).
85. Сведения об авторе (школе): указываются Ф.И.О., псевдоним, прозвище, для иностранного автора в русской и иностранной транскрипции, годы жизни и другие биографические данные, известные на момент регистрации.
Для гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала гравюра выполнена.
При описании архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа.
86. Предметное слово - для вещевых, письменных источников, кино-, фото-, фоно-, видеоматериалов: ружье кремневое, ваза стеклянная, кубок серебряный, тарелка фарфоровая, костюм женский городской, шляпа "капелюх", медаль настольная, прибор туалетный, пистолеты дуэльные, фотография, пленка, пластинка и т.д.
87. Место производства (изготовления), бытования: указывается страна, область, район (губерния, уезд), город, деревня. Дается полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, кому он принадлежал, раскрывается мемориальное значение предмета
88. Время изготовления указывается точное или примерное (Россия Императорский фарфоровый завод, 1830; Франция, 2-я пол. XIX в. и т.д.).
89. Фабричные знаки и клейма: дается их краткое описание с воспроизведением, имеющихся на них дат, эмблем, гербов, монограмм, надписей в транскрипции подлинника. Указывается также ручным или механическим способом выполнен тот или иной знак.
90. Развернутое визуальное описание предмета необходимо для обеспечения его идентификации и юридического обоснования подлинности.
91. Описание произведений изобразительного искусства начинается с авторского названия или с названия, данного специалистами музея. Далее идет подробное описание сюжета, скульптурного произведения. При описании портрета конкретного лица обязательны сведения о портретируемом.
92. Авторские подписи, клейма, другие надписи, связанные с сюжетом произведения, следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.
93. При описании предметов, относящихся к вещевым источникам, указывается, является ли он цельным или составным отмечаются особенности формы цвета, украшений.
94. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности: в первую очередь описывается конструкция и форма, декор, а затем описание отдельных составных частей.
95. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности и размеры.
96. При описании нумизматических предметов дается описание лицевой и оборотной стороны, определяется принадлежность к определенному месту и времени чеканки, назначение (для медалей и орденов).
97. При поступлении кладовых находок они должны в полном составе записываться в инвентарную книгу, а на каждый клад должна составляться специальная карточка с указанием всех сведений о кладе и условии его находки.
98. При описании предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, указывается материал составных частей (например, "ларец золотой прямоугольной формы, с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки - 13 бриллиантов, по углам - 4 рубина и т.д.).
99. Описание предметов, относящихся к письменным источникам, необходимо начинать с наименования автора или составителя документа, а при отсутствии автора - с названия самого документа, дается краткое содержание (аннотация), подлинник или копия (какая и какого времени), место хранения оригинала, приводятся датирующие записи и знаки удостоверения (подписи, печати, штампы, экслибрисы и т.п.), указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты и т.п.), особенности внешнего оформления. Если источник написан на иностранном языке, приводится название на языке оригинала и перевод на русский язык.
100. Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост, поворот влево и т.д.), год, к которому относится фотография.
101. Описание фотографий с групповыми изображениями начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица.
102. Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.
103. Материал, техника изготовления должны определяться с достаточной точностью, требующей специальных знаний, а иногда и специального анализа.
104. В тех случаях, когда предмет выполнен из нескольких материалов, указывается преобладающий (основной), отмечается способ выполнения предмета (ручной или механический), кратко указываются особенности технологии производства.
105. При записи предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и драгоценных камней, в том числе монет, в графе "материал" указывается наименование металлов и камней, из которых изготовлен предмет.
106. Размеры указываются в сантиметрах или миллиметрах для небольших предметов. Для плоскостных предметов (живопись, графика, книги, документы и др.) - высота и ширина, для круглых и эллипсо-образных - наибольший диаметр наименьший, для объемных предметов - даются три измерения - высота, ширина и глубина.
107. Для произведений живописи даются размеры по подрамнику или подоске.
108. Для произведений графики указывается двойной размер - листа и изображения.
109. Высота скульптурного произведения (например, статуя) указывается вместе с плинтом, если они составляют одно целое.
110. Размеры предметов декоративно-прикладного искусства (вазы, кувшины, бокалы, мебель и т.д.) даются от наивысшей точки до его основания, ширина и длина измеряются между наиболее отдаленными друг от друга частями.
111. При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.
112. При обмере предметов, состоящих целиком из драгоценных металлов и драгоценных камней, указывается высота, ширина и глубина предмета, диаметр (если предмет правильной круглой формы) с точностью до 1 миллиметра.
113. Проба, масса: при записи в инвентарные книги изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней необходимо, кроме сведений, обязательных для всех других музейных предметов, включать данные о пробе и общей массе предмета в граммах, а также название и масса каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет. При наличии на предмете драгоценных камней указывается их название, количество, размер и масса в каратах, отмечается количество пустых гнезд.
114. Масса предмета до 100 гр. указывается с точностью до 0,01 гр., свыше 100 гр. - с точностью до ОД грамма, масса драгоценных камней - с точностью до 0,01 карата.
115. Если камни одного вида имеют разные размеры, должно быть указано количество их для каждой массы.
116. Крупные цельные предметы (чаши, кубки, ларцы и др.) взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем делается специальная запись.
117. Категорически запрещается разборка предметов, имеющих детали из драгоценных металлов и драгоценных камней, для определения их массы, равно как и изъятие драгоценных камней из своих гнезд.
118. Сохранность: дается описание состояния сохранности предмета на момент инвентаризации - вносятся все имеющиеся дефекты (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета и т.п.), указываются места и размеры значительных повреждений.
119. При описании состояния сохранности предмета нельзя писать: "сохранность плохая", "хорошая" или "имеются повреждения". В случае если видимых повреждений нет, это следует написать: "заметных повреждений нет", "олифа не потемнела".
120. При описании состояния сохранности графических, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной.
121. Здесь же даются краткие сведения о реставрации памятника со ссылкой на номер реставрационного паспорта.
122. Сведения о проведении консервационных работ могут быть отражены в научном паспорте музейного предмета.
123. Источник поступления: указывается, как и от кого предмет поступил в музей (экспедиция, закупка, дар, пожертвование, обмен и т.д.) со ссылкой на юридические документы - АКТ 1111 и акт ОХ, протокол ЭФЗК.
124. Указания N по КП и специальным инвентарным книгам служат для достижения взаимосвязи между книгами учета.
125. N негативов или изображений на электронных носителях служат для оперативного получения информации отснятого оригинала, в эту графу могут заноситься сведения о месте постоянного хранения предмета, о проверках наличия, об изменениях в атрибуции, датировках и т.д. с обязательной ссылкой на протокол ЭФЗК.
126. При занесении музейных предметов в инвентарную книгу им присваиваются порядковые номера, которые являются инвентарными номерами данных предметов. При проведении уточнения систематизации и классификации музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую (например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги: "мебель", "фарфор", "стекло" и т.п.) и, соответственно, изменение их инвентарных номеров и шифров. Перевод производится на основании решения ЭФЗК.
127. Не допускается хранение и экспонирование музейных предметов без соответствующих учетных обозначений.
128. Учетные обозначения всегда должны проставляться в определенном месте предмета, не нарушая его внешнего вида. В случае невозможности проставить учетные обозначения на самом предмете, они проставляются на оформлении предмета (раме, футляре, паспарту, конверте и т.д.), этикетке или ярлычке, который подвешивается к предмету. Все старые этикетки, шифры и номера на предметах сохраняются при замене их на новые, но погашаются - зачеркиваются косым крестом светлой тушью или графитным карандашом так, чтобы они легко читались и просматривались.
129. Прием предметов на временное хранение (далее - ВХ) для экспонирования от организаций в музеи Костромской области производится на основании гарантийного письма и договора с организацией, где указываются сроки и условия экспонирования. Прием предметов на ВХ от частных лиц производится на основании актов приема на ВХ с указанием сроков экспонирования.
130. Прием предметов оформляется Актом приема на ВХ, составленным ответственным сотрудником музея, и Актом выдачи на ВХ, составленным выдававшей предметы организацией. Акты должны содержать основные атрибуты описания предметов и отражать состояние их сохранности на момент приема.
131. Акт приема на ВХ составляется в трех экземплярах, подписывается владельцем предмета или представителем сдающей организации с одной стороны, ответственным сотрудником отдела учета и куратором выставки с другой. Документ утверждается руководителем музея и скрепляется печатью музея.
Первый экземпляр остается в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственных за учет музейных предметов, второй передается куратору выставки, третий передается владельцу предмета или представителю сдающей организации.
132. Акты регистрируются в Книге регистрации Актов приема на ВХ.
133. Акт выдачи на ВХ, составленный выдавшей организацией, принимается только при наличии подписи сдавшего лица, утверждения руководителя, печати организации.
134. Предметы, поступившие на ВХ, регистрируются в Книге поступлений во временное пользование.
135. Предметы, поступившие в музей на ВХ, шифруются упрощенной техникой: номера ВХ могут наноситься карандашом или обозначаться подвесными этикетками.
136. Предметы без маркировки, выявленные в ходе передачи коллекций на ответственное хранение, подлежат постановке на ВХ до окончания инвентаризации фондов. Вопрос о постановке предметов на временный учет рассматривается на заседании ЭФЗК по представлению ответственного хранителя.
137. Постановка предмета на ВХ с целью уточнения учетной нумерации и принадлежности к определенному фонду оформляется актом приема на ДВХ, который подписывается заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и ответственным хранителем, утверждается руководителем и скрепляется печатью музея. Акт составляется в трех экземплярах (один остается в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй передается ответственному хранителю, третий подшивается в Дело хранителя). Акты регистрируются в Книге регистрации Актов приема на долговременное хранение.
138. Предметы, принятые на ДВХ с целью уточнения учетной нумерации и принадлежности к определенному фонду, регистрируются в Книге поступлений фонда ВХ (далее - КП ДВХ). Книги КП ДВХ должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены и заверены печатью и подписью ответственного работника учредителя.
139. Выдача музейных предметов и музейных коллекций из музеев Костромской области во временное пользование (на ВХ) в другие музеи, учреждения, организации, физическим лицам осуществляется в случаях необходимости использования их в экспозиционно-выставочных целях, для экспертизы, реставрации, научного изучения, в качестве наглядного учебного пособия (в лекционной или просветительской работе) и т.д.
140. Выдача музейных предметов и музейных коллекций в другие музеи, учреждения, организации, физическим лицам не допускается в случаях:
1) отсутствия на музейных предметах соответствующей маркировки (учетных обозначений);
2) отсутствия соответствующего положительного решения ЭФЗК, Реставрационного совета музея;
3) отсутствия письменного разрешения учредителя;
4) для предметов, принятых на ВХ от других музеев, учреждений, организаций, физических лиц - отсутствия письменного разрешения собственников (владельцев) указанных предметов на данную выдачу.
141. Выдача музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование производится с письменного разрешения учредителя, и осуществляется на основании приказа руководителя музея.
142. Выдача предметов во временное пользование осуществляется по Акту временной выдачи, где указывается кому, по чьему разрешению, для какой цели и на какой срок предметы передаются во временное пользование. При этом предметы перечисляются один за другим с указанием кратких каталожных данных (автор, наименование, дата, материал, техника, размеры, вес и проба для предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней), всех учетных обозначений, состояния сохранности, страховой оценки.
143. Основанием для составления Акта временной выдачи являются:
1) письменный запрос и гарантийное письмо принимающей стороны с обоснованием необходимости получения предметов, указанием сроков временного пользования и подтверждением обеспечения их сохранности;
2) договор, заключаемый между заинтересованными сторонами об условиях и сроках временного хранения и использования музейных предметов;
3) решение Реставрационного совета музея о состоянии сохранности и возможности транспортировки выдаваемых предметов, которое оформляется соответствующим протоколом;
4) решение ЭФЗК о возможности выдачи предметов с утверждением страховой оценки выдаваемых предметов, которое оформляется соответствующим протоколом;
5) доверенность на получение музейных предметов, выданная принимающей стороной своему представителю.
144. Акт временной выдачи подписывается представителями передающей и принимающей стороны, утверждается руководителем музея, скрепляется печатью музея и регистрируются в соответствующей книге регистрации, которая до заполнения должна быть сброшюрована, пронумерована, заверена подписями руководителя музея или его заместителя по учету и хранению (главного хранителя), работника музея, ответственного за учет музейных предметов, и скреплена печатью музея.
Один экземпляр Акта временной выдачи передается в структурное подразделение музея, ответственное за учет музейных предметов, второй - ответственному хранителю, третий вручается представителю принимающей стороны.
145. В конце текущего года акты временной выдачи нумеруются постранично в порядке восходящих номеров, брошюруются, шнуруются и оформляются заверительной записью.
146. Акты временной выдачи хранятся постоянно в структурном подразделении музея, ответственном за учет музейных предметов.
147. Продление срока выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование не более чем на 1 год осуществляется с разрешения руководителя музея на основании решения ЭФЗК и оформляется соответствующим приказом.
148. Продление временной выдачи на более длительные сроки осуществляется на основании дополнительного договора между заинтересованными сторонами и письменного разрешения учредителя.
Принимающая сторона обязана ежегодно подтверждать наличие и состояние сохранности принятых во временное пользование предметов.
149. Контроль за своевременным возвратом предметов, выданных во временное пользование, осуществляет сотрудник или подразделение музея, ответственное за учет музейных предметов.
150. При возврате предметов составляется Акт обратного приема и делается отметка о возврате предмета в соответствующей графе книги регистрации актов выдачи во временное пользование.
151. Выдача музейных предметов из фондов музеев Костромской области, направляемых для экспонирования на выставках за рубежом, производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации.
152. Внутримузейная выдача предметов из фондохранилища может осуществляться в целях экспонирования предметов на выставках и постоянных экспозициях музея, реставрации предметов в отделе реставрации музея или у музейного реставратора (при наличии последних), проведения фотофиксации, сканирования или иных форм копирования предметов, изучения предметов в исследовательских отделах музея, использования предметов в работе с посетителями музея (для лекций и т.п.).
153. Основанием для внутри музейной выдачи может служить заявка со стороны заинтересованного лица, подписанная им, заверенная заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и утвержденная руководителем музея или замещающим его лицом. К заявке должен прилагаться список предлагаемых к выдаче предметов с указанием их основных атрибутов (наименование, номер по КП и т.п.).
154. Выдача предметов на выставки и экспозиции музея производится по приказу руководителя музея и согласно заявке, составленной экспозиционером. Заявки регистрируются в соответствующей книге.
155. Для выдачи предметов, содержащих драгметаллы или обладающих повышенной ценностью, требуется отдельное распоряжение руководителя музея.
156. Выдача предметов для экспонирования производится по актам внутримузейной выдачи с отметкой их в Журнале регистрации.
157. Акт составляется от лица ответственного хранителя коллекции (выдающая сторона) на имя куратора выставки или иного, ответственного за выставку сотрудника музея (принимающая сторона), подписывается ими, заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем), утверждается руководителем и скрепляется печатью музея. Куратор выставки или иной ответственный за выставку сотрудник музея несет ответственность за сохранность предметов на период ее работы.
158. На основании актов внутримузейной передачи (выдачи) и тематико-экспозиционного плана выставки ответственными сотрудниками музея составляются позальные топографические описи музейных экспонатов с передачей их на материально-ответственное хранение смотрителям зала. Топографические описи подписываются ответственным за проведение выставки сотрудником музея и музейными смотрителями и утверждаются заместителем руководителя музея по учету и хранению (главным хранителем).
159. Возврат экспонатов в места постоянного хранения осуществляется по Актам внутримузейной передачи (возврата) с отметкой о возврате в журнале регистрации Актов внутримузейной передачи (выдачи).
160. В случае изменения сохранности музейных предметов при их возврате составляется Дефектный акт.
161. Дефектные акты составляются в трех экземплярах, подписываются комиссией с обязательным участием заместителя руководителя по учету и хранению (главного хранителя), утверждаются руководителем музея, скрепляются печатью музея. Акты хранятся: первый экземпляр - в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, второй - у ответственного хранителя, третий - у ответственного за выставку сотрудника музея.
162. Основанием для списания и исключения из учетной документации музейных предметов основного фонда является приказ Министерства культуры Российской Федерации.
163. Основанием для списания и исключения из учетной документации музейных предметов научно-вспомогательного фонда является приказ (распоряжение) учредителя.
164. При исключении музейного предмета из книг поступлений и инвентарных книг в графе "примечание" делается об этом специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на исключение предмета. Отметка подписывается заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и скрепляется печатью музея.
165. Строго запрещается использование учетных номеров, освободившихся после исключения из музейного учета выбывших экспонатов, для записи других предметов.
166. Перевод музейных предметов из научно-вспомогательного в основной фонд производится по решению ЭФЗК.
167. Перевод музейных предметов из основного фонда в научно-вспомогательный производится с разрешения Министерства культуры Российской Федерации.
168. Музеи Костромской области должны систематически проводить проверку наличия предметов музейного собрания в соответствие с планом переучета музейных ценностей, утвержденным руководителем музея.
169. Переучет производится комиссией в составе не менее трех человек, назначаемой приказом руководителя музея, при обязательном участии хранителя данной коллекции.
170. Результаты переучета фиксируются в итоговом Акте проверки наличия коллекций музея, который подписывается членами комиссии, утверждается руководителем музея, скрепляется печатью музея. Акты проверки наличия нумеруются последовательными порядковыми номерами вне зависимости от года и записываются в журнал регистрации актов проверки.
171. Итоги проверки наличия утверждаются на заседании ЭФЗК. После утверждения акты проверки и протокол ЭФЗК направляются на экспертизу и утверждение учредителю. В случае положительной оценки результаты проверки утверждаются протоколом заседания коллегии департамента культуры Костромской области. Затем данный протокол вместе с пакетом всех остальных документов (акт проверки наличия с приложениями, протоколы ЭФЗК) направляется в Министерство культуры Российской федерации
172. После получения приказа Министерства культуры Российской федерации об утверждении итогов проверки сотрудники музея, ответственные за учет музейных предметов, вносят в учетные документы те изменения, которые содержатся в приказе.
173. Все проводимые реставрационные работы должны быть обусловлены их очевидной необходимостью.
174. Вопросы, касающиеся реставрации и консервации музейных предметов рассматриваются Реставрационным советом музея, действующим на основании положения. Положение и состав Реставрационного совета утверждается руководителем музея. Председателем Реставрационного совета является заместитель руководителя по учету и хранению (главный хранитель). В состав Реставрационного совета включаются: заместитель руководителя по учету и хранению (главный хранитель), сотрудники реставрационного отдела или реставраторы музея (при наличии последних), ответственные хранители коллекций, представители специализированных государственных реставрационных учреждений (по согласованию).
175. Прием и выдача предметов на реставрацию производится после решения Реставрационного совета по Актам выдачи на ответственное хранение с описанием сохранности. Решения Реставрационного совета заносятся в протокол, который подписывается его членами и утверждается руководителем музея. Протоколы Реставрационного совета хранятся в отдельной папке в структурном подразделении музея или у сотрудника, ответственного за учет музейных предметов, регистрируются в журнале в порядке поступления.
176. Сотрудники реставрационного отдела или реставраторы музея (при наличии последних), а также реставраторы, привлекаемые к работе по договору, обеспечивают документирование реставрационных процессов в специальных журналах, актах и протоколах по реставрации. Все реставрационные работы должны сопровождаться фотофиксацией музейного предмета до начала реставрации, в процессе реставрации и после ее завершения.
Фотоснимки должны полностью отражать проделанную работу и все существенные изменения предмета, в том числе давать полное представление об удаленных слоях записи и т.п.
177. По окончании реставрации музейного предмета оформляется реставрационный паспорт, в котором фиксируются все основные реставрационные работы, произведенные с предметом.
Реставрационный паспорт подписывается реставратором, производившим реставрацию, заведующим реставрационным отделом (при наличии последнего) и утверждается заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем).
К паспорту прилагаются все документы (акты, протоколы и др.), а также фотографии реставрируемого предмета.
Реставрационные паспорта должны быть зарегистрированы в специальной книге регистрации, на основании которой паспорт получает соответствующий порядковый номер.
178. Задачей музейного хранения является обеспечение физической сохранности музейных ценностей в фондохранилищах и экспозициях музея, защита музейных предметов и коллекций от возможности хищения и порчи, а также в создании благоприятных условий для их изучения и рационального использования.
179. Приказом руководителя музея на каждом музейном объекте назначается сотрудник, ответственный за противопожарную безопасность.
180. Весь персонал музея под роспись знакомится с правилами противопожарного режима и способами тушения пожара. Периодически проводятся учебные мероприятия с сотрудниками музея, отвечающими за противопожарную безопасность.
181. Курить в экспозиционных залах, хранилищах, мастерских строго запрещено. Для курения в музее отводится специально оборудованное безопасное место.
182. Экспозиционное оборудование и упаковочные материалы хранятся в отдельном помещении.
183. Охрана музейных зданий должна осуществляется в режиме, обеспечивающем непрерывную круглосуточную охрану музейных предметов и музейных коллекций, помещений музея, с привлечением для этого всех необходимых и возможных сил и средств (ОВО при УВД г. Костромы, силы стрелков ВОХР, музейные смотрители).
184. Здания музеев должны быть оснащены охранно-пожарной сигнализацией (далее - ОПС), системой внутреннего и наружного видеоконтроля.
185. В экспозиционных залах и помещениях фондохранилищ музея должны находиться кнопки тревожной сигнализации.
186. Сдача и прием зданий на охрану должны осуществляться ответственными научными сотрудниками музея, список которых передается на посты охраны и центральный пульт ОВО при УВД.
187. Передача экспозиций при открытии музейных залов должна производится ответственным сотрудником музея, действующим на основании инструкции, совместно со смотрителями, и фиксироваться в журнале приема-сдачи дежурств.
188. Ежедневно должна производиться фиксация температурно-влажностного режима в экспозиционных залах и фондохранилищах с отметкой в специальных тетрадях.
189. Фондовые автономные помещения, комнаты и оборудование для хранения музейных предметов должны опечатывается персональными печатями хранителей коллекций. Окна хранилищ должны быть защищены железными решетками.
190. Изделия из драгметаллов должны храниться в несгораемом сейфе в отдельной опечатанной комнате.
191. Предметы фондов "Оружие" и "Нумизматика" должны храниться в специальных комнатах-сейфах в металлических шкафах и сейфах, которые закрываются на замок и опечатываются. Комнаты снабжаются металлическими дверями, системой ОПС, а также тревожной кнопкой.
192. Допуск посторонних лиц в фондохранилища должен производится только с разрешения руководителя музея или заместителя руководителя по учету и хранению (главного хранителя) с обязательной регистрацией в специальных журналах. На посетителя выписывается временный пропуск с указанием его ФИО, фамилии лица к которому он направляется, время прибытия и время убытия из помещения фондохранения. Работа в фондах научных сотрудников музея и исследователей подчиняется правилам, подписанным заместителем руководителя по учету и хранению (главным хранителем) и утвержденным руководителем музея.
193. Допуск посетителей в фондохранилища, работающие в режиме открытого хранения (при наличии последних) должен осуществляться по договоренности с администрацией музея в лице руководителя музея и заместителя по учету и хранению (главного хранителя).
194. В фондохранилищах не реже одного-двух раз в месяц предусмотрено проведение санитарных дней, не реже двух раз в год санэпидемических мероприятий в целях борьбы с грызунами, насекомыми, грибковыми проявлениями.
Не реже одного раза в месяц необходимо проведение в экспозициях, на выставках и в фондовых помещениях музеев профилактических осмотров, целью которых является контроль за сохранностью музейных предметов. Осмотры проводятся музейными реставраторами (при наличии последних) или ответственными сотрудниками музея. Результаты осмотров фиксируются в специальном журнале.
Уборка выставочных залов должна производиться ежедневно, утром перед началом рабочего дня, в присутствии дежурного сотрудника музея.
Уборка фондохранилищ и реставрационных мастерских производится не реже 2-х раз в неделю, в присутствии ответственного хранителя коллекции.
195. Хранение музейных предметов и коллекций в помещениях фондохранилищ музеев должно осуществляется в специально предназначенном для этих целей оборудовании (на стеллажах, в приспособленных для хранения деревянных и металлических шкафах, сейфах).
196. При экспонировании музейных предметов уделяется максимальное внимание обеспечению их физической сохранности и безопасности. Для этого используются закрытые витрины, по возможности, снабженные замками и сигнализацией. Категорически запрещается такие способы крепления музейных предметов к выставочному оборудованию, которые могут повлечь за собой нарушение их сохранности.
197. Оборудование, используемое для размещения предметов на выставках и экспозициях, а также в фондохранениях должно быть прочным и устойчивым. Конструкция данного оборудования должна учитывать особенности формы, материала, размеров, веса хранимых или экспонируемых предметов, чтобы избежать их механических повреждений и деформаций.
198. Для своевременного обнаружения повреждений оборудование хранилищ должно периодически осматриваться ответственными сотрудниками музея
199. Ведение ключевого хозяйства в музеях Костромской области производится на основе правил, которые разрабатываются, исходя из конфетных условий музея, и утверждаются руководителем музея.
200. Все двери хранилищ закрываются на основной и контрольный замки, где фиксируется дата и фамилия ответственного хранителя.
201. Каждый ключ (связка ключей из хранилищ) снабжается биркой с порядковым номером, названием хранилища.
202. Вынос ключей из зданий музея категорически запрещен.
203. Вскрытие помещения фондохранения производится только ответственным хранителем данного фонда. В отсутствие ответственного хранителя (по причине болезни и т.п.) вскрытие хранилища может производиться комиссией в составе не менее трех сотрудников музея. По этому поводу составляется Акт вскрытия, где указывается время, причина вскрытия хранилища и фамилии лиц, входящих в состав комиссии. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается заместителем руководителя хранению (главным хранителем) и регистрируется в структурном подразделении музея, ответственном за учет музейных предметов. Один экземпляр поступает на хранение в указанное структурное подразделение, другой передается ответственному хранителю коллекции.
204. Вскрытие зданий и фондохранений во внеурочное время допускается только в случае крайней необходимости ответственными лицами, определенными приказом руководителя музея.