Об утверждении Положения о порядке хранения и использования персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области
- Принято
- Главой Администрации городского округа город Шарья Костромской области
- В целях обеспечения защиты персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области, в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации, статьями 29, 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", постановляю:
- 1. Утвердить Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области (далее - Положение) (приложение 1).
- 2. Определить, что вышеуказанный порядок распространяется на персональные данные лиц, замещающих муниципальные должности, должности муниципальной службы, а также на лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы администрации городского округа город Шарья Костромской области.
- 3. Управляющему делами администрации городского округа город Шарья:
- 3.1. Предусмотреть в должностных инструкциях специалистов, выполняющих трудовые обязанности с использованием или на основе персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области, обязанности по обеспечению конфиденциальности персональных данных и ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, с учетом требований, установленных Положением (приложение 2);
- 3.2. Ознакомить работников администрации городского округа город Шарья Костромской области с утвержденным Положением под роспись.
- 4. Руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа город Шарья (далее - отраслевые органы) с правами юридического лица:
- 4.1. Установить порядок хранения и использования персональных данных работников своих отраслевых органов;
- 4.2. предусмотреть в должностных инструкциях специалистов своих отраслевых органов, выполняющих трудовые обязанности с использованием или на основе персональных данных работников администрации, обязанности по обеспечению конфиденциальности персональных данных и ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, с учетом требований, установленных Положением;
- 4.3. Ознакомить работников отраслевых органов с Положением под роспись.
- 5. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.
- Исполняющий полномочия
- главы городского округа
- город Шарья
- Костромской области
- А.А.КУЗНЕЦОВ
Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников администрации городского округа город шарья костромской области
- 1. Общие положения
- 1.1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области (далее - администрация), а также ведение личных дел работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
- 1.2. Целью разработки Положения являются:
- - закрепление конституционных прав работников на сохранение личной тайны, неприкосновенность частной жизни, конфиденциальность персональных данных, имеющихся в информационных системах;
- - правовое закрепление принципов, касающихся обработки персональных данных, порядка их хранения и использования в администрации, их передачи и права работников по их защите, а также ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.
- 1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".
- 2. Понятие и состав персональных данных
- 2.1. Под персональными данными (информацией о гражданине) понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку. Персональные данные идентифицируют личность каждого человека и относятся к категории конфиденциальной информации.
- 2.2. К персональным данным работника относятся анкетно-биографические данные, данные, характеризующие трудовую деятельность работника, его личностные и деловые качества, сведения о частной жизни, составляющие личную и семейную тайну, сведения о доходах и об имуществе, сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, медицинские сведения, сведения о налогоплательщике, сведения о банковском счете и вкладе, сведения о мерах безопасности.
- 2.3. В состав документов, содержащих персональные данные работников, входят:
- - комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.);
- - комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;
- - подлинники и копии распоряжений, приказов по личному составу;
- - личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- - дела, содержащие основания к распоряжениям по личному составу;
- - штатное расписание;
- - табели учета;
- - дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.д.;
- - справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы, базы данных, списки сотрудников и т.д.);
- - копии отчетов по кадровым вопросам, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.
- 2.4. К конфиденциальным документам относятся организационно-правовые документы кадровой службы, отраслевых органов администрации, осуществляющих прием и увольнение работников, документы, касающиеся оплаты труда.
- 3. Получение, обработка и хранение персональных данных работников администрации
- 3.1. Представитель нанимателя (работодатель) при обработке персональных данных работника обязан соблюдать следующие требования:
- - обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве и продвижении их по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
- - при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;
- - все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
- - не допускается получение и обработка работодателем персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
- - не допускается получение и обработка персональных данных работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- - при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
- - защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- - работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а также об их правах и обязанностях в этой области;
- - работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
- - работодатель и работники должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
- 3.2. При обработке персональных данных специалистов, осуществляющих прием и увольнение работников, лица, получившие доступ к персональным данным работников и ответственные за их сохранность, должны соблюдать основополагающий принцип личной ответственности за сохранность и конфиденциальность сведений и проводить регулярные проверки наличия документов, содержащих такие данные.
- 3.3. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных лица, получившие доступ к персональным данным работников и ответственные за их сохранность, выполняют функции по документированному оформлению трудовых правоотношений (прием, перевод, увольнение и т.д.), по материалам, связанным с анкетированием, тестированием, аттестацией, кадровым резервом, по конкурсным материалам, по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел и трудовых книжек, ведению справочно-информационного банка данных и др.
- 3.4. При обработке и хранении документов, содержащих персональные данные, лица, получившие доступ к персональным данным работников администрации и ответственные за их сохранность, обязаны выполнять следующие мероприятия:
- - при помещении в личное дело документа данные о нем первоначально вносить в опись дела, затем листы документа нумеруются, и только после этого документ подшивается;
- - изменения и дополнения в персональные данные вносить в учетную карточку формы Т-2, Т-2-МС на основании распоряжений и приказов по личному составу и документов, представляемых сотрудниками. Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений;
- - в случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на его место. Отметка в описи и копия заверяются росписью, замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми;
- - материалы, связанные с анкетированием, тестированием, прохождением конкурса кандидатами на должность, помещать в отдельное дело;
- - материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формировать в отдельное дело;
- - личные дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранить в рабочее и нерабочее время в запирающемся шкафу;
- - трудовые книжки, печати и штампы хранить в сейфах.
- На рабочем столе лица, получившего доступ к персональным данным работников администрации и ответственного за их сохранность, должен находиться только тот массив документов, с которым в настоящий момент он работает. В конце рабочего дня все документы должны быть убраны в шкафы и сейфы, которые запираются.
- Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело.
- Работодатель осуществляет строгий контроль за использованием чистых бланков трудовых книжек и листов-вкладышей. Их оформление должно производиться только на учтенных в бухгалтерии бланках.
- 4. Передача персональных данных работников администрации
- 4.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
- - не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
- - не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
- - предупредить лиц, получающих персональные данные работника о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило было соблюдено;
- - осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с настоящим Положением;
- - разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- - не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- - передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, и ограничивать передачу этой информации только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
- 4.2. Личные дела работников могут выдаваться только на рабочее место главы администрации городского округа город Шарья под роспись.
- Заместители главы администрации и руководители отраслевых органов администрации могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников только в кабинете лиц, ответственных за осуществление приема и увольнения работников.
- 4.3. Отчетные и справочные сведения, содержащие персональные данные работников, могут запрашивать и получать глава администрации, его заместители, управляющий делами, руководители отраслевых органов администрации. Передаваемые отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Использование сообщенных устно сведений не допускается. Подлинники документов после использования возвращаются лицам, осуществляющим прием и увольнение работников, для включения в дело вместо хранящейся копии.
- 5. Права работников администрации в целях обеспечения защиты персональных данных
- В целях обеспечения защиты персональных данных работники имеют право на:
- - полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- - свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- - определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- - требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- - доступ к относящимся к ним медицинским данным;
- - требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- - обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
- 6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих
- обработку и защиту персональных данных работника
- Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Согласие на обработку персональных данных
- 1. Я, ____________________, паспорт: ____________________ выдан ____________________, даю администрации городского округа город Шарья Костромской области, адрес администрации: г. Шарья, ул. Октябрьская, д. 21, согласие на обработку моих персональных данных (с использованием средств автоматизации или без использования таких средств) о:
- фамилии, имени, отчестве, дате и месте рождения, образовании (оконченные учебные заведения и год окончания, специальности (направления) и квалификации, наличие ученых степеней); сведениях о судимости; сведениях о допуске к государственной тайне; сведениях о периодах трудовой деятельности; сведениях о близких родственниках и факте их проживания за границей; пребывании за границей; отношении к воинской обязанности и воинском звании; месте регистрации и месте фактического проживания, номере домашнего телефона; данных паспорта гражданина Российской Федерации и заграничного паспорта; номере страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; ИНН; номере полиса обязательного и добровольного медицинского страхования; сведениях о состоянии здоровья; сведениях о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера; выполняемой работе, занимаемой должности, дате назначения, переводах на иные должности и основаниях назначения (перевода); номере служебного телефона; условиях оплаты труда по замещаемой должности; участии в конкурсных процедурах на замещение вакантных должностей, формировании кадрового резерва, решениях соответствующих конкурсных комиссий; прохождении аттестаций, датах прохождения и принятых аттестационными комиссиями решениях и вынесенных рекомендациях; проведении служебных проверок и наложении дисциплинарных взысканий; награждении государственными и ведомственными наградами, иными наградами; пребывании в отпусках и направлении в командировки; дополнительных данных, которые я сообщил(а) в анкете.
- 2. Вышеуказанные персональные данные представлены с целью использования администрацией городского округа город Шарья Костромской области при:
- - оформлении трудовых отношений, в том числе подготовке постановлений и распоряжений администрации городского округа город Шарья;
- - организации проверки персональных данных и иных сведений, сообщенных о себе при поступлении на муниципальную гражданскую службу, организации проверки сведений о доходах и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения муниципальным служащим ограничений, установленных действующим законодательством;
- - использования при составлении списков дней рождения;
- - использования при составлении служебного телефонного справочника.
- 3. Я даю согласие на передачу:
- - всего вышеуказанного объема персональных данных, указанных в пункте 1, - представителю нанимателя, руководителю отраслевого органа, бухгалтерии администрации, а также в архив для хранения;
- - всего объема персональных данных пункта 1 настоящего документа по письменному запросу иной организации, в том числе, для формирования общедоступных источников информации (телефонные справочники, адресные книги, списки дат рождения и т.д.), предоставления информации губернатору Костромской области и его заместителям, обобщения и представления в другие органы государственной власти информации о состоянии дел в городском округе город Шарья Костромской области;
- - с целью соблюдения действующего законодательства РФ - в территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, Цента занятости населения, налоговых органов, органов соцзащиты; страховую медицинскую компанию, военкомат.
- 4. С вышеуказанными персональными данными могут быть совершены следующие действия: сбор, систематизация, накопление, автоматизированная обработка, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача вышеуказанных данных по запросу вышестоящего руководителя, по письменному запросу иной организации, обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных.
- 5. Персональные данные должны обрабатываться на средствах организационной техники, а также в письменном виде.
- 6. Данное согласие действует на весь период работы в администрации городского округа город Шарья Костромской области.
- 7. Данное согласие может быть в любое время отозвано. Отзыв оформляется в письменном виде.
Перечень должностей специалистов, выполняющих трудовые обязанности с использованием или на основе персональных данных работников администрации городского округа город шарья костромской области
- 1. Управляющий делами администрации городского округа город Шарья;
- 2. Главный бухгалтер администрации городского округа город Шарья;
- 3. Бухгалтер отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации городского округа город Шарья;
- 4. Заведующий общим отделом администрации городского округа город Шарья;
- 5. Инспектор-делопроизводитель общего отдела администрации городского округа город Шарья;
- 6. Главный специалист отдела по мобилизационной работе и делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям администрации городского округа город Шарья.