Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в администрации городского округа город Шарья Костромской области
- Принято
- Главой Администрации городского округа город Шарья Костромской области
- В целях обеспечения защиты персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области, в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации, статьями 29, 30 Федерального закона от 02.03.2007. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" постановляю:
- 1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в администрации городского округа город Шарья Костромской области (далее - Положение).
- 2. Управляющему делами администрации городского округа город Шарья:
- 2.1. Ознакомить работников администрации городского округа город Шарья Костромской области, выполняющих трудовые обязанности с использованием или на основе персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области, с настоящим Положением под роспись.
- 3. Руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа город Шарья (далее - отраслевые органы) с правами юридического лица:
- 3.1. Разработать Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации в своих отраслевых органах;
- 3.2. Ознакомить работников отраслевых органов с Положением под роспись.
- 4. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.
- Глава администрации
- городского округа
- город Шарья
- Костромской области
- А.А.КУЗНЕЦОВ
Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в администрации городского округа город шарья костромской области
-
I. Общие положения
- 1. Настоящее Положение содержит обязательные для всех работников администрации городского округа город Шарья Костромской области требования по обеспечению конфиденциальности документов, содержащих персональные данные.
- 2. Администрация городского округа город Шарья Костромской области, осуществляет работу с информационной системой персональных данных на законных основаниях и определяет цели, содержание и применение результатов обработки персональных данных (далее - Оператор).
- 3. Основные требования и мероприятия по обеспечению безопасности при обработке и хранении персональных данных установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".
- 3. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее - персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.
- 4. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.
- 5. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, постановлениями администрации городского округа город Шарья, должны применяться с учетом требований настоящего Положения.
-
II. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
- 6. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных.
- 7. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (сотрудники организации-Оператора - специалисты, выполняющие трудовые обязанности с использованием или на основе персональных данных работников администрации городского округа город Шарья Костромской области), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.
- 8. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
- 9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, исключающее одновременное копирование иных персональных данных, не подлежащих распространению и использованию.
- Использование типовых форм документов и журналов учета (при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:
- - типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес Оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;
- - типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
- - типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
- - типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
- 10. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных в помещение, на котором находится Оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
- - необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом Оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных в помещение, в котором находится Оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
- - копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
- - персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных в помещение, в котором находится Оператор).
- 11. Порядок уничтожения или обезличивания персональных данных (уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
- Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными).
-
III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации
- 12. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
- 13. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
- 14. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются Оператором.