Ярославская область
Распоряжение от 21 июля 2011 года № 201
Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица
Принято
Администрацией городского округа г. Рыбинск (Ярославская обл.)
21 июля 2011 года
Администрацией городского округа г. Рыбинск (Ярославская обл.)
21 июля 2011 года
В целях совершенствования организации защиты информации для служебного пользования в администрации городского округа город Рыбинск и исполнения Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
ОБЯЗЫВАЮ:
1.Утвердить Инструкцию о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица (прилагается).
2.Контроль исполнения данного распоряжения возложить на заместителя главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений Киселева А.А.
И.о. главы администрации городского округа г. Рыбинск
Л.Ч.МОЖЕЙКО
Приложение от 21 июля 2011 года к № 201
Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией (дсп) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее - документами), содержащими служебную информацию в структурных подразделениях администрации, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица (в дальнейшем - подразделениях).
--------------------------------
<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2.К документированной служебной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа "Для служебного пользования" (в дальнейшем - "ДСП") определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
1.3.Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду "ДСП", несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации "ДСП" и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.4.Документированная служебная информация без санкции главы городского округа или заместителей главы администрации, в подчинении которых находятся структурные подразделения или отраслевые (функциональные) органы администрации, обладающие правами юридического лица, владеющие этой информацией, не подлежит разглашению (распространению).
1.5.За разглашение документированной служебной информации, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.6.Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" возлагается на комитет по мобилизационной работе и защите информации.
1.7.Сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.8.При работе с документами "Для служебного пользования", кроме настоящей Инструкции, следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска.
2.ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ
2.1.Прием и учет (регистрация) документов и изданий "Для служебного пользования" в администрации городского округа осуществляется общим отделом, а в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица, - ответственными работниками, которым поручен учет несекретной документации.
2.2.Не допускается движение документов с грифом "Для служебного пользования" без предварительной регистрации. Вся поступающая в подразделения корреспонденция "Для служебного пользования" принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.
2.3.Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания "Для служебного пользования". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.
Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. Учет документов и изданий "Для служебного пользования" ведется в журналах (приложение 1).
Движение документов и изданий "Для служебного пользования" должно своевременно отражаться в журналах.
2.4.На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям "Для служебного пользования" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. На всех приложениях ставится штамп "Приложение к вх. N ____" или делается соответствующая запись.
2.6.Тираж документа "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3.РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ
3.1.Документы с грифом "ДСП":
- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, дата печатания, фамилия специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет;
ОБРАЗЕЦ: отп. 2 экз.
экз. N 1 - в департамент финансов
экз. N 2 - в дело
исп. и печ. Иванов
тел. 00-00-00
уч. N _____
"__" _______ 20___ г. - передаются специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, под расписку. Передача документов с грифом "ДСП" и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
- пересылаются сторонним организациям спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.
3.2.Отпечатанные и подписанные документы "Для служебного пользования" передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет.
3.3.На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию, гриф "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом "ДСП" нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
3.4.Размножение документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего документ. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5.Отправляемые документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.
3.6.На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП", например:
ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378-ДСП, N 456-ДСП.
4.ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
4.1.Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
4.2.Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной необходимости группируются в отдельные дела. Для документов мобилизационного назначения в обязательном порядке заводится отдельное дело.
Допускается включать в дела с грифом "Для служебного пользования" несекретные документы, не имеющие аналогичного грифа, но соответствующие ему по содержанию.
В подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов "Для служебного пользования", может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а ставится надпись "до минования надобности", либо срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
5.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
5.1.К работе с делами "Для служебного пользования" допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.
5.2.Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3.Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями "Для служебного пользования" с разрешения руководителей структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4.Дела и издания "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в " Карточке учета выдачи документа (дела)" (приложение 2).
5.5.Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий "Для служебного пользования" производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего эти документы или издания.
5.6.Решение вопроса о снятии грифа "Для служебного пользования" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители комитета по мобилизационной работе и защите информации, режимно-секретного подразделения (спецчасти) и руководители структурных подразделений администрации или отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается заместителем главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений. В акте перечисляются дела (или отдельные документы), с которых гриф "Для служебного пользования" снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив, второй экземпляр остается в подразделении.
5.7.На обложках дел гриф "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8.При снятии грифа "ДСП" на документах, изданиях, а также в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6.ОТБОР ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И К УНИЧТОЖЕНИЮ
6.1.Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.
6.2.Отобранные к уничтожению дела "Для служебного пользования", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе "Заголовки дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСП". В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. ПРОВЕРКА ИХ НАЛИЧИЯ
7.1.Документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
7.2.Выданные для работы дела "Для служебного пользования" с разрешения руководителя подразделения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3.Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Для служебного пользования" из одного дела в другое без санкции лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета.
Запрещается выносить документы, дела и издания "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5.При смене в подразделении специалиста, ответственного за учет документов с грифом "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
7.6.Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом "ДСП" в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в год (по итогам года) комиссиями, назначаемыми приказом руководителя структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа, обладающего правом юридического лица. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов. Копия акта о проверке представляется в спецбюро администрации.
Комиссией по информационной безопасности проверка наличия документов с грифом "ДСП" в делах структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в три года.
Результаты всех проверок оформляются актом.
7.7.О фактах утраты документов, изданий с грифом "ДСП" и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность заместитель главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю главы администрации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом "ДСП", составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.
Председатель комитета
по мобилизационной работе
и защите информации
Ю.Ю.ВАВИЛОВ
Приложение от 21 июля 2011 года к № 201
(титульный лист)
Для служебного
пользования
ЖУРНАЛ
учета входящих, отпечатанных, исходящих
и внутренних документов
Начат: "__" ____________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
На ______________ листах
(содержание граф для заполнения) | порядковый номер | дата регистрации | номер, дата поступившего документа, гриф | откуда (от кого) поступил или кому направлен документ | наименование или краткое содержание документа | фамилия исполнителя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| количество | кому выдан документ | расписка в получении документа и дата | расписка принявшего документ от исполнителя и дата | местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата) | примечание | |||
| экземпляров и их номера | листов в экземпляре | листов основного документа | листов приложения | |||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
(образец заполнения)
| порядковый номер | дата регистрации | номер, дата поступившего документа, гриф | откуда (от кого) поступил или кому направлен документ | наименование или краткое содержание документа | фамилия исполнителя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 03.06.2011 | 128-дсп | комитет по | о предоставлении | Иванов |
| 31.05.2011 | мобилизационной | сведений по | |||
| работе | прилагаемым формам |
| количество | кому выдан документ | расписка в получении документа и дата | расписка принявшего документ от исполнителя и дата | местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата) | примечание | |||
| экземпляров и их номера | листов в экземпляре | листов основного документа | листов приложения | |||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 1-й | 7 | 1 | 6 | Петров | + | + | Дело 8-дсп | |
| 06.06.2011 | 09.06.2011 | л. 12 - 18 | ||||||
Приложение 2
к Инструкции
о порядке обращения с документированной
служебной информацией (ДСП) в
структурных подразделениях, отраслевых
(функциональных) органах администрации
городского округа город Рыбинск,
обладающих правами юридического лица
КАРТОЧКА
учета выдачи документа (дела)
___________________________________________________________________________
(вид документа (дела), его краткое содержание,
учетный номер и дата,
___________________________________________________________________________
гриф, номер экземпляра (тома), количество листов | дата выдачи | кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя) | номера листов дела (учетный номер документа), с которыми ознакомился исполнитель | расписка в получении или ознакомлении и дата | расписка в обратном приеме и дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |