Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделений
- Принято
- Администрацией Костромского муниципального района (Костромская обл.)
- В целях упорядочения изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатен, штампов администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделений, а также подчиненных им предприятий, учреждений и организаций:
- 1. Утвердить Положение о порядке учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделений (далее - Положение) (приложение).
- 2. Возложить на общий отдел администрации Костромского муниципального района обязанности по регистрации разрешений на изготовление и уничтожение гербовых и простых печатей, штампов администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделений.
- 3. Структурным подразделениям администрации Костромского муниципального района в течение месяца со дня подписания настоящего распоряжения:
- - зарегистрировать действующие гербовые и простые печати, а также штампы в общем отделе администрации Костромского муниципального района;
- - произвести уничтожение гербовых и простых печатей, а также штампов, действие которых прекращено или пришедших в негодность в соответствии с Положением. Копии актов об уничтожении печатей и штампов представить в общий отдел администрации Костромского муниципального района;
- - назначить ответственных лиц за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.
- 4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации Костромского муниципального района Кузнецову В.А.
- Глава администрации
- Костромского
- муниципального района
- Костромской области
- В.Г.РЕЙХ
Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации костромского муниципального района, ее структурных подразделений
- 1. Общие положения
- 1.1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделениях;
- 1.2. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Костромского муниципального района, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
- 1.3. Администрация Костромского муниципального района имеет две гербовых печати:
- с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и с гербом Костромского муниципального района.
- Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей осуществляется по решению главы администрации Костромского муниципального района. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная со второй.
- 1.4. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации Костромского муниципального района возлагается на их руководителей.
- 1.5. Изготовление, использование, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов в структурных подразделениях администрации Костромского муниципального района обеспечивают лица, определенные приказом руководителя подразделения. Данные обязанности закрепляются в должностных инструкциях муниципального служащего.
- 1.6. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.
- 2. Гербовые, простые печати и штампы администрации
- Костромского муниципального района,
- ее структурных подразделений
- 2.1. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации
- 2.1.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях администрации Костромского муниципального района, ее структурных подразделений, осуществляющих государственные полномочия, переданные администрации Костромского муниципального района федеральными законами, законами Костромской области.
- 2.2. Печать с изображением герба Костромского муниципального района
- 2.2.1. Герб Костромского муниципального района воспроизводится на печатях администрации Костромского муниципального района и структурных подразделений администрации Костромского муниципального района, имеющих статус юридического лица.
- 2.2.2. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документы, предусматривающие исполнение государственных полномочий, печати с изображением герба Костромского муниципального района ставятся на документы, требующие особого удостоверения их подлинности.
- Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, определен приложением 1 к настоящему Положению.
- 2.2.3. Гербовая печать администрации Костромского муниципального района хранится у управляющего делами и используется в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Костромской области и органов местного самоуправления Костромского муниципального района.
- 2.2.4. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации Костромского муниципального района, подписываются главой администрации или должностными лицами администрации, которым глава администрации предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности.
- 2.2.5. Структурные подразделения, имеющие лицевые счета в отделе казначейского исполнения бюджета департамента финансов администрации Костромской области, имеют право иметь печать с полным наименованием структурного подразделения с изображением герба Костромского муниципального района.
- 2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Костромского муниципального района
- 2.3.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Костромского муниципального района определяется главой администрации района.
- 2.3.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы Костромского муниципального района подписывается управляющим делами.
- 2.3.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Костромского муниципального района может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях. Почетных грамотах и других документах аналогичного характера.
- 2.3.4. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Костромского муниципального района при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
- 2.3.5. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Костромского муниципального района хранится у управляющего делами.
- 2.4. Простая печать и штамп
- 2.4.1. Структурные подразделения администрации Костромского муниципального района могут иметь простые печати и штампы.
- 2.4.2. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о структурном подразделении администрации района.
- 2.4.3. Простые круглые мастичные печати (без изображения герба) ставятся на документах или их копиях), не требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
- 2.4.4. Перечень документов, на которые ставится оттиск простой печати, определен в приложении 2 к настоящему Положению.
- 3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета
- 3.1. Заказ на изготовление гербовой печати администрации Костромского муниципального района оформляется за подписью управляющего делами.
- 3.2. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации Костромского муниципального района, вместе с прилагаемыми эскизами и копией положения о структурном подразделении с резолюцией управляющего делами направляется в общий отдел администрации Костромского муниципального района для регистрации в соответствующем журнале.
- 3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с управляющим делами администрации Костромского муниципального района.
- 3.4. После изготовления печати и штампы передаются общим отделом в структурное подразделение. Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела в соответствии с приложением 3 к настоящему Положению.
- 3.5. Для учета печатей и штампов в структурных подразделениях администрации Костромского муниципального района ведется журнал по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Положению. Журнал находится у лица, ответственного за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.
- Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.
- 3.6. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью и подписью руководителя.
- 3.7. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.
- 4. Хранение печатей и штампов
- 4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящим Положением порядке.
- 4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.
- 4.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.
- 4.4. При утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность управляющий делами и заведующий общим отделом администрации Костромского муниципального района.
- 5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов
- 5.1. Лицо, получающее печать, штамп в общем отделе, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.
- 5.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в общий отдел либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.
- 5.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения управляющего делами администрации Костромского муниципального района.
- Для замены ранее выданной общим отделом печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить управляющему делами:
- - письмо с просьбой о замене печати или штампа;
- - объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;
- - акт об уничтожении печати или штампа, подписанный руководителем структурного подразделения, согласованный с экспертной комиссией администрации Костромского муниципального района и утвержденный управляющим делами.
- 5.4. Письмо с визой управляющего делами, акт и объяснительная записка направляются в общий отдел для регистрации в соответствующем журнале.
- 5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.
- 5.6. В случае ликвидации структурного подразделения администрации Костромского муниципального района или прекращения деятельности в результате реорганизации, имеющиеся у него в наличии печати и штампы, подлежат передаче в общий отдел для последующего уничтожения по акту.
- Способ уничтожения определяется экспертной комиссией администрации Костромского муниципального района.
- Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
- 5.7. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должны быть указаны:
- - дата и наименование структурного подразделения;
- - состав комиссии;
- - основание для уничтожения печатей и штампов;
- - наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- - способ уничтожения;
- - подписи членов комиссии.
- Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями и штампами и журналом их учета.
- Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.
- 6. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов
- 6.1. Для проведения проверок состояния учета, использования и хранения печатей и штампов распоряжением главы администрации Костромского муниципального района могут создаваться специальные комиссии.
- По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая управляющему делами. Один экземпляр справки (акта) направляется руководителю структурного подразделения администрации Костромского муниципального района для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, использования и условий хранения печатей и штампов.
- 6.2. При переводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.
- Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.
- 6.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.
Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати
- АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
- АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;
- АРХИВНЫЕ КОПИИ документов;
- АРХИВНЫЕ ВЫПИСКИ из документов;
- ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.);
- ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
- ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.);
- ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ;
- ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
- КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
- НОРМЫ РАСХОДА;
- ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций:
- ПРЕДСТАВЛЕНИЯ, ХОДАТАЙСТВА, ОТЧЕТЫ о награждении;
- ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
- ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные);
- ПОЛОЖЕНИЯ об организациях;
- РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк);
- СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.);
- СОГЛАШЕНИЯ;
- СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
- СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.):
- ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;
- УДОСТОВЕРЕНИЯ;
- УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ;
- ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ;
- ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
Перечень документов, подлежащих заверению простой печатью
- КОПИИ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ;
- ДОВЕРЕННОСТИ (разовые - на получение товарно-материальных ценностей);
- СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц;
- КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником;
- КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ (отметки о датах прибытия и убытия);
- ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ и вкладыши к ним сотрудников администрации района;
- ДОКУМЕНТЫ сотрудников администрации района для оформления загранпаспорта;
- СПРАВКИ (с места работы, о прохождении муниципальной службы и т.д.);
- ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.);
- ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения муниципальной службы сотрудников администрации района (аттестационные листы, экзаменационные листы и др.);
- ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел сотрудников администрация района в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.);
- СТРАХОВЫЕ ПОЛИСЫ обязательного медицинского страхования;
- ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на муниципальной службе администрации района;
- ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.
Журнал регистрации гербовых и простых печатей, штампов администрации костромского муниципального района, ее структурных подразделений
-
N п/п и дата регистрации Наименование структурного подразделения администрации района, ответственного за использование, учет и хранение печатей и штампов Вид и оттиск изготовленных печатей и штампов Дата получения печатей и штампов, Ф.И.О. получателя и его подпись Дата и номер акта об уничтожении печатей и штампов Вид и оттиск печатей и штампов, выделенных к уничтожению Ф.И.О. ответственного за уничтожение печатей и штампов Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8
Журнал учета печатей и штампов ______________________________________________________________ (наименование структурного подразделения администрации района) начат ____________________ окончен __________________
-
N п/п Дата поступления печати, штампа Оттиск поступившей печати, штампа Должность, Ф.И.О. и подпись лица, принявшего и зарегистрировавшего печать, штамп Должность лица, получившего печать, штамп для использования по назначению Должность Ф.И.О. лица, сдавшего печать, штамп для хранения, замены и уничтожения Оттиск сдаваемой печати, штампа Номер и дата акта об уничтожении печати, штампа 1 2 3 4 5 6 7 8