Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Поназыревского муниципального района
- Принято
- Администрацией Поназыревского муниципального района (Костромская обл.)
- В соответствии с Регламентом администрации Поназыревского муниципального района Костромской области, утвержденным постановлением от 24 декабря 2009 года N 453, в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации района
- 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Поназыревского муниципального района Костромской области.
- 2. Признать утратившим силу:
- - распоряжение администрации Поназыревского муниципального района от 07.04.2006 N 75-р "Об инструкции по делопроизводству администрации Поназыревского района";
- - распоряжение главы самоуправления Поназыревского района от 18.02.2002 N 18-р "Об инструкции по делопроизводству администрации Поназыревского района".
- 3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на отдел организационно-правовой работы, информационного обеспечения и документооборота.
- Глава Поназыревского
- муниципального района
- Костромской области
- Е.М.БОРКОВА
Инструкция по делопроизводству в администрации поназыревского муниципального района костромской области
- 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Поназыревского муниципального района Костромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Поназыревского муниципального района Костромской области (далее - Аппарат).
- Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
- 2. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются отделом организационно-правовой работы, документооборота и информационного обеспечения администрации района (далее - Отдел).
- 3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации района (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
- 4. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
- 5. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
- 6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
- 7. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
- 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
- 8. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Различаются три основных вида потока документации:
- - документы, поступающие из других организаций (входящие);
- - документы, отправляемые в организации (исходящие);
- - документы, создаваемые в администрации и используемые в управленческом процессе.
- 9. Документы, направленные в администрацию, поступают к специалисту Отдела и проходят регистрацию, затем направляются на рассмотрение руководству и передаются на исполнение.
- 10. Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя. Не вскрываются и передаются по назначению конверты с пометкой "лично".
- 11. Без рассмотрения главой администрации района передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные его заместителю, а также конкретным подразделениям.
- 3. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
- 12. Все документы, поступающие в администрацию района и исходящие из нее, принимаются, учитываются и регистрируются у специалиста Отдела.
- 13. Все поступающие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
- Не подлежат регистрации: письма, присланные для сведения. Заявления на отпуска, телеграммы и письма о командировках, сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня; приглашения на различные мероприятия, поздравительные письма и телеграммы; учебные планы; рекламные извещения, прейскуранты цен; документы на заключение коллективных договоров; бухгалтерские документы; формы статотчетности, корреспонденцию с пометкой "лично"; объяснительные записки.
- 14. Для регистрации входящих документов используются журналы: регистрации писем, заявлений и просьб граждан; постановлений губернатора области; распоряжений губернатора области, общей корреспонденции (приложение N 1).
- 15. Регистрация исходящих документов осуществляется в журнале исходящей корреспонденции в день поступления.
- 16. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
- 4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИЙ НА ДОКУМЕНТАХ
- 17. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются непосредственно главой муниципального района, заместителями главы на специальных бланках поручений или непосредственно на документе.
- 18. Резолюции на документах, как правило, определяют содержание поручений, сроки их исполнения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, дату и подпись.
- 5. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- 19. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение главе муниципального района в день их получения. Рассмотренные главой муниципального района документы возвращаются специалисту Отдела для дальнейшей передачи их исполнителям.
- 20. Сроки исполнения документов могут быть установлены:
- - в тексте документа;
- - в резолюции руководства;
- - в соответствии с установленными сроками.
- 21. Все перемещения документа по этапам исполнения отмечаются в журналах у специалиста Отдела ответственного за регистрацию корреспонденции.
- 22. На документах, находящихся на контроле, ставится отметка "Контроль".
- 23. Исполнение документов, не требующих разработки распорядительных документов, положений и т.п., осуществляется в установленном порядке.
- 24. В случаях, когда для исполнения документа требуется дополнительная проверка, разработка дополнительных документов, срок исполнения устанавливается до одного месяца.
- 25. Срок исполнения может быть продлен на основании докладной записки исполнителя, должностными лицами, давшим поручение. Докладная записка подается не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения документа.
- 26. В том случае, когда исполнение документа поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
- 28. Срок исполнения документа исчисляется со дня регистрации. Контроль за сроками прохождения документов осуществляет специалист Отдела ответственный за регистрацию корреспонденции.
- 29. Документы, направленные с резолюцией "Для сведения", "Для использования в работе", "Для руководства" передаются исполнителям без возврата в Отдел, а затем формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего отдела.
- 6. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН
- 30. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Отделе отдельно от других видов делопроизводства.
- 31. Все поступающие письменные обращения граждан принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату.
- 32. Каждое обращение регистрируется в журнале регистрации писем, заявлений и жалоб граждан с присвоением порядкового номера.
- 33. Ответы на обращения дают руководители, которым они адресованы или которым поручено рассмотрение. Ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем. В случае устного ответа делается запись на обращении, что разъяснено устно.
- 34. Поручение главы муниципального района о рассмотрении обращения по существу через Отдел направляется исполнителю с поручением дать ответ самостоятельно либо за их подписью.
- Обращения граждан не направляются на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
- 35. Устные и письменные обращения граждан рассматриваются в срок, установленный в резолюции руководства. Если срок не установлен - в течение 30 дней со дня поступления обращения.
- 36. Обращения граждан, поступающих из вышестоящих органов власти, регистрируются и исполняются в такие сроки и в таком же порядке, если на них не указана дата исполнения документа.
- 37. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляется Отделом.
- 38. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы (проводится проверка), с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов, поднятых в обращении.
- 39. При личном приеме граждан ведется отдельный журнал личного приема. Срок хранения обращения - 5 лет.
- 7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ИЗДАНИЯ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ПОНАЗЫРЕВСКОГО РАЙОНА
- 40. Основными актами администрации района являются постановления и распоряжения.
- Глава принимает постановления и издает распоряжения по всем вопросам, отнесенным к ведению администрации, а в его отсутствие эти функции выполняет заместитель главы администрации.
- Постановления администрации района являются правовыми нормативными актами, рассчитанными на постоянное и многократное применение и адресованные широкому кругу лиц. Распоряжения являются нормативными актами, содержащими конкретные предписания, адресованные определенному лицу или группе лиц и касающиеся работников администрации.
- 41. Основаниями для подготовки проектов постановления, распоряжений администрации района являются:
- - необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции;
- - прямое указание и рекомендации органов исполнительной и законодательной власти области о разработке и принятии конкретного правового акта;
- - указание и рекомендации главы муниципального района о принятии правового акта;
- - обращения и письма должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;
- - протесты прокурора по ранее принятым администрацией актам;
- - обязательства, вытекающие из договоров, в которых участвует администрация.
- 42. Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации района включает:
- - определение структурного подразделения или должностного лица, ответственного за подготовку проекта постановления (распоряжения), также круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта;
- - проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта постановления (распоряжения);
- - составление проектов текстов постановлений (распоряжений) и при необходимости пояснительных записок к ним;
- - согласование проектов постановлений (распоряжений) с заинтересованными предприятиями, учреждениями и организациями, должностными лицами;
- - правовую экспертизу проекта постановления (распоряжения) у юрисконсульта администрации района на предмет соответствия проекта действующему законодательству и требованиям по оформлению акта;
- - доработку проекта постановления (распоряжения) с учетом замечаний и предложений.
- 8. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
- 43. Проекты постановлений и распоряжений администрации района печатаются по установленной форме шрифтом Times New Roman размером 14 (приложение N 2).
- Постановления и распоряжения должны иметь следующие реквизиты:
- - герб Поназыревского муниципального района;
- - наименование органа, издавшего документ, - глава Поназыревского муниципального района, администрация Поназыревского муниципального района;
- - наименование вида акта - постановление, распоряжение;
- - дата и номер;
- - заголовок - печатается без кавычек, состоит из одной или нескольких строк, печатается через один интервал. Длина строки не должна превышать 8 см, заголовок, как правило, отвечает на вопрос "О чем (о ком) издан документ. Переносы в словах заголовков не допускаются;
- - текст - отделяется от заголовка двумя интервалами.
- Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
- Текст акта может состоять из двух частей: преамбулы (констатирующая часть) и постановляющей (распорядительная часть). Преамбула содержит обоснования принятия акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия, а также могут содержаться ссылки на законы и другие нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
- Преамбула в постановлениях главы района завершается словами "ПОСТАНОВЛЯЮ", администрации района - словами "администрация Поназыревского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ", после которого ставится двоеточие.
- Постановляющая (распорядительная) часть может подразделяться на пункты, подпункты. Абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например, 1.1, 1.2, 1.3).
- - подпись - отделяется от текста двумя интервалами и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии лица, подписавшего постановление или распоряжение.
-
Например: Глава муниципального района А.А.Иванов - Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа - в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
- - визы, согласования.
- В качестве приложений к постановлению или распоряжению оформляются положения, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы документов, бланки и другое.
- Если в тексте сделана ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" ниже делается ссылка на постановление или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
- Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
- При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" на приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
-
Например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации района от ____________ N ____ - Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется заглавными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК)
- 9. СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И РАССЫЛКА ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ
- 44. Проекты постановлений и распоряжений подлежат согласованию и визированию. Обязанность на проведение согласования возлагается на инициаторов (ответственных за подготовку) проекта.
- Визы проставляются на оборотной стороне листа (в случае, если проект из одного листа), либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
- 45. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации района рассматриваются при наличии следующих виз:
- - исполнителем, подготовившим проект акта;
- - руководителей структурных подразделений, иных заинтересованных организаций - инициаторов проекта документа:
- - руководителей организаций и структурных подразделений, в компетенцию которых входит регулируемый в документе вопрос;
- - руководителей других организаций, согласование с которыми сочтут необходимым глава администрации либо юрист;
- - заместителей главы администрации, курирующих соответствующее направление деятельности или занимающихся вопросами, регулируемыми в визируемом документе;
- - юриста администрации района.
- Вверху перечень адресатов рассылки ксерокопий данного документа.
- 46. Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта, либо приобщить собственные возражения на внесенные замечания.
- 47. Согласованные проекты постановлений и распоряжений сдаются в Отдел, который проверяет соответствие акта требованиям делопроизводства.
- Проекты, подготовленные с нарушением порядка и требований по оформлению, установленных настоящей Инструкцией, могут быть возвращены их разработчикам.
- Вместе с проектом нормативно-правового акта в обязательном порядке сдаются документы, являющиеся основанием для его подписания.
- 48. Глава администрации района либо исполняющий обязанности главы администрации по представленному ему на подпись проекту принимает одно из следующих решений:
- подписывает проект;
- направляет проект на доработку;
- отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия.
- Подписанные главой администрации района постановления или распоряжения передаются в Отдел для регистрации.
- 49. Постановления и распоряжения вступают в силу с момента их подписания, если в них не определен другой срок.
- Выпускаемым документам присваивается порядковый номер акта в соответствии с очередностью его принятия с начала и до конца года отдельно для постановлений и распоряжений.
- К порядковому номеру распоряжений добавляется через дефис буква "р".
- 50. Копии постановлений и распоряжений передаются в Отдел для направления адресатам.
- 51. Ответственность за опубликование постановлений и распоряжений в средствах массовой информации несет Отдел.
- 52. Подлинники постановлений и распоряжений хранятся в Отделе, а затем сдаются в архив.
- 10. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ
- 53. Договоры, заключенные между главой администрации района и юридическими и физическими лицами, составляется и подписывается в количестве экземпляров по числу сторон и заверяется гербовыми печатями.
- 11. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ВЫСШИЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ, ДЕПАРТАМЕНТЫ И КОМИТЕТЫ ОБЛАСТИ
- 54. Документы, адресованные губернатору области и его заместителям, председателю Областной Думы, руководителям департаментов и комитетов должны быть глубоко аргументированы, содержать конкретные просьбы и предложения.
- Документы оформляются на бланках администрации района, печатаются в двух экземплярах и не должны превышать 1,5 страницы печатного текста (приложение N 3).
- Документы отправляются:
- почтовым отделением связи;
- факсимильной связью, электронной почтой;
- нарочно.
- Документы в адрес первых лиц органов государственной власти области подписывает глава и его заместители.
- Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи.
- 55. Основными реквизитами исходящих документов являются:
- наименование организации - получателя документа;
- дата и регистрационный номер;
- заголовок документа (краткое содержание);
- фамилия руководителя подписавшего документ;
- фамилия лица, являющегося составителем документа и номер телефона с междугородним кодом.
- В документах-ответах указывается номер и дата документов, на который дается ответ.
- 56. В качестве адресатов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование адресата выравнивается по левому краю. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже,
-
Например: Директору департамента финансов Костромской области А.А.Иванову - При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже,
-
Например: Администрация Костромской области Отдел по работе с муниципальными образованиями - В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, после написания адресата,
-
Например: Заместителю губернатора Костромской области А.А.Анохину Дзержинского ул., д. 15 г. Кострома, 156006 - При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
-
Например: Смирнову Г.П. Советская ул., д. 7, кв. 4 п. Поназырево Костромская область, 157580 - Документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14. Поля должны быть:
- левое - 25 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 20 мм;
- нижнее - 20 мм.
- Текст документа отделяется от заголовка 2-3-межстрочными интервалами.
- Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.
- Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются в левом нижнем углу на оборотной стороне или на лицевой стороне последнего листа письма.
- 12. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО РЕАЛИЗАЦИИ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
- 57. Контролю подлежит исполнение:
- - актов губернатора области, администрации области;
- - поручений содержащихся в протоколах совещаний при губернаторе области, заседаний администрации области, заседаний иных совещательных и коллегиальных органов при губернаторе области;
- - поручений губернатора области, данных по итогам рабочих поездок в муниципальные образования области;
- - поручений главы муниципального района, главы администрации района, содержащихся в оформленных резолюциях по рассматриваемым документам;
- - поручений данных по обращениям граждан и др.
- 58. Основанием для постановки документов на контроль, является резолюция главы муниципального района, в резолюции указывается ответственный исполнитель, который назначается из числа руководящих работников администрации района.
- Если в резолюции указано несколько исполнителей, то указанный первым исполнитель является главным организатором по выполнению задания в целом.
- Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в равной степени несут все исполнители, которые указаны в резолюции.
- 59. Срок исполнения поручений устанавливается в один месяц со дня поступления документа, если другой срок не оговорен в документе.
- Документы с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок.
- В структурных подразделениях сроки исполнения документов устанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного главой муниципального района.
- Ответ на депутатский запрос дается в течение 10 дней со дня поступления его в администрацию района.
- При необходимости изменения срока выполнения поручения, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения и сообщает об этом в Отдел.
- 60. Снятие документов с контроля.
- Ответственный за выполнение документа при полном его выполнении, также в случаях, когда отпала необходимость исполнения документов, в информации на имя главы района вносит предложение о снятии документа с контроля, о чем делается отметка в журнал входящей корреспонденции.
- 13. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
- 61. Постановления и распоряжения администрации района, подлежащие контролю, учитываются Отделом.
- 62. Основанием для постановки на контроль вышеуказанных документов служит наличие в тексте документа пункта о возложении контроля исполнения на ответственных исполнителей.
- 63. Отделом проводится тщательная проработка документа с выделением основных контролируемых пунктов и сроков исполнения документов
- 64. В течение контролируемого периода ответственный исполнитель обязан проинформировать руководителя, давшего поручение о ходе выполнения документа, сроком действия год и более, через Отдел до истечения первой половины установленного срока.
- 65. За 3 дня до истечения контролируемого срока ответственный исполнитель обязан представить в Отдел информацию о выполнении документа по утвержденной форме с копией постановления или распоряжения и подписью ответственного исполнителя.
- 66. При необходимости продления срока выполнения поручения по реализации постановлений и распоряжений администрации района, должностное лицо, ответственное за организацию и контроль исполнения, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя главы администрации района мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Информация с резолюцией об изменении сроков исполнения передается в Отдел.
- 67. Информация о ходе выполнения документов (промежуточные информации) представляются в Отдел.
- 68. Основанием для снятия постановлений и распоряжений с контроля является соответствующая резолюция главы администрации района или, в случае его отсутствия, заместителя главы администрации района.
- 14. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ И ИНЫХ МЕРОПРИЯТИЯ
- 69. Протоколы заседаний, совещаний оформляются на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman размером N 14.
- 70. При оформлении протоколов используются следующие реквизиты:
- - наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.
- Печатается центрованным способом прописными буквами, полужирным шрифтом.
- - вид совещания, заседания.
- Печатается центрованным способом ниже реквизита "наименование вида документа" и согласуется с ним в родительном падеже.
- - дата и номер.
- Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется словесно цифровым способом, номер - арабскими цифрами.
-
Например: 22 сентября 2009 года N ........ - - Слово "Председательствовал".
- Печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованным способом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствующего на заседании, совещании.
- - Слово "Присутствовали".
- Печатается от границы левого поля, слово подчеркивается. Далее (через двоеточие и пробел) в столбик шириной не более 8 см печатаются наименования должностей, далее через дефис инициалы и фамилии присутствовавших в алфавитном порядке в 2 столбика, каждый из которых шириной не более 4,5 см.
- - далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещания печатается вопрос повестки заседания, совещания.
- Каждый вопрос повестки дня печатается центрованным способом римскими цифрами и подчеркивается; под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.
-
Например: V. О работе административной комиссии _________________________________________________________ (Иванов, Смирнов, Петров) - Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границы левого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой.
- - Подпись.
- Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов имени, отчества и фамилии). Протокол согласовательных совещаний подписывают все члены согласительной комиссии.
- 71. Приложения.
- Оформляются на отдельном листе бумаги.
- На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.
- При наличии нескольких приложений они нумеруются.
- Пометка ограничения доступа к протоколу.
- Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.
- Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются на чистых листах с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.
- 72. Выписка из протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий имеют следующие реквизиты:
- Наименование вида документа - выписка.
- Вид совещания заседания.
- Дата и номер.
- Печатаются ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется - словесно - цифровым способом, номер - арабскими цифрами. Дата и номер печатаются центрованным способом.
- Место проведения совещания, заседания.
- После всех предыдущих реквизитов печатается, где проводилось совещание, заседание.
- Формулировка вопроса повестки дня.
- Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.
- Перечисляются пункты поручений, относящихся к вопросу повестки дня. Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с точкой.
- 16. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ
- 73. Документирование процессов движения кадров.
- Под движением кадров понимается:
- - прием, перевод и увольнение работников;
- - предоставление отпусков;
- - командирование.
- Оформление движения кадров документируется посредством создания следующих основных документов: распоряжений по личному составу, личных заявлений сотрудников администрации, справок из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и имуществе, контрактов, распоряжений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов, других документов, являющихся в конкретных случаях основанием для издания распоряжения по личному составу.
- 74. Документирование оценки труда сотрудников администрации.
- Труд сотрудников администрации характеризуется и оценивается при проведении аттестации, при решении вопросов о поощрении, о вынесении взысканий, при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма. Порядок проведения аттестации муниципальных служащих определяется соответствующим положением.
- Характеристика составляется руководящими работниками администрации и отражает их мнение о сотруднике. Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики, как правило, включаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение; стаж работы в данной организации, деловые качества, отношение к работе, профессиональный уровень, наличие правительственных наград и поощрений, целевое назначение характеристики.
- Характеристика подписывается руководителем администрации, руководителем структурного подразделения. Ниже подписей проставляется дата составления характеристики.
- Подписи на характеристиках заверяются гербовой печатью. Копия выданной характеристики помещается в личное дело сотрудника.
- Отношение руководства администрации к сотруднику находит свое отражение в распоряжениях о поощрении, премировании или наложении взыскания, в которых указывается причина и вид поощрения или взыскания. Основанием для издания таких распоряжений обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении.
- 75. Ведение трудовых книжек.
- Трудовая книжка является основным документом трудовой деятельности работника.
- Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших не менее 5 дней, в том числе на сезонных и временных работах, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
- Лица, поступающие на работу, обязаны представить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
- Оформление и ведение трудовых книжек производится в точном соответствии с правилами, изложенными в инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
- 76. Оформление личных дел.
- Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания распоряжения о приеме на работу.
- 17. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
- 77. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел.
- Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации района в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
- 78. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения.
- 79. Названиями разделов номенклатуры дел администрации района являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно - распорядительную документацию администрации. После структурных подразделений в порядке значимости располагаются названия общественных организаций.
- 80. Номенклатура дел администрации района визируется заведующим отделом по делам архивов, подписывается заведующей сектором Отдела и после чего утверждается главой администрации района.
- 81. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в отделе по делам архивов.
- Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
- 82. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс.
- Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
- Например: 08-05, где 08- обозначение структурного подразделения, 05- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
- 83. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера. Номенклатура дел как учетный документ ведется в течение всего делопроизводственного года.
- 84. Законченные производством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
- При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дело подразделяется на тома.
- 85. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
- Документы к протоколам, систематизируются по номерам протоколов.
- 86. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
- Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
- 18. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
- 87. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела в подразделениях хранятся по месту их формирования.
- Руководители подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
- Дела находятся в рабочих комнатах, хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
- 88. Законченные производством дела в течение трех лет хранятся в подразделении администрации.
- Затем дела постоянного хранения сдаются в отдел по делам архивов.
- Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в подразделении администрации по акту установленной формы, который утверждается руководителем подразделения.
- Дела из архива по заявке руководителя структурного подразделения могут быть выданы для работы во временное пользование.
Приложение
к Распоряжению от 28 января 2011 года № 10-Р
Инструкция
к Распоряжению от 28 января 2011 года № 10-Р
Инструкция
- ЖУРНАЛ
- регистрации входящей корреспонденции
-
N и дата поступления Корреспондент, исходящий номер и дата отправления Краткое содержание документа Текст поручения и дата Ход и результат выполнения поручения 1 2 3 4 5 - ЖУРНАЛ
- исходящей корреспонденции
-
N и дата отправления Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 - ЖУРНАЛ
- регистрации писем, заявлений и просьб граждан
-
Дата поступления и N Ф.И.О. заявителя и адрес Краткое содержание заявителя, просьба Откуда поступило Кому направлено на исполнение Результат рассмотрения 1 2 3 4 5 6
Российская Федерация костромская область администрация поназыревского муниципального района постановление
- _______________ 2010 г. N _____
- Об итогах социально-экономического
- развития района на 2010 год и задачах
- на 2011 год
- В 2010 году, несмотря на осуществление курса экономических преобразований, положение в экономике района оставалось сложным.
- Далее текст.
- Администрация Поназыревского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ:
- 1. ....
- 2. ....
- 3. ....
- 9. Контроль за выполнением постановления возложить на.........
-
Глава муниципального района А.А.Иванов
Приложение
к Распоряжению от 28 января 2011 года № 10-Р
Инструкция
к Распоряжению от 28 января 2011 года № 10-Р
Инструкция
-
Директору департамента ЖКХ Костромской области Е.Л.Кашкаровой АДМИНИСТРАЦИЯ ПОНАЗЫРЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Свободы, 1 п. Поназырево, 157580 тел. 2-11-67 ОКПО 4030788, ОГРН 1024402037660 ОКАТО 34236551000 ИНН/КПП 4424001213/442401001 Р/сч 40204810700000000036 22.01.2010 N 47 - Администрация Поназыревского муниципального района по просроченной задолженности за поставленное топливо ООО "Татнефть-Архангельск" сообщает:
- - в связи с тем, что расчетные счета МУП "Коммун-Сервис" блокированы, расчета за топливо будут производиться по договорам уступки права требования, по мере выставления счетов бюджетным организациям за оказанные услуги.
- 25 января будет произведена оплата в размере 83000 руб. (договор уступки права требования от 20.012010 N 434).
- 300000 рублей предполагается погасить в январе-феврале текущего года.
- Без помощи областного бюджета погасить образовавшуюся задолженность в полном объеме невозможно.
-
Глава Поназыревского муниципального района А.А.Иванов
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать
- 1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, описания, экспертизы).
- 2. Архивная справка.
- 3. Архивная копия.
- 4. Бюджетные поручения.
- 5. Банковские поручения.
- 6. Гарантийные письма.
- 7. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, на ведение дел в суде).
- 8. Договоры, соглашения (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ).
- 9. Задания (на проектирование объектов, на капитальное строительство сооружений).
- 10. Исполнительные листы.
- 11. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений банков.
- 12. Командировочные удостоверения.
- 13. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- 14. Платежные поручения.
- 15. Платежные требования.
- 16. Расчетные чеки.
- 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
- 18. Сметы расходов на содержание аппарата управления.
- 19. Титульные списки на объекты строек.
- 20. Трудовые книжки.
- 21. Характеристики.
- 22. Чековые книжки.
- 23. Штатные расписания.