О Регламенте администрации Галичского района Костромской области
- Принято
- Главой самоуправления Галичского района (Костромская обл.)
- В целях совершенствования работы администрации района постановляю:
- 1. Утвердить Регламент администрации Галичского района Костромской области (прилагается).
- 2. Управляющему делами администрации района Т.В.Хитровой:
- 2.1. Обеспечить ознакомление служащих администрации района с утвержденным регламентом и контроль за его соблюдением.
- 2.2. В месячный срок подготовить предложения о внесении соответствующих изменений в нормативные акты, регламентирующие вопросы службы и делопроизводства.
- 3. Регламент администрации района, утвержденный постановлением главы администрации района от 23 июня 1997 года N 114 признать утратившим силу.
- 4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации района Т.В.Хитрову.
- 5. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.
- Глава самоуправления
- Галичского района
- Костромской области
- М.И.РУМЯНЦЕВ
Регламент администрации галичского района костромской области
-
Глава I. Общие положения
-
Правовая основа и подотчетность
- 1. Настоящий Регламент определяет принципы организации и основные правила внутреннего распорядка и делопроизводства в администрации Галичского района Костромской области (далее - Администрация) как исполнительном органе местного самоуправления муниципального образования Галичский район, возглавляемом главой самоуправления района, непосредственно формируемом и исключительно ему подотчетном.
- 2. Правовую основу деятельности Администрации составляют:
- Конституция Российской Федерации, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, Устав (Основной закон) Костромской области, областные законы, Устав Галичского района, а также нормативные правовые акты федеральных и областных органов государственной власти, органов местного самоуправления района.
-
Структура
- 1. Структура Администрации утверждается Собранием депутатов района по представлению главы самоуправления района.
- 2. Штатное расписание администрации, численность и фонд оплаты труда структурных подразделений администрации района утверждаются главой самоуправления в пределах расходов на местное самоуправление, определенных бюджетом района.
-
Полномочия главы самоуправления по руководству Администрацией
- Глава самоуправления:
- - устанавливает правила внутреннего распорядка и общие принципы организации делопроизводства Администрации;
- - утверждает положения о структурных подразделениях Администрации, положения и состав совещательных органов при главе администрации;
- - принимает решения по кадровым вопросам, в том числе - о приеме, перемещении и увольнении муниципальных служащих администрации района, об условиях оплаты труда и прохождения муниципальной службы на основе трудового договора, утверждает решения аттестационной комиссии;
- - обладает иными правами руководителя органа местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством.
-
Совещательные органы при главе администрации района
- 1. Совещательными органами при главе администрации являются:
- - коллегия (статья 5);
- - совет (статья 6);
- - координационный совет по обеспечению законности и правопорядка (статья 7);
- а также иные совещательные органы, формируемые главой самоуправления.
- 2. Решения совещательных органов носят рекомендательный характер, их заседания, как правило, открыты для представителей средств массовой информации.
-
Коллегия при главе администрации
- Коллегия при главе администрации действует на основании Положения, утвержденного главой самоуправления. Ее заседания созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. Заседания Коллегии вправе беспрепятственно посещать депутаты Собрания депутатов района.
-
Совет при главе администрации
- Совет при главе администрации рассматривает наиболее важные вопросы жизнедеятельности района, а также все спорные проблемы перед обсуждением на заседании Коллегии или принятием решений с целью устранения противоречий и выработки единого подхода к их разрешению и реализации.
- Совет состоит из заместителей главы администрации, управляющего делами главы администрации, руководителя финансового отдела. Иные лица могут включаться в состав совета распоряжением главы самоуправления.
- 3. Деятельность совета регламентируется положением, утверждаемым главой самоуправления.
-
Координационный совет по обеспечению законности и правопорядка
- Координационный совет по обеспечению законности и правопорядка создается распоряжением главы самоуправления для согласования действий правоохранительных, муниципальных и общественных органов и организаций в данной сфере деятельности.
- Совет может возглавлять первый заместитель главы администрации района.
-
Иные совещательные органы
- При главе администрации и заместителях главы администрации могут образовываться другие советы, постоянно действующие и временные комиссии, рабочие группы, которые функционируют на общественных началах и в соответствии с положениями, утвержденными в установленном порядке.
-
Глава II. Планирование работы администрации
-
Подготовка проектов планов
- 1. Работа Администрации строится на основании годовых планов и программ по отдельным направлениям деятельности, в т.ч. планов работы коллегии при главе администрации района, программы социально-экономического развития района и отраслевых программ, плана законодательных инициатив администрации.
- На основании годовых планов и программ формируется ежемесячный план мероприятий, при подготовке которого учитываются предложения руководителей структурных подразделений администрации, общественных организаций.
- Подготовка проектов планов возлагается на управление делами главы администрации района (далее - управление делами). Предложения по формированию планов представляются заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений в управление делами не позднее, чем за месяц по годовым планам и 5 дней - по месячным планам.
- 4. К проектам годового и месячного планов при необходимости прилагаются описания вопросов, включаемых в план.
-
Утверждение и реализация планов
- Проекты годового и месячных планов представляются управляющим делами на утверждение главе самоуправления и после утверждения рассылаются управлением делами в структурные подразделения, организациям и должностным лицам в установленном порядке.
-
Контроль за выполнением планов работы
- Общий контроль за выполнением планов работы Администрации осуществляет управление делами. Контроль за выполнением планов мероприятий структурными подразделениями осуществляют курирующие заместители главы администрации.
-
Глава III. Подготовка и проведение совещаний (мероприятий) в администрации
-
Подготовка и проведение совещаний (мероприятий)
- 1. Глава самоуправления регулярно проводит оперативные совещания по вопросам планирования деятельности Администрации и обсуждению текущих вопросов. Сроки и порядок проведения постоянных совещаний определяются главой самоуправления.
- 2. Проведение совещаний (семинаров и прочих мероприятий) в Администрации осуществляется по распоряжению главы самоуправления либо первого заместителя главы администрации, а в курируемой сфере деятельности - заместителей главы администрации.
- 3. Подготовку совещаний при главе самоуправления (мероприятий с его участием) в соответствии с повесткой дня осуществляют соответствующие заместители главы администрации.
- К совещанию (мероприятию) готовятся следующие документы, которые представляются главе самоуправления не позднее, чем за сутки до его проведения:
- - справка (информация) по рассматриваемому вопросу;
- - порядок проведения;
- - полный список участников с указанием ФИО (полностью), место работы и должность (звание);
- - проект протокола (решения);
- - предложения (резюме) для главы самоуправления.
- Ответственность за подготовку совещания и документов к нему несет соответствующий заместитель главы администрации района.
- При участии в подготовке совещаний двух или нескольких заинтересованных заместителей пакет документов формирует заместитель, указанный в списке ответственных первым.
- 4. Участники каждого совещания при их оповещении должны быть ознакомлены организаторами с проектом повестки дня.
- 5. Вопрос о дополнительно приглашенных для участия в совещании представителях согласовывается с главой самоуправления.
- 6. Участие представителей Администрации в заседаниях Собрания депутатов района, депутатских слушаниях и заседаниях комиссий определяется главой самоуправления.
-
Проведение совещаний (мероприятий)
- 1. На совещаниях рассматриваются вопросы в соответствии с планами работы, а также внеочередные.
- 2. Присутствующие на совещании вправе участвовать в обсуждении вопросов, вносить предложения по существу решений.
- 3. На совещании председательствует глава самоуправления или должностное лицо, его созвавшее, либо, по их поручению, иное лицо.
- 4. Ответственность за подготовку и проведение совещаний несут организаторы мероприятия.
-
Протоколы совещаний. Исполнение решений
- 1. Протоколы совещаний, созванных главой самоуправления, по мере необходимости ведутся главным специалистом по работе с обращениями граждан, связям с общественностью и средствами массовой информации или иным специалистом администрации района.
- 2. Протоколы совещаний, созванных по инициативе заместителей главы администрации, ведутся специалистами подведомственных структурных подразделений, назначенными соответствующими заместителями главы администрации района.
- 3. Протокол каждого совещания оформляется следующим образом:
- - основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня;
- - каждый раздел протокола строится по форме - "слушали", "выступали", "принятое решение".
- Протокол подписывается председательствующими на совещании.
- 4. В недельный срок после совещания его организаторы оформляют выписки из протокола с конкретными поручениями, которые за подписью соответствующего заместителя главы администрации или председательствовавшего на совещании направляются исполнителям и должностному лицу, ответственному за исполнение.
- 5. Контроль за выполнением принятых на совещаниях, созванных главой самоуправления, решений осуществляется соответствующим заместителем главы администрации района.
-
Глава IV. Организация работы муниципальных служащих и структурных подразделений администрации
-
Организация работы. Прием муниципальных служащих главой самоуправления
- 1. Глава самоуправления на основании Устава Галичского района, действующего федерального и областного законодательства, нормативных актов органов местного самоуправления организует работу Администрации. Заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений на основании действующего трудового законодательства, законодательства о муниципальной службе и соответствующих положений организуют работу должностных лиц и структурных подразделений Администрации.
- 2. Работа муниципальных служащих Администрации района строится на основании Регламента Администрации, Инструкции по делопроизводству, положений о структурных подразделениях администрации района, должностных инструкциях (обязанностях) муниципального служащего и иных положений, определяющих порядок работы по отдельным сферам деятельности.
- 3. Регламент Администрации района, Инструкция по делопроизводству, правила внутреннего трудового распорядка, положения о самостоятельных структурных подразделениях, напрямую подотчетных главе самоуправления или заместителям главы администрации района, утверждаются постановлением главы самоуправления.
- 4. Положения о структурных подразделениях в составе самостоятельного структурного подразделения, должностные инструкции (обязанности) утверждаются руководителем самостоятельного структурного подразделения.
- 5. Муниципальные служащие Администрации имеют право на личный прием главе самоуправления.
-
Служебные обязанности. Рабочее время
- 1. Каждый муниципальный служащий несет ответственность за выполнение обязанностей по замещаемой должности в соответствии с положением о соответствующем структурном подразделении, должностной инструкцией (функциональными обязанностями), трудовым договором. Он не вправе разглашать сведения, ставшие известными ему в результате служебной деятельности.
- 2. В Администрации устанавливается пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня - 8.00 часов, окончание - 17.00 часов, перерыв на обед с 12.00 до 13.00 часов. Накануне предпраздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на 1 час.
- В соответствии с Положением о муниципальной службе распоряжением главы самоуправления муниципальному служащему может быть установлен ненормированный рабочий день или индивидуальный график работы.
- 3. Совмещение работы служащим Администрации допускается только на основе трудового договора, подписанного данным служащим и главой самоуправления.
- 4. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет управление делами или один из сотрудников, назначаемый руководителем структурного подразделения.
-
Порядок возложения исполнения обязанностей
- 1. Исполнение обязанностей главы администрации в его отсутствие осуществляет первый заместитель главы администрации района.
- 2. Исполнение обязанностей заместителей главы администрации района и управляющего делами администрации района осуществляется в соответствии с Порядком замещения обязанностей по руководству Администрацией Галичского района, утвержденным постановлением главы самоуправления.
- 3. В период отсутствия руководителя структурного подразделения исполнение его обязанностей осуществляет штатный заместитель, иное должностное лицо.
- 4. При исполнении обязанностей главы администрации, заместителей главы администрации в соответствии с Порядком замещения обязанностей, руководителя структурного подразделения его заместителем доплата не производится.
- 5. При возложении исполнения обязанностей руководителя структурного подразделения на иное должностное лицо выплачивается разница в должностных окладах либо процентная надбавка к должностному окладу в размере до 50%.
- Вопрос о доплате разрешается в распоряжении о возложении исполнения обязанностей.
-
Служебные командировки
- 1. Необходимость направления сотрудников в командировки определяется руководителями структурных подразделений Администрации по согласованию с курирующим заместителем главы Администрации. Командировочные документы оформляются специалистом-секретарем приемной главы самоуправления, специалистами структурных подразделений администрации района.
- 2. Вопрос о направлении в командировки заместителей главы администрации района, управляющего делами главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации, а также обо всех зарубежных командировках решается главой самоуправления.
- 3. Отчеты о результатах работы во время командировки руководящим составом представляются главе самоуправления либо соответствующему заместителю главы администрации района. В структурных подразделениях отчеты представляются руководителю структурного подразделения.
-
Материально-техническое обеспечение служащих Администрации
- 1. Порядок пользования муниципальными служащими служебным транспортом определяется главой самоуправления.
- 2. Телефонная связь используется для служебных целей. Междугородние (кроме международных) служебные телефонные переговоры осуществляются руководителями структурных подразделений, а также, с их разрешения, иными сотрудниками. Междугородние неслужебные телефонные переговоры со служебных телефонов не допускаются. Самостоятельное право на международные телефонные переговоры имеет глава самоуправления. Разрешение на производство международных телефонных переговоров другими муниципальными служащими дает глава самоуправления или его первый заместитель (в отсутствие главы самоуправления).
- 3. Междугородние и международные телефонные переговоры, произведенные с нарушением установленного пунктом 2 настоящей статьи порядка, оплачиваются сотрудником, который пользовался междугородной (международной) телефонной связью, путем удержаний из заработной платы в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
- 4. Правом доступа в электронно-справочную сеть банков данных Администрации обладают глава самоуправления, заместители главы администрации района, управляющий делами, начальник информационного центра, сотрудники в соответствии со служебными обязанностями.
- 5. Обеспечение служащих инвентарем, канцелярскими принадлежностями осуществляется управляющим делами, руководителем структурного подразделения Администрации.
-
Отпуска служащих Администрации
- 1. Ежегодные очередной и дополнительный отпуска предоставляются в соответствии с графиками отпусков, утвержденными в установленном порядке.
- 2. Заявление о предоставлении отпуска подается служащим не позднее, чем за две недели до начала отпуска.
- 3. Распоряжение о предоставлении отпуска муниципальным служащим, техническому персоналу аппарата главы администрации района, структурных подразделений администрации района без права юридического лица, руководителям самостоятельных структурных подразделений администрации района подписывается главой самоуправления.
-
Глава V. Делопроизводство, подготовка и оформление служебных документов
-
Правовые акты
- 1. Правовыми актами Администрации района являются:
- - постановления, распоряжения главы самоуправления района;
- - приказы руководителей отраслевых структурных подразделений администрации района;
- - постановления, распоряжения глав администраций сельсоветов.
- 2. Виды правовых актов:
- Постановление - правовой акт, принятый главой самоуправления района (а в период его отсутствия - первым заместителем главы администрации района), главой администрации сельсовета по вопросам, отнесенным к его ведению, действующий на территории Галичского района, сельсовета и рассчитанный на многократное применение, распространяющий свое действие на неограниченный круг лиц или имеющий межведомственный характер.
- Распоряжение - правовой распорядительный акт, издаваемый главой самоуправления района, главой администрации сельсовета по текущим и оперативным вопросам, в том числе кадровым, включая применение мер поощрения и взыскания (наказания); о разовых конкретных поручениях, о разовом выделении конкретных бюджетных сумм, по вопросам внутреннего распорядка в Администрации и ее структурных подразделениях; при утверждении планов работы; по иным организационным вопросам, включая создание рабочих групп, комиссий и других рабочих и совещательных органов.
- Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями отраслевых структурных подразделений администрации района по вопросам, отнесенным к их компетенции.
-
Подготовка проектов правовых актов
- 1. Проекты правовых актов разрабатываются аппаратом Администрации, структурными подразделениями в соответствии с планами работы, поручениями главы самоуправления, его заместителей, управляющего делами.
- 2. Проекты постановлений могут вноситься также иными государственными органами, органами местного самоуправления, заинтересованными предприятиями, организациями, в том числе общественными.
- 3. Подготовку распорядительных документов, в соответствии с намеченными мероприятиями, обеспечивают управляющий делами, руководители структурных подразделений.
- 4. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые.
-
Требования к проектам правовых актов
- При оформлении правовых актов соблюдаются следующие требования:
- 1) проект документа составляется на бланке Администрации. При издании постановлений, распоряжений главой самоуправления используется бланк "Глава самоуправления Галичского района". Постановления и распоряжения, издаваемые в отсутствие главы самоуправления, оформляются на бланке "Администрация Галичского района" - в конце текста постановления (распоряжения) указывается должность "Первый заместитель главы администрации района" и инициалы и фамилия должностного лица. (При этом наименование "Галичский район" опускается, поскольку оно указано в реквизитах бланка).
- 2) заголовок к тексту документа (в левом верхнем углу ниже реквизита бланка) должен быть предельно кратким и соответствовать содержанию (заголовок начинается с предлога "О" или "Об");
- 3) текст постановления может содержать преамбулу (вводную часть) с указанием и обоснованием принимаемого акта и постановляющую часть; текст распоряжения может содержать преамбулу (вводную часть) и распорядительную часть;
- 4) постановляющая часть документа должна начинаться словами: "В связи (в соответствии) с изложенным, в целях... ПОСТАНОВЛЯЮ; затем в повелительной форме указывается, кому, какие действия и в какие сроки надлежит выполнить. Каждый пункт постановляющей (распорядительной) части начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы ("обязать", "утвердить" и т.д.), затем указывается исполнитель. Для детализации предписываемых действий, текст может делиться на подпункты. Пункты группируются по их значимости или последовательности;
- 5) в документе указываются точные наименования организаций, структурных подразделений Администрации; должности, инициалы и фамилии лиц, ответственных за исполнение; наличие приложений к документу; признание утратившими силу ранее принятых правовых актов либо их отдельных положений (пунктов), если вновь принимаемый акт исключает, противоречит или дублирует их; поручения о контроле за исполнением, указания о необходимости опубликования.
- 6) последний пункт постановления определяет порядок вступления его в силу.
- Постановления, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.
- 7) на оборотной стороне последнего листа документа располагаются:
- - вверху (или на отдельном листе) - подписи - визы соответствующих должностных лиц;
- - внизу слева - фамилия и инициалы конкретного исполнителя проекта документа с указанием номера служебного телефона;
- - ниже данных об исполнителе (или на отдельном листе) - перечень адресатов рассылки копий данного документа;
- 8) приложения к проекту документа приобщаются перед его направлением на согласование и должны быть завизированы исполнителем.
-
Согласование проектов правовых актов
- 1. Проекты правовых актов главы самоуправления подлежат согласованию (визированию) с заинтересованными ведомствами, должностными лицами. Обязанность проведения согласования (в порядке, указанном в пункте 2 настоящей статьи) и сбора виз лежит на инициаторах (ответственных за подготовку) проекта акта.
- 2. Проекты правовых актов главы самоуправления рассматриваются при наличии согласующих виз:
- - руководителей структурных подразделений, иных заинтересованных организаций-инициаторов проекта документа;
- - руководителей организаций и структурных подразделений, в компетенцию которых входит регулируемый в документе вопрос;
- - руководителей других организаций, согласование с которыми сочтут необходимым глава самоуправления, управляющий делами либо юридический отдел;
- - заместителей главы администрации, курирующих соответствующие направления деятельности или занимающихся вопросами, регулируемыми в визируемом документе;
- - заведующего юридическим отделом;
- - управляющего делами.
- 3. Срок рассмотрения проектов правовых актов, представляемых на согласование, не должен превышать двух дней (в исключительных случаях - трех дней). В случае представления объемных проектов правовых актов (с приложением уставов, положений, порядков, инструкций и т.д.), требующих проведения правовой и финансовой экспертизы, срок согласования правового акта увеличивается до 5 дней.
- 4. При наличии замечаний делается отметка о приложении таковых в письменном виде.
- 5. Виза заведующего юридическим отделом ставится после полного согласования документа перед передачей его в управление делами. Замечания о несоответствии проекта законодательству оформляются заключением.
- Проект со всеми приложениями и листом согласований представляется управляющему делами, который редактирует тексты правовых актов и проверяет правильность их оформления.
-
Принятие правовых актов
- При наличии принципиальных или множественных замечаний по проекту документа его визирование после доработки осуществляется повторно (по указанию управляющего делами количество повторных согласований может быть сокращено). Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет повторного согласования.
- По решению управляющего делами проект постановления может быть внесен на рассмотрение совета при главе самоуправления при наличии разногласий со стороны визировавших лиц без повторного согласования. Заключение юридического отдела о несоответствии проекта документа закону обсуждению на совете не подлежит.
- Надлежаще оформленный и согласованный проект постановления управляющим делами представляется на подписание главе самоуправления или включается в повестку дня очередного заседания Коллегии (если требуется обязательное рассмотрение на Коллегии).
- 4. Если на Коллегии будут высказаны замечания и предложения по проекту рассматриваемого документа, исполнитель обязан переработать документ в течение трех дней и передать его для визирования в юридический отдел, а затем секретарю Коллегии для сверки с протоколом заседания Коллегии, после чего документ возвращается управляющему делами, который представляет его на подписание главе самоуправления района.
-
Особенности согласования проектов отдельных правовых актов, договоров, соглашений
- 1. Проекты правовых актов, разработанные по специальному поручению главы самоуправления района, согласовываются только с заместителем главы администрации района, управляющим делами и заведующим юридическим отделом.
- 2. Проекты правовых актов, включающие меры, связанные с расходами из бюджета, должны быть согласованы с финансовым отделом и предусматривать конкретные источники финансирования.
- 2.1. Договоры и соглашения, заключаемые администрацией района, согласовываются в порядке, установленном статьей 24 настоящего Регламента.
-
Регистрация и рассылка правовых актов
- 1. Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы не допускается, кроме устранения явных опечаток.
- 2. Регистрация и рассылка подписанных правовых актов осуществляется с соблюдением следующих правил:
- 2.1. Подписанные главой самоуправления района постановления и распоряжения передаются в управление делами для регистрации и оформления.
- 2.2. Устанавливается единая нумерация для правовых актов:
- 2.2.1. для постановлений главы самоуправления района - порядковый номер;
- 2.2.2. для распоряжений главы самоуправления района - порядковый номер с добавлением через дефис буквы "р".
- 3. Управление делами:
- 3.1. регистрирует правовые акты главы самоуправления района, исполняющего его обязанности, исходя из того, что издание документов осуществляется в день их подписания;
- 3.2. тиражирует документы, подписанные главой самоуправления района (исполняющим его обязанности), в соответствии с пунктом настоящей статьи и специальным списком рассылки. На изготавливаемых копиях указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Каждый экземпляр (копия) рассылаемого документа заверяется печатью управления делами, оригинал документа подшивается в соответствующее дело;
- 3.3. не позднее чем в трехдневный срок со дня поступления для регистрации рассылает копии документов адресатам в соответствии с пунктом 4 настоящей статьи и списком рассылки путем доставки их непосредственным исполнителям или руководителям соответствующих структурных подразделений, либо путем почтового отправления. (Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или их отдельных частей при обнаружении технического брака обязательна).
- 4. Копии всех постановлений, независимо от указания в перечне адресатов рассылки, направляются:
- - заместителям главы администрации района, управляющему делами по профилю деятельности;
- - в структурные подразделения по профилю деятельности;
- - в редакцию газеты "Галичские известия" для обеспечения официального опубликования;
- - межрайонному прокурору.
-
Регистрация договоров и соглашений Администрации района
- 1. Договоры и соглашения, заключаемые администрацией Галичского района с органами государственной власти Костромской области, с предприятиями, организациями, иными юридическими лицами, подписываются главой самоуправления района или от имени администрации района должностным лицом, имеющим на это полномочия, и подлежат регистрации управляющим делами. Регистрации не подлежат договоры и соглашения на выполнение разовых обязательств (ремонтные работы, проведение разовых бюджетных взаимозачетов и т.д.).
- 2. Регистрационные номера для всех видов договоров и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке.
- 3. Подлинники договоров и соглашений хранятся в управлении делами с последующей передачей в архив в установленном порядке.
- 4. Заверенные копии договоров и соглашений направляются исполнителям (ответственным за исполнение) в соответствии с приложенным списком рассылки.
-
Организация работы с иными служебными документами
- 1. Прием, регистрация и отправка корреспонденции, поступающей в Администрацию и исходящей из Администрации, осуществляется управлением делами.
- 2. Поступившие документы регистрируются ведущим специалистом по делопроизводству администрации района.
- 3. О поступивших документах с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и т.д. докладывается адресатам (в их отсутствие - управляющему делами) немедленно.
- При направлении поступившего документа адресату, если в нем содержится ссылка на другие документы, последние к нему приобщаются или прилагается соответствующая справка.
- 4. Входящие и исходящие документы передаются из управления делами в структурные подразделения Администрации и обратно под расписку в регистрационных журналах или разносной книге с указанием фамилии лица, получившего документ.
- 5. Работа с документами, имеющими гриф секретности, организуется в особом порядке в соответствии со специальным Положением.
-
Оформление резолюций на документах
- 1. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются главой самоуправления района (в его отсутствие первым заместителем главы администрации района) на специальных бланках или непосредственно на документе.
- 2. Резолюции должны содержать:
- - фамилию сотрудника, которому поручается работа с документом;
- - конкретное указание по содержанию документа;
- - срок исполнения указываемого поручения;
- - дату наложения резолюции и подпись.
-
Исполнение резолюций и документов
- 1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.
- 2. Документы, зарегистрированные в управлении делами, с резолюциями главы самоуправления района возвращаются в управление делами, а затем под расписку в регистрационном журнале (разносной книге) вручаются непосредственным исполнителям (в соответствии с резолюцией).
- 3. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица или их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, и несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции.
- 4. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнением документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Управление делами при необходимости обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.
- 5. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения сроков исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
- 6. Ответы на депутатские запросы даются за подписью главы самоуправления района в 10-дневный срок, а при необходимости дополнительной проверки или дополнительного изучения вопроса - в 20-дневный срок с предварительным уведомлением депутата о причинах задержки.
- 7. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, наложившим резолюцию об исполнении документа (до 1 месяца). Докладная записка подается не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа.
-
Ответы на входящие документы
- 1. Ответы на запросы, а также иная исходящая корреспонденция подписываются главой самоуправления либо первым заместителем главы администрации района.
- 2. По поручению главы самоуправления района исходящие документы от имени Администрации могут быть подписаны заместителями главы администрации района.
-
Оформление исходящих документов
- 1. Исходящие документы за подписью главы самоуправления района, заместителей главы администрации района и управляющего делами оформляются, как правило, на бланке Администрации установленного образца.
- 2. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации, которым в соответствии с функциональными обязанностями предоставлено право внешней подписи, оформляются на бланке структурного подразделения.
- 3. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются управлением делами по отправке:
- 3.1. В случае направления документа в один адрес - в 3-х экземплярах: 1-й - адресату, 2-й - остается в управлении делами, 3-й - после проставления исходящего номера и даты правки возвращается исполнителю;
- 3.2. В случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс 2 (для управления делами и возврата исполнителю).
- 4. Экземпляр документа, остающийся в деле управления делами, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы исполнителей.
-
Формирование и хранение дел
- 1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Администрации и ее структурных подразделений.
- 2. Законченные производством документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство. В подразделениях Администрации дела хранятся в течение одного года.
- 3. Дела постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу поступают из подразделений Администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в ведомственный архив через управление делами.
- 4. Дела постоянного срока хранения по истечении 5 лет подлежат передаче из ведомственного архива на хранение в архивный отдел администрации района в установленном порядке.
- 5. Структурные подразделения администрации района с правами юридического лица формируют, хранят и сдают документы на государственное хранение самостоятельно.
-
Обязательный контроль исполнения
- 1. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в резолюции) подлежат:
- 1.1. поручения главы самоуправления, заместителей главы администрации района по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов федеральных и областных органов государственной власти, Собрания депутатов района, депутатских запросов и иных служебных документов;
- 1.2. постановления и распоряжения главы самоуправления района, имеющие контрольный пункт (срок, ответственный за исполнение).
- 2. Контроль исполнения включает в себя надзор за своевременным (по срокам) и качественным (полнота и точность) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства Администрации.
- 3. Методическое руководство работой по организации контроля и общий контроль осуществляет управляющий делами, оперативный контроль за сроками выполнения документов - отдел по контролю и кадрам.
- 4. Организаторскую работу по выполнению поставленных на контроль документов с поручениями главы самоуправления района осуществляют заместители главы администрация района, руководители структурных подразделений.
-
Общие сроки исполнения документов. Снятие документов с контроля
- 1. Документ, поступивший в Администрацию, исполняется в месячный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено настоящим Регламентом или в резолюции об его исполнении, либо в тексте документа.
- 2. Продление предельного срока исполнения либо снятие документа с контроля до его исполнения возможно только с разрешения главы самоуправления или должностного лица, подписавшего документ, на основании письменной аргументированной информации исполнителя - руководителя соответствующего структурного подразделения, согласованной с курирующим заместителем главы администрации.
- 3. Предложение о снятии с контроля исполненного документа с информацией о выполнении всех пунктов документа готовит исполнитель. Информация визируется руководителем соответствующего структурного подразделения, должностным лицом (лицами), осуществлявшим контроль исполнения.
- 4. До представления на подпись соответствующему должностному лицу информации о снятии с контроля документ визируется курирующим заместителем и управлением делами, которые вправе проводить проверки, исправления непосредственно или с привлечением соответствующих специалистов.
- 5. Снятие с контроля исполненного документа осуществляется визой руководителя, его издавшего, а для входящих документов - визой руководителя, которым налагалась первичная резолюция об исполнении.
- 6. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.
-
Глава VI. Организация работы с обращениями граждан
-
Прием граждан должностными лицами Администрации
- 1. Прием граждан главой самоуправления, заместителями главы администрации осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным главой самоуправления.
- 2. Прием граждан руководителями структурных подразделений Администрации производится в их служебных кабинетах в определенные их графиком часы.
- 3. Графики приема граждан вывешиваются в доступном для обозрения месте.
- 4. При личном приеме граждан их обращения регистрируются в регистрационном журнале, в котором указывается дата приема, Ф.И.О. гражданина и его место жительства, краткое содержание обращения, содержание ответа либо соответствующее поручение должностному лицу с установлением срока исполнения.
-
Делопроизводство по обращениям граждан
- 1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Администрации отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на главного специалиста по работе с обращениями граждан, а также заместителей главы администрации района и руководителей структурных подразделений (при обращениях непосредственно к ним).
- 2. Поступающие в управление делами письменные обращения граждан передаются в тот же день главному специалисту по работе с обращениями граждан для регистрации и направления должностным лицам.
- 3. Ответы на обращения граждан дают руководители, которым они адресованы или которым поручено рассмотрение. Ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационном журнале.
-
Рассмотрение обращений
- 1. После регистрации письменные обращения граждан, поступившие в адрес главы самоуправления, главным специалистом по работе с обращениями граждан через управление делами направляются главе самоуправления.
- 2. Поручение главы самоуправления о рассмотрении обращения по существу и подготовке ответа через главного специалиста по работе с обращениями граждан направляется исполнителю с поручением дать ответ самостоятельно либо возвратить материалы после проверки.
- Обращения граждан не направляются для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
- 3. По итогам рассмотрения обращения соответствующий заместитель главы администрации района, руководитель, в зависимости от поручения главы самоуправления:
- - дает ответ заявителю за своей подписью и возвращает все материалы главному специалисту по работе с обращениями граждан для снятия с контроля;
- - направляет главному специалисту по работе с обращениями граждан проект письменного ответа заявителю (за подписью главы самоуправления), при необходимости с приложением служебной записки о результатах рассмотрения обращения и проекта правового акта. Главный специалист по работе с обращениями граждан обобщает полученные данные и докладывает их главе самоуправления, принимающему окончательное решение, после чего ответ направляется заявителю, обращение снимается с контроля.
-
Сроки и контроль рассмотрения обращений
- 1. Обращения граждан рассматриваются в срок, установленный в резолюции руководителя. Если такой срок не установлен - в течение 20 дней со дня поступления обращения в Администрацию. В случае необходимости проверки по обращению ответ должен быть дан в течение месяца. О проведении проверки сообщается заявителю в письменной форме.
- 2. Организация контроля за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан осуществляется главным специалистом по работе с обращениями граждан.
- 3. Обращения граждан, поступившие из федеральных и областных органов власти с указанием о сообщении результатов рассмотрения, регистрируются и исполняются в порядке, предусмотренном статьями 21, 35-36 настоящего Регламента.
- 4. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы ("проводится проверка" и т.п.), с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов, поднятых в обращении. Решение о снятии с контроля принимает главный специалист по работе с обращениями граждан (кроме случаев, предусмотренных пунктом 3 настоящей статьи).
-
Глава VII. Организация кадровой работы
-
Направления работы с кадрами
- 1. Работа по подбору и расстановке кадров ведется в Администрации в соответствии с настоящим Регламентом в соответствии с федеральным и областным законодательством, нормативными актами органов местного самоуправления района о труде и о муниципальной службе.
- 2. Основные направления кадровой работы в Администрации (планы переподготовки и повышения квалификации кадров, проведение аттестаций, оказание помощи структурным подразделениям, формирование и обучение резерва кадров и т.п.) определяет глава самоуправления района.
- 3. Отдел по контролю и кадрам в части организации работы с кадрами:
- - осуществляет оформление документов о приеме на работу, перемещении и увольнении сотрудников Администрации;
- - формирует банк данных о руководящих работниках и специалистах для замещения вакансий и включения в резерв на продвижение по службе;
- - организует служебную подготовку и переподготовку служащих;
- - ведет личные дела муниципальных служащих;
- - обеспечивает единый подход в вопросах награждения и поощрения.
- 4. Контроль за надлежащей организацией кадровой работы осуществляется управляющим делами.
-
Прием и увольнение служащих
- 1. Прием на работу и увольнение заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района, а также руководителей структурных подразделений администрации района в соответствии с частью 1 раздела II Реестра муниципальных должностей и муниципальных должностей муниципальной службы в Галичском районе Костромской области осуществляется по распоряжению главы самоуправления на условиях срочного трудового договора.
- 2. Распоряжения главы самоуправления о приеме на работу муниципальных служащих, перемещении на другую должность муниципальной службы и увольнении с муниципальной службы, о приеме, перемещении и увольнении технических работников визируются руководителем структурного подразделения, курирующим заместителем главы администрации района, управляющим делами и заведующим юридическим отделом.
- 3. Распоряжения о приеме, перемещении, увольнении каждого служащего объявляются ему под роспись.
-
Глава VIII. Заключительные положения
-
Действие Регламента
- 1. Настоящий Регламент вводится в действие с 1 апреля 2004 года.
- 2. Ранее изданные нормативные акты о делопроизводстве в Администрации применяются в части, не противоречащей настоящему Регламенту.