Письмо Минфина РФ от 28 апреля 2010 года № 03-03-06/4/51
- Принято
- Министерством финансов Российской Федерации
- Вопрос: Работник организации вернулся из служебной командировки на территории РФ. Командировка была осуществлена в рамках коммерческой деятельности организации.
- По возвращении из командировки работник потребовал возмещения расходов за оплату жилого помещения, но не представил документы, подтверждающие его расходы по найму жилого помещения.
- Какую сумму, не подтвержденную документально, организация может компенсировать работнику за оплату жилого помещения за каждый день нахождения в командировке на территории РФ?
- Какая сумма затрат на оплату жилого помещения в командировке, не подтвержденная документально, но возмещенная работнику, освобождается от налогообложения НДФЛ?
- Какая сумма затрат на оплату жилого помещения в командировке, не подтвержденная документально, но возмещенная работнику, может быть отнесена на затраты в целях исчисления налога на прибыль?
- Ответ:
- Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета затрат на оплату жилого помещения для работника, находившегося в командировке, и сообщает следующее.
- В части налога на доходы физических лиц. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
- Абзацем 10 данного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения.
- При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
- Таким образом, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.
- Суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие размеры, установленные абз. 10 п. 3 ст. 217 Кодекса, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
- В части налога на прибыль. Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель возмещает работнику, направленному в командировку, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
- Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
- В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
- В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.
- При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 Кодекса.
- Согласно п. 1 ст. 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
- Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
- Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
- Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 Кодекса такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.
- Таким образом, если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.
- Заместитель директора
- Департамента налоговой
- и таможенно-тарифной политики
- С.В.РАЗГУЛИН
- 28.04.2010